BI Dashboard Design Regeln für die Gestaltung aussagekräftiger Dashboards

Für fundierte Unternehmensentscheidungen spielt eine aussagekräftige Visualisierung von Analyseergebnissen mit der Hilfe professioneller BI Dashboard Designs eine zentrale Rolle. Die Ergebnisse der Analysen müssen so dargestellt werden, dass sie von der jeweiligen Zielgruppe schnell erfasst und leicht verstanden werden. Ein BI Dashboard ist daher im Geschäftsalltag unverzichtbar geworden. Es präsentiert Daten aussagekräftig und bietet einen konsistenten Überblick über die jeweils relevanten Kennzahlen. Mit einem KPI Dashboard überwachen Sie Ihre Geschäftszahlen effizient und teilen die wesentlichen Informationen schnell mit anderen. Moderne Self-Service BI Software ermöglicht es nahezu jedem Mitarbeiter, Daten aus verschiedenen Quellen abzufragen, sie zu analysieren, die Ergebnisse mit Hilfe selbst designter Dashboards zu visualisieren und sie professionell zu präsentieren.

RIB Software bietet mit RIB BI+ eine maßgeschneiderte Business Intelligence Lösung mit innovativen Dashboard-Funktionen für die Bauindustrie.

Was ist ein BI Dashboard?

Ein BI Dashboard – oder Business Intelligence Dashboard – ist ein effektives Informationsmanagement Tool, welches die Vorteile moderner Datenvisualisierung nutzt, um erfolgsrelevante KPIs visuell zu überwachen sowie wertvolle Geschäftserkenntnisse zu gewinnen.

BI Dashboards helfen Unternehmen dabei, ihre Unternehmensdaten und wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) in einer einzelnen, zentralen Plattform zusammenzuführen sowie zentrale Unternehmensfunktionen sowie -prozesse datengetrieben sowie in Echtzeit zu steuern. Darüber hinaus profitieren Sie von folgenden Vorteilen bei der Verwendung professioneller BI Dashboard Tools:

▷ Identifikation von Trends & Mustern: Moderne Dashboards bieten Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, Trends sowie Muster in ihren Daten (automatisiert) zu entdecken. Dies ermöglicht einerseits, positive Trends optimal zu nutzen sowie individuelle Stärken und Schwächen zu identifizieren und darauf basierend Handlungsimplikationen abzuleiten.

▷ Steigerung der Unternehmenseffizienz: Um jederzeit die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, sollten alle Entscheidungen im Unternehmen immer auf relevante, aktuelle Daten basieren. Mit einer unternehmensweiten Implementierung von BI Dashboards wird die Bereitstellung von Daten in Echtzeit sowie die mühelose Kombination verschiedener Datenquellen ermöglicht.

▷ Unkomplizierter Zugang zu Unternehmensdaten: Dank der Etablierung moderner Self-Service BI in den letzten Jahren, können auch Mitarbeiter ohne IT-Wissen oder umfangreiche Erfahrungen in der Analyse von Unternehmensdaten die Vorteile von einem professionellen BI Dashboard nutzen. Dies erleichtert es Unternehmen, eine datengetriebene und transparente Unternehmenskultur aufzubauen.

▷ Interaktive Dashboard Funktionen: Mit der Hilfe von interaktiven Dashboard Software Funktionen wie zum Beispiel Drilldowns, Chart Zooms oder fortgeschrittene Dashboard Filter geben Sie den Betrachtern der Dashboards die Möglichkeit, die Daten bzw. Kennzahlen von verschiedenen Blickwinkeln und so granular wie nötig zu betrachten.

▷ Profitieren Sie von künstlicher Intelligenz: Besonders die Bereiche Machine Learning und Künstliche Intelligenz (KI) sind zweifelsohne wichtige Analytics Trends für die kommenden Jahre. Moderne BI Dashboards bieten bereits jetzt zahlreiche KI-basierte Funktionen, wie zum Beispiel intelligente Datenalarme, automatische Mustererkennung oder prädiktive Vorhersagen.

Die Bedeutsamkeit von Datenvisualisierungen

Damit die visualisierten Ergebnisse aussagekräftig sind und fundierte Unternehmensentscheidungen zulassen, gilt es, die Dashboards sinnvoll zu gestalten und die wichtigsten Dashboard Design-Prinzipien zu beachten. Aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten, Charts und Zahlen quasi per Mausklick zusammenzustellen, können ohne entsprechende Kenntnisse der Designprinzipien schnell völlig überfrachtete und wenig hilfreiche Darstellungen entstehen. Nur mit einem gut designten Dashboard erzielt Ihr BI Reporting den maximalen Nutzen. Die Entscheider erkennen in den für sie optimierten Visualisierungen auf den ersten Blick die relevanten Daten. Aufkommende Fragestellungen sind direkt und ohne zusätzliche Datenanalysen oder Berechnungen zu beantworten. Umfangreiche Tabellen mit Zahlen oder komplizierte Dashboards hingegen sind wenig hilfreich und kosten die Entscheider nur wertvolle Zeit.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Prinzipien und Best Practices für ein sinnvolles Dashboard Design vor. Sie lernen, was ein gutes oder ein schlechtes Dashboard Design ausmacht, und erfahren, was es beim Dashboarding mit moderner BI Software wie RIB BI+ alles zu beachten gilt. Anschließend illustrieren wir Ihnen das Ganze mit der Hilfe acht ausgewählter KPI Dashboard Designs.

Gutes vs. Schlechtes Dashboard Design

Woran erkennen Sie gutes oder schlechtes Dashboard Design? Sicherlich kennen Sie das: Sie sitzen in einem Meeting und bekommen eine Datenvisualisierung präsentiert, für die Sie Minuten benötigen, um sich in der Menge der dargestellten Informationen und Zahlen zurechtzufinden. Das Dashboard ist voll von Daten, die für die zu beantwortenden Fragestellungen völlig irrelevant sind. Zudem sind die Informationen schlecht strukturiert oder optisch überladen dargestellt. Sollen Sie auf der Basis einer solchen Darstellung eine Entscheidung treffen, stellt dies eine echte Herausforderung dar. Wünschenswert sind Dashboards, die klar strukturiert sind, die wesentlichen Daten für die aktuellen Fragestellungen enthalten und optisch ansprechend aufbereitete Informationen zeigen.

Was macht eine gute Datenvisualisierung aus? Gutes oder schlechtes Dashboard Design lässt sich relativ einfach erkennen.

Anhand folgender Merkmale erkennen Sie ein gutes Dashboard Design:

• die Darstellung der Informationen ist auf die Zielgruppe zugeschnitten
• es werden nur Daten visualisiert, die für die Beantwortung der spezifischen Fragestellung relevant sind
• komplexe Zusammenhänge sind so weit wie möglich vereinfacht
• die Zahlen und Daten werden im passenden Kontext präsentiert
• die verschiedenen Chart- bzw. Diagrammtypen werden passend eingesetzt
• das Layout ist strukturiert, übersichtlich und selbsterklärend
• optische Gestaltungsmerkmale und Farben dienen zur Verdeutlichung der Informationen und verfolgen keinen Selbstzweck
• mit optischen Effekten oder Animationen wird sparsam umgegangen

Hier sehen Sie ein Beispiel für ein gutes Dashboard Design. Es handelt sich um ein Webanalyse-Dashboard, das alle kritischen Online-Marketing-KPIs auf einen Blick zeigt. Das Layout ist übersichtlich, einfach strukturiert und optisch ansprechend. Auf den ersten Blick erkennen Sie die für Sie relevanten Kennzahlen wie Anzahl der Besuche, durchschnittliche Besuchsdauer, Conversion Rate, Absprungrate oder die durchschnittliche Anzahl besuchter Seiten. Informationen wie die Entwicklung der Besuche über das Jahr betrachtet sind in einem einfach zu verstehenden Liniendiagramm dargestellt. Für Informationen wie die Zusammensetzung der Traffic-Quellen ist die hierfür besonders geeignete Form des Kreisdiagramms gewählt.

Ein schlechtes Dashboard Design ist an folgenden Merkmalen zu identifizieren:

• es werden zu viele für die eigentliche Fragestellung oder Zielgruppe irrelevante Daten dargestellt
• die Visualisierung ist unstrukturiert und mischt Zahlen, Diagramme und Widgets zufällig und ohne erkennbare Struktur
• das Layout, die Farben und die optischen Gestaltungselemente sorgen für viel Unruhe im optischen Gesamtbild
• Sie benötigen mehr als fünf Sekunden, um zentrale Informationen zu erfassen

11 Best Practices für Ihr BI Dashboard Design

Sicherlich hat jedes neu zu erstellende Dashboard spezifische Anforderungen zu erfüllen. Doch gelten im Dashboarding bestimmte Prinzipien und Best Practices generell für alle Dashboard Designs. Für das Erstellen eigener Datenvisualisierungen sind dank moderner Self-Service BI Tools zwar keine Grafikdesigner oder Datenwissenschaftler mehr notwendig, aber die wichtigsten Grundkenntnisse in der Gestaltung sollten dennoch vorhanden sein. Schließlich steht das BI Dashboard an der Spitze jedes BI-Projekts und fungiert mit der Visualisierung der Ergebnisse als Schnittstelle zu den Auftraggebern oder den Entscheidungsträgern. Die eigentlichen Datenabfragen und Analysen sind zwar abgeschlossen, aber erst mit einer ansprechenden Visualisierung führen Sie die Datenanalysen zu einem erfolgreichen Abschluss.

Im Dashboard Design bieten sich Ihnen viele Möglichkeiten, Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. Dennoch sollten Sie nicht alle Möglichkeiten uneingeschränkt nutzen, sondern die wichtigsten Prinzipien und Best Practices beachten. Nur so präsentieren Sie leicht zu verstehende und direkt nutzbare Informationen. Schließlich soll das Dashboard anwenderfreundlich sein und wertvolle Hilfestellungen für die anstehenden Entscheidungsprozesse bereitstellen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die 11 wichtigsten Prinzipien und Best Practices für aussagekräftige und ergebnisorientierte Dashboards vor.

1. Haben Sie beim Dashboarding stets Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe im Blick

Zu Beginn jedes Designs, noch bevor Sie Daten und Designelemente auswählen, müssen Sie sich über das Ziel der Datenvisualisierung und Ihre Zielgruppe im Klaren sein. Hierfür ist es notwendig, dass Sie sich in die Rolle Ihrer Zielgruppe begeben. Diese Fragen sind beispielsweise zu klären:

• Sollen die visualisierten Daten einer größeren Zuschauermenge präsentiert werden?
• Schauen sich die Anwender die Informationen jeder für sich auf dem Bürorechner an?
• Werden die Informationen „quasi on the go“ auf den mobilen Geräten Ihrer Zielgruppe benötigt?

Wird das Dashboard präsentiert, stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen auf eine Seite passen. Für die Anzeige auf dem Bürorechner oder auf Mobilgeräten sind responsive Online-Darstellungen zu wählen, die die verschiedenen Bildschirmgrößen und Auflösungen der PC-Monitore, Tablets oder Smartphones berücksichtigen.

Jedes Dashboard ist immer für die spezifischen Zielgruppe zu entwerfen. Intention ist es, diese Gruppe optimal in ihrem Entscheidungsprozess zu unterstützen. Die Informationen sind nur nützlich, wenn sie direkt für den Entscheidungsprozess einsetzbar sind. Identifizieren Sie die Schlüsselinformationen für Ihre Zielgruppe und lassen Sie Irrelevantes weg. Die Art der zu unterstützenden Business-Aktivitäten ist ebenfalls wichtig. Hier gilt es die vier folgenden grundsätzlichen Ausrichtungen zu unterscheiden:

Strategische Zwecke: Diese Datenvisualisierungen konzentrieren sich auf Langzeitanalysen und die Darstellung von Trends.

Betriebliche Zwecke: Es werden Betriebsprozesse überwacht sowie kürzere Zeiträume oder Echtzeitdaten betrachtet.

Analytische Zwecke:Datenvisualisierungen zu vorwiegend analytischen Zwecken sind darauf ausgelegt, die wesentlichen Informationen und Ergebnisse aus großen und häufig heterogenen Datenmengen zu extrahieren.

Planerische Zwecke: Ein planerisches Dashboard richtet sich an das mittlere Management und hilft Wachstumsstrategien auf Basis von Trends, Stärken oder Schwächen über verschiedene Abteilungen hinweg zu formulieren.

2. Packen Sie nicht zu viele Informationen auf eine Seite

Sehr schnell verfällt man beim Dashboard Design in den Fehler, zu viele Informationen und Details auf eine Seite packen zu wollen. Die Darstellungen sind dann zwar umfassend, aber mit Informationen völlig überfrachtet. Die wesentlichen Fakten sind nur schwer zu erfassen.

Grundsätzlich ist es unmöglich, ein Dashboard zu entwerfen, das alle Anforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen gleichzeitig erfüllt. Versetzen Sie sich in Ihre Zielgruppe und überlegen Sie, welche Informationen diese benötigt.

Ideal ist es, für jede Zielgruppe ein eigenes Dashboard zu entwerfen. Ist dies nicht möglich, arbeiten Sie mit getrennten Dashboard Tabs – für jede Zielgruppe ein Tab. Durch einfaches Anklicken eines Tabs findet die jeweilige Person genau die Informationen, die sie benötigt, und muss sich nicht endlos durch Filter, Auswahllisten oder Datenreihen klicken.

Eine hilfreiche Faustregel in diesem Zusammenhang ist: Packen Sie nicht mehr als fünf bis zehn unterschiedliche Datenvisualisierung auf ein Dashboard! Mehr Visualisierungen schaffen Verwirrung und sind vom menschlichen Gehirn nur sehr schwer gleichzeitig zu verarbeiten.

3. Wählen Sie die relevanten KPIs aus

Sind Ziel und Zielgruppe Ihrer Datenvisualisierung bestimmt und haben Sie verstanden, dass nur eine bestimmte Anzahl an Informationen auf ein KPI Dashboard passt, gilt es im nächsten Schritt, die tatsächlich relevanten Key-Performance-Indicators (KPIs) auszuwählen. Nur mit den passenden KPIs gelingt es Ihnen, die richtigen Einblicke in die jeweiligen Businessbereiche zu bieten. Für Datenvisualisierungen, die Entscheidungsprozesse effizient unterstützen, sind die richtigen KPIs ein Muss.

4. Stellen Sie die Informationen im konkreten Kontext dar

Ohne dass Sie die Informationen im richtigen Kontext darstellen, ist es schwer nachzuvollziehen, ob Werte gut oder schlecht beziehungsweise typisch oder untypisch sind. Reine Zahlen auf einem BI Dashboard sind für die Anwender bedeutungslos, solange sie nicht mit Vergleichswerten in Bezug gesetzt sind. Viel schwerer wiegt noch, dass ohne Vergleichswerte nicht ersichtlich ist, ob ein bestimmtes Handeln notwendig ist.

Um die Informationen im richtigen Kontext darzustellen, geben Sie den Diagrammen einen Namen. Benennen Sie alle Achsen und stellen Sie Vergleichswerte zur Verfügung. Selbst wenn diese Informationen für Sie selbstverständlich sind, dürfen sie auf keinen Fall fehlen. Sie unterstützen das Verständnis der Betrachter. Gute Vergleichswerte sind beispielsweise Vergleiche gegenüber gesetzten Zielen, gegenüber vergangenen Zeitperioden oder gegenüber geplanten Werten.

5. Halten Sie das BI Dashboard so einfach wie möglich

Eines der wichtigsten Designprinzipien für Dashboards ist: Halten Sie es so einfach wie möglich! Dieses sogenannte KISS-Prinzip (keep it short and simple) wird in vielen anderen Geschäftsbereichen erfolgreich angewendet.

Für das Dashboard Design bedeutet dies, die Informationen sind in einer verständlichen und leicht zugänglichen Art darzustellen. Wirken Design und Charts auf den Betrachter zu komplex, ist er zunächst nur damit beschäftigt, die Darstellung zu erfassen und die Struktur zu verstehen, ohne überhaupt Informationen aufnehmen zu können. Eine gute Faustregel in diesem Zusammenhang lautet: Der Betrachter sollte innerhalb von fünf Sekunden die für ihn relevanten Informationen finden. Die wichtigen Kennzahlen müssen sofort zu erkennen und die wesentlichen Fragen auf den ersten Blick zu beantworten sein. Niemals darf der Anwender dazu gezwungen sein, zunächst selbst Berechnungen oder Verknüpfungen der Informationen vorzunehmen, um die Antworten auf seine Fragen zu erhalten. Wichtig ist es in diesem Zusammenhang, wie schon im vorigen Kapitel beschrieben, die Informationen im Kontext darzustellen und im Bedarfsfall Vergleichswerte zu liefern oder einfach zu verstehende Trendindikatoren einzufügen.

Das folgende Beispiel zeigt zwar mit insgesamt neun verschiedenen Visualisierungsblöcken sehr viele Informationen auf nur einer Seite, dennoch ist es aufgrund der einfach gehaltenen Darstellung direkt möglich, relevante Werte wie Verkaufszahlen oder Gewinn zu erfassen. Farbige Trendindikatoren und Prozentzahlen zeigen auf einen Blick die Entwicklung gegenüber den verschiedenen Vergleichswerten.

6. Strukturieren Sie das Layout und berücksichtigen die Wichtigkeit der Informationen

Nicht zu unterschätzen für die Wirkung und Effizienz eines KPI Dashboards sind ein gut strukturiertes Layout und die richtige Platzierung der einzelnen Infoelemente auf der Dashboardseite. Ihre Darstellung sollte für ein einfaches Erfassen der benötigten Informationen strukturiert und visuell organisiert sein. Niemand arbeitet gerne mit Daten und Informationen, die mühsam aus einem Dschungel aus Charts und Zahlen zusammengesucht werden müssen. Die Grundregel lautet, wichtige Informationen gehören nach oben, weniger Wichtiges nach unten. Die Schlüsselinformationen sollten sich an der oberen linken Stelle der Dashboardseite befinden. Dies ist darin begründet, dass wir Geschriebenes automatisch links oben beginnen zu lesen. Stehen dort die wichtigsten Informationen, erfasst der Betrachter diese als erstes.

Ein weiteres hilfreiches Designprinzip ist es, mit dem sogenannten Big Picture und den wichtigsten Informationen oder Trends zu beginnen. Nach diesem ersten Überblick folgen detailliertere Informationen und unterstützende Charts. Charts mit Informationen, die zueinander in Bezug stehen, sind direkt nebeneinander zu platzieren. So verlieren die Anwender nicht ihren Fokus, während sie die Zusammenhänge erfassen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Ein gutes Dashboard-Layout richtet sich nach der umgekehrten Pyramidenlogik, wie sie im Journalismus Anwendung findet. Die wesentlichen Informationen sind oben platziert. Es folgen anschließend die Details zu diesen Informationen. Im unteren Bereich sind detailliertere Hintergrundinformationen zu finden, die eine Vertiefung des Themas ermöglichen.

7. Gehen Sie sparsam mit Farben um und grenzen Sie Informationsblöcke optisch deutlich voneinander ab

Bei der Verwendung von Farben geht im Dashboarding mit vielen Designern der Spieltrieb durch. Doch auch in diesem Bereich gilt: Weniger ist mehr! Seien Sie sparsam beim Einsatz der Farben und optischen Effekte. Beschränken Sie sich auf wenige Farben und bleiben Sie konsequent bei diesen Farben.

Der typische Stil von PowerPoint-Präsentationen aus den 90er-Jahren ist unbedingt zu vermeiden. Ein modernes Dashboard ist minimalistisch und klar gestaltet. Das heute übliche „Flat Design“ verzichtet auf realistische Darstellungen von Texturen, dreidimensionale Strukturen, Schlagschatten oder extravagante Verzierungen.

Eine gute Herangehensweise ist es, Farben, Schriften und Logos des Corporate Designs zu wählen und diese sparsam und konsistent einzusetzen. Bleiben Sie aber bei zwei oder drei Farben und spielen Sie höchstens mit abgeschwächten Verläufen dieser Farben. Auf keinen Fall dürfen zu viele gesättigte Farben eingesetzt werden. Intensive Farben lassen sich zwar nutzen, um den Betrachter auf eine bestimmte Information zu lenken, zu viele gesättigte Farben überfordern ihn aber und bewirken genau das Gegenteil.

Zusammengehörige Informationen sind am besten mit gleicher Grundfarbe und verschieden abgeschwächten Farbsättigungen darzustellen. So erkennt der Betrachter schon anhand der Farben die Zusammenhänge. Eine etwas andere Farbsättigung stellt beispielsweise eine bestimmte Qualität einer Variablen dar.

Vorsicht geboten ist beim Einsatz der Ampelfarben. Mit den Farben Rot oder Grün verbinden viele die Eigenschaften „gut“ oder „schlecht“ beziehungsweise „stop“ oder „go“. Ampelfarben sollten Sie nur in diesem Zusammenhang verwenden. In einem anderen Kontext sorgen sie für Verwirrung und falsch verstandene Aussagen.

Ein weiteres Designprinzip im Farbbereich befasst sich mit der Abgrenzung der verschiedenen Informationsblöcke und Elemente eines Dashboards. Ausreichender Platz zwischen den Blöcken spielt eine wichtige Rolle für die visuelle Komposition und die schnelle Erfassbarkeit der Informationen. Zur Abgrenzung der Informationsblöcke ist auf der kompletten Seite die gleiche Farbe zu wählen, die sich deutlich von den anderen verwendeten Farben absetzt. Beispielsweise sind die Farben Weiß oder Grau eine gute Wahl. Achten Sie zudem darauf, dass die Abgrenzungen breit genug sind und einer horizontalen oder vertikalen Strukturierung folgen.

Das obige KPI Dashboard Beispiel aus der Produktion zeigt einen sehr gelungenen und harmonischen Einsatz der Farben. Es ist ein dunkles Design mit wenigen Farben gewählt. Die einzelnen Informationsblöcke sind deutlich mit breiten grauen Umrandungen voneinander abgegrenzt.

8. Wählen Sie die richtigen Diagrammtypen

Von entscheidender Bedeutung für die aussagekräftige Visualisierung Ihrer Daten ist die Wahl der richtigen Diagrammtypen. Mit einem falschen oder fehlenden Diagramm machen Sie unter Umständen Ihre kompletten Anstrengungen, Ergebnisse sinnvoll zu präsentieren, zunichte. Wichtig ist es zu verstehen, welche Art von Information transportiert werden soll und welcher Diagrammtyp dafür geeignet ist. Abhängig von den zu vermittelnden Informationen lassen sich beispielsweise Liniendiagramme, Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Sparklines (kleine Verlaufsdiagramme), Streudiagramme oder Bubble Charts (Blasendiagramme) verwenden.

Liniendiagramme eignen sich sehr gut, wenn Veränderungen über einen Zeitraum oder über einen anderen Verlauf veranschaulicht werden sollen. Sie sind kompakt, einfach zu verstehen und genau. Die meisten Menschen sind mit dem Format der Liniendiagramme vertraut und in der Lage, die Aussagen dieser Diagramme sofort zu erfassen.

Verwenden Sie Balkendiagramme, wenn Sie Elemente gleicher Kategorien (beispielsweise Verkaufsumsätze aufgeschlüsselt nach Herkunftsländern der Kunden oder Produktkategorien) vergleichen möchten. Auch diese Diagramme sind leicht zu verstehen, kompakt und präzise.

Kreisdiagramme sind in den meisten Fällen keine gute Wahl. Sie sind unpräzise, da es dem Betrachter schwerfällt, die Größen der verschiedenen Kreissektoren exakt miteinander zu vergleichen. Sinnvoll können Kreisdiagramme sein, wenn es lediglich darum geht, dass die Zielgruppe den größten Kreissektor sofort erkennt. Je kleiner und mehr die Kreissektoren werden, desto schwieriger und unverständlicher ist dieser Diagrammtyp.

Sparklines sind kleine Diagramme, die die Verlaufskurve einer Messreihe darstellen. Sie haben keine Skalierung, weshalb Anwender die Einzelwerte nicht erkennen. Sparklines eignen sich gut, wenn Sie viele Werte haben, aber nur Trends zeigen möchten. Die Trends in den kleinen Diagrammen sind auf den ersten Blick erkennbar.

Die Informationen in Streudiagrammen sind relativ schwer zu erfassen. Ihnen fehlt es an Präzision und Klarheit. Setzen Sie diesen Diagrammtyp nur bei sachkundigem Publikum ein. Sie lassen sich beispielsweise für interaktive Präsentationen verwenden.

Experten sind sich weitgehend darüber einig, dass Blasendiagramme für ein Dashboard ungeeignet sind. Es handelt sich um einen Diagrammtyp, mit dem die meisten Anwender nicht vertraut sind und dem es an Präzision und Klarheit fehlt. Selbst bei der Darstellung einfacher Informationen ist zum Verständnis eine hohe geistige Leistung notwendig.

Um beim Dashboarding den passenden Diagrammtyp zu wählen, lassen sich Visualisierungen in die vier Kategorien Beziehungen, Verteilungen, Zusammensetzungen und Vergleiche (Relationship, Distribution, Composition, Comparison) einteilen. Wenn Sie Ihr Präsentationsziel einer dieser Kategorien zuweisen, finden Sie schnell den passenden Diagrammtyp. Folgende Grafik verdeutlicht, welcher Diagrammtyp für welche Art von Datenvisualisierung geeignet ist:

9. Nutzen Sie die Möglichkeiten interaktiver Elemente

Interaktive Elemente erlauben es dem Anwender, per Mausklick tiefer in einzelne Sachverhalte einzusteigen, ohne das Dashboard zu überfrachten. Sinnvolle interaktive Elemente sind beispielsweise Drilldowns, Klick-Filter oder Zeitintervall-Widgets. Drilldowns erlauben das Verfeinern der Informationen und Hineinzoomen in die vorhandenen Daten. Es lassen sich quasi beliebige Detailtiefen mit wenigen Mausklicks erreichen.

Ein weiteres interaktives Element ist der Klick-Filter. Mit diesem weisen Sie den Diagrammen und Grafiken durch Anklicken einzelner Elemente temporäre Filter zu und verändern die Dimensionierung. Das folgende Beispiel veranschaulicht die Arbeitsweise eines Klick-Filters:

Daten über verschiedene Zeiträume zu visualisieren, ist ein weiteres wichtiges Ziel des Dashboard Designs. Für diesen Zweck bietet das interaktive Element des Zeitintervall-Widgets die passende Lösung. Per Klick dimensionieren Sie ein Diagramm für einen bestimmten Zeitraum und die Grafik stellt sofort die entsprechenden Daten beispielsweise im Jahres-, Monats- und Wochenzeitraum oder tagesaktuell dar. Im folgenden Beispiel sehen Sie die Arbeitsweise eines solchen Zeitintervall-Widgets:

10. Übertreiben Sie es nicht mit den Echtzeitdaten

Ein weiterer Tipp für ein gutes Dashboard Design betrifft die Verwendung von Echtzeitdaten bzw. der ausgewählten Dashboard-Update-Intervallen. In einigen wenigen Fällen kann es notwendig sein, Werte in Echtzeit zu tracken und darzustellen. Die meisten Dashboards müssen aber nicht kontinuierlich aktualisiert werden und benötigen keine Live-Daten.

In der Regel genügt es, Daten periodisch beispielsweise auf wöchentlicher, täglicher oder stündlicher Basis zu aktualisieren. Eine zu intensive Verwendung von Echtzeitdaten lenkt oft nur von den wesentlichen Inhalten ab. Die Daten sollen das Gesamtbild einer Situation oder einen Trend verdeutlichen und nicht durch ständige Veränderung für unnötige Unruhe in der Darstellung und den Aussagen sorgen. Letztendlich ist die Auswahl der richtigen Daten wichtiger als deren aktueller Stand.

11. Nutzen Sie das erhaltene Feedback zur Optimierung des Dashboard Designs

Ein letzter aber sicherlich nicht unwichtiger Tipp rund um gutes Dashboard Design ist, das erhaltene Feedback zur Optimierung Ihrer Visualisierungen zu nutzen. Gehen Sie auf die einzelnen Zielgruppen zu und sammeln Sie regelmäßig Rückmeldungen. Indem Sie die richtigen Fragen stellen, erhalten Sie wertvolles Feedback, um Layout, Funktionen, Look and Feel und Balance der KPIs Ihres Dashboard Designs kontinuierlich zu verbessern. Dies ist insbesondere wichtig, da sich die digitale Geschäftswelt im ständigen Wandel befindet. Das Einzige, was konstant ist, ist die Veränderung. Hören Sie daher niemals auf, Ihr Dashboard weiterzuentwickeln und reagieren Sie auf die Veränderungen. Nur so ist ein anhaltender Erfolg Ihrer Analyseanstrengungen sichergestellt.

10 Praxisnahe KPI Dashboard Beispiele

In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns auf KPI Dashboard Beispiele für wichtige Unternehmensfunktionen (Management, Finanzen, Marketing, Kundensupport etc.) sowie für die Bauindustrie, um Ihnen den Mehrwert von professionellen Dashboard-Lösungen mit der Hilfe von Praxis-Beispielen zu veranschaulichen.

1. Projektcontrolling Dashboard für das Bauwesen

Das erste Beispiel ist ein Projektcontrolling Dashboard für modernes Baucontrolling. Gerade für die Projektsteuerung von Bauvorhaben und das Controlling großer, komplexer Bauprojekte sind dynamische, interaktive Dashboards, wie sie sich mit der BI Software RIB BI+ erstellen lassen, prädestiniert.

Exkurs: Warum ist Dashboard Reporting im Bauwesen wichtig?

Es ist immer wichtig zu verstehen, was in Ihrem Bauprojekt von Anfang bis Ende passiert. Wenn Sie keine aktuellen Aufzeichnungen über alle Ereignisse haben, die während der Bauphase aufgetreten sind, können Sie nicht nachvollziehen, warum und wie Dinge vom ursprünglichen Plan abgewichen sind.

Bauberichte in Form professioneller BI Dashboards sind ein wichtiger Bezugspunkt, um Projekte zu verstehen, Trends zu erkennen, unerwarteten Verzögerungen zuvorzukommen und die laufenden Entwicklungen innerhalb eines Projekts zu überwachen. Im Wesentlichen gibt Ihnen Ihr Dashboard ein klares Bild über den Fortschritt und dessen Übereinstimmung mit Ihren Zielen.

Aber das ist noch nicht alles; der Prozess bietet eine umfangreiche Liste von Vorteilen, die im Folgenden erörtert werden:

▷ Erhöhte Transparenz: Der 360-Grad-Blick moderner Berichte erhöht die Transparenz zwischen allen Beteiligten erheblich. Mit Zugriff auf Budgets, Zeitpläne, Fortschritte und vieles mehr verstehen alle Parteien besser, wie viel in ein Bauprojekt einfließt. Dies hilft, Vertrauen aufzubauen, bietet vollständige Transparenz und entwickelt realistischere Erwartungen.

▷ Bessere strategische und operative Entscheidungen: Bauberichte werden nicht nur verwendet, um den Fortschritt auf einer Baustelle darzustellen. Sie sind auch wichtige Dokumente, um den Entscheidungsprozess zu verbessern. Projektmanager müssen täglich viele wichtige Entscheidungen treffen. Diese Entscheidungen haben erhebliche Auswirkungen auf das Projekt, daher müssen sie durch relevante Informationen gestützt werden. Der Zugriff auf detaillierte Berichte gibt Projektmanagern präzisere Einblicke, aus denen sie wertvolle Informationen ziehen können. Dadurch können sie bessere, datenbasierte Entscheidungen treffen.

▷ Steigerung der Projektqualität und Verantwortlichkeit: Professionelles Reporting stellt sicher, dass die Arbeiter jede Aufgabe kennen, die erledigt werden muss, und deren Status. Ohne dies riskieren Auftragnehmer, dass das Projekt über den Zeitplan oder das Budget hinausläuft. Berichte stellen auch sicher, dass keine Fragen unbeantwortet bleiben. Sie belegen, dass jede Aufgabe erledigt wurde, wann und von wem, und hinterlassen eine klare Spur dessen, was während eines Projekts passiert ist. All dies trägt nicht nur zur Steigerung der Gesamtqualität bei, sondern ermöglicht auch ein hohes Maß an Verantwortlichkeit. Wenn ein Fehler auftritt, haben Sie klare Aufzeichnungen darüber, wann er passiert ist und wer beteiligt war.

▷ Genauere Planung: Ein professioneller Baubericht ist nicht nur während des Projektabschlusses wertvoll, sondern auch hilfreich für eine genaue Planung. Beispielsweise können Sie durch die Analyse historischer Daten zukünftige Kostenimplikationen genau vorhersagen oder feststellen, ob Budgetanpassungen erforderlich sind. Sie können auch eine Vorstellung davon bekommen, wie lange es dauert, jede Phase abzuschließen, und dies mit den tatsächlichen Zeiten vergleichen, um Schlussfolgerungen zu ziehen.

▷ Verbesserte Zusammenarbeit: Wie bereits erwähnt, sind Baukommunikation und Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts. Digitale Bauberichte bieten die perfekte Umgebung, um alle Beteiligten verbunden zu halten und auf der Grundlage derselben Daten zu arbeiten. In der Vergangenheit war der Berichtsprozess fragmentiert, was viel Raum für Fehler ließ, da die Parteien nicht mit denselben aktuellen Informationen arbeiteten. Moderne Lösungen für das Bauberichtswesen bieten Echtzeit-Zugriff auf zentrale Berichte, um die Zusammenarbeit zu fördern.

Innovative Bausoftware von RIB ermöglicht Ihnen, u. a. mit RIB BI+ von diesen erläuterten Vorteilen in Ihren Bauprojekten zu profitieren!

2. Finanz Kennzahlen Cockpit

Ob Startup, mittelständisches Unternehmen oder internationaler Großkonzern, das Controlling und das damit verbundene Finanz-Management ist eine wichtige betriebswirtschaftliche Basis, auf deren Grundlage wichtige strategische Entscheidungen getroffen werden. Nur mit einem gesunden finanziellen Fundament können Unternehmen langfristig erfolgreich sein. Finanz-Dashboards helfen Unternehmen dabei, tiefgreifende Einblicke in die Finanzlage des Unternehmens zu erhalten und unterstützen beispielsweise bei der Liquiditäts- und Prozesssteuerung.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Leiter der Finanzabteilung und müssen sicherstellen, dass das Unternehmen jederzeit liquide ist, die Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden und der Cash-to-Cash-Zyklus stetig abnimmt. Mit den im obigen Beispiel dargestellten Finanzkennzahlen erkennen Sie sofort, ob eine dieser Kennzahlen Anlass zur Sorge gibt oder ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist. Sie können detaillierte Finanzberichte erstellen, welche in festgelegten Zeitabständen automatisch aktualisiert sowie ggf. mit anderen Kollegen geteilt werden. Dies stellt sicher, dass Sie jederzeit auf dem neuesten Stand sind und auftretende Zielabweichungen oder Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen und zeitnah die entsprechenden Gegenmaßnahmen einleiten können.

3. KPI Dashboard für den Einkauf

Die Einkaufsabteilung ist in vielen Unternehmen zu finden und stellt das Bindeglied zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten bzw. Auftragnehmern dar. Dabei ist die Bedeutung der Abteilung viel umfassender als lediglich „Einkäufe nach Bedarf“ zu tätigen, denn mit dem richtigen Know-how und Analytics-Tools spielt die Einkaufsabteilung eine zentrale Rolle für eine erfolgreiche Kostenoptimierung im gesamten Unternehmen.

In unserem obigen Kennzahlen Cockpit für den Einkauf liegt der Fokus neben der Kostenoptimierung auf der Überwachung der Compliance-Richtlinien sowie der Lieferanten-Performance. Mit der Hilfe einer ABC-Analyse wurden die Lieferanten in Gold-, Silber- und Bronze-Partner unterteilt, welches die Bedeutung der Lieferanten für das Unternehmen visuell ansprechend darstellt. Außerdem werden die Compliance-Raten für die wichtigsten Einkaufskategorien sowie die durchschnittliche Einkaufszykluslänge (Orderplatzierung, Lieferung und Bezahlung) für die einzelnen Lieferanten genauer betrachtet. Hier finden Sie weitere, relevante Einkaufskennzahlen.

4. Marketing KPI Dashboard

Auch wenn bestimmte Teilbereiche des Marketing schon öfter zu Tode erklärt wurden, so lässt sich die grundsätzliche Relevanz nicht abstreiten. Vielmehr befindet sich besonders das Online-Marketing in einem ständigen Wandel, bietet im Gegensatz zu klassischem „Offline“-Marketing jedoch auch deutlich mehr Analysemöglichkeiten. Lassen Sie uns das anhand eines praktischen Beispiels genauer beleuchten.

Das obige Marketing Dashboard bietet Ihnen einen anschaulichen Überblick über einige wirklich performance-relevante Leistungskennzahlen der Marketingabteilung: generierte Umsätze, Marketing-Kosten sowie erzielte Gewinne. Dabei werden im Detail die Kosten pro Akquisition, der Kundenwert (Customer Life Time Value) sowie die Kapitalrendite (ROI) betrachtet. Der Fokus liegt damit ganz klar auf „harten“ Umsatz- und Kostenkennzahlen, mit welchen der Mehrwert der gewählten Marketing-Maßnahmen innerhalb des Unternehmens zweifelsohne belegt werden können. Die Zielgruppe dieses Dashboards sind daher Marketing-Leiter sowie CEOs.

5. Verkaufszyklus KPI Dashboard

Besonders im B2B Vertrieb ist die Verkaufszykluslänge eine wichtige Kennzahl. Eine Reduzierung wirkt sich in der Regel sehr positiv auf Ihre Vertriebsperformance aus, da Sie wertvolle interne Sales Ressourcen einsparen sowie Interessenten schneller in Kunden konvertieren und somit schneller Umsätze erwirtschaften. Mit datapine können Sie Ihr individuelles Sales Verkaufszyklus Dashboard mit wenigen Klicks selbst erstellen. Darauf basierend können Sie anfangen, Ihren Verkaufszyklus im Detail zu analysieren und Optimierungspotentiale zu identifizieren. Wir empfehlen Ihnen zunächst, mit Ihren vorhandenen Daten Ihren aktuellen Verkaufszyklus zu analysieren und diesen mit Benchmarks in Ihrer Branche zu vergleichen. Anschließend sollten Sie, basierend auf diesen Daten, konkrete Maßnahmen und realistische Ziele ableiten.

Durch die Nutzung innovativer Dashboard Software Funktionen können Sie Ihren Verkaufszyklus auch auf verschiedenen Ebenen und aus verschiedenen Blickwinkeln untersuchen. Beispielsweise können Sie die verschiedenen Vertriebsphasen auf Mitarbeiterebene genauer betrachten. Haben bestimmte Mitarbeiter bzw. Teams signifikant kürzere Verkaufszyklen? Dann sollten Sie deren Vorgehensweise genauer betrachten und innerhalb des Unternehmens skalieren.

6. HR KPI Dashboard

Dieses Personal BI Dashboard fasst die wichtigsten Kennzahlen über Ihre Belegschaft visuell ansprechend zusammen. Beispielhaft betrachten wir diese vier Key Performance Indicators genauer: Vollzeit- sowie Teilzeitstellen, das Geschlechterverhältnis, die durchschnittliche Länge der Betriebszugehörigkeit sowie Details zu Ihrer internen Rekrutierung.

7. KPI Dashboard zur Kundenzufriedenheit

Der Kunde ist ohne Frage einer der wichtigsten Bestandteile des immateriellen Vermögens eines Unternehmens. Daher sind zufriedene Kunden die oberste Priorität aller erfolgreichen Unternehmen. Viele Studien zeigen den positiven Zusammenhang zwischen einer hohen Kundenzufriedenheit und einer langfristigen Kundenbindung, welche für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens von zentraler Bedeutung ist. Aber wie genau messen und überwachen Sie die Kundenzufriedenheit bzw. andere verwandte Kennzahlen?

Auf dem Dashboard zur Kundenzufriedenheit finden Sie auf der rechten Seite den Net Promoter Score (NPS). Er wird im deutschsprachigen Raum auch häufig als Promotorenüberhang bezeichnet. Die zentrale Annahme des NPS ist es, dass nur zufriedene Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung an Freunde, Kollegen oder Bekannte weiterempfehlen würden.

In der Praxis hat sich der NPS zur Messung der Kundenzufriedenheit bewährt. Die Frage zur Erhebung des NPS lautet: „Auf einer Skala von 0-10, wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen an einen Freund oder Kollegen weiterempfehlen?“. Anschließend wird das Verhältnis von Fürsprechern (9-10) und Kritikern (0-6) berechnet und in einem Wert zwischen -100 bis +100 dargestellt. Es ist auffällig, dass bereits Kunden, welche eine Weiterempfehlung von 6 aus 10 gewählt haben, als Kritiker betrachtet werden. Außerdem werden Werte von 7 und 8 bereits als neutral gewertet. Daher sind Werte über 40 schon als gut zu bewerten. Ein vielzitierter internationaler Benchmark ist die Marke „Apple“ mit einem NPS von ca. 75%. Versuchen Sie, Benchmarks in Ihrer konkreten Branche zu finden und setzen Sie sich dementsprechend klare Ziele. Den NPS können Sie innerhalb weniger Sekunden am Ende des Telefonats erheben oder aber auch nachgelagert per E-Mail erheben.

8. Management KPI Dashboard

Dieses Management Dashboard Beispiel zeigt Information über Umsatz und Kunden. Eine der wichtigsten Kennzahlen für jeden Manager ist der erwirtschaftete Umsatz verglichen mit den Zielvorgaben sowie die Umsatzentwicklung über die letzten Monate. Meistens werden dabei die Netto-Umsätze betrachtet, also die Erlöse exklusive der berechneten Mehrwertsteuer. Oft ist der Vergleich des Umsatzes einer bestimmten Periode mit dem Umsatz der gleichen Periode des Vorjahres ein guter Indikator dafür, wie sich das Unternehmen entwickelt hat.

Basierend auf dem durchschnittlichen Umsatz pro Kunde lässt sich der Erfolg von Up- und Cross-Selling-Maßnahmen erkennen. Weiterhin ist diese Kennzahl ein guter Indikator für den Mehrwert, den ein Produkt oder eine Dienstleistung für Kunden generiert und wird stark durch die Pricing-Strategie beeinflusst.

Der Umsatz pro Kunde ist die Grundlage für die Berechnung des Customer Lifetime Value (CLV), einer wichtigen Kennzahl für Investoren, die wertvolle Informationen über die Profitabilität eines Geschäftsmodells gibt. Diese setzt sich aus der abgezinsten Summe aller zukünftigen Umsätze minus der variablen Kosten zusammen, unter Berücksichtigung von Absprungrate (Churn Rate) und Upselling-Aktivitäten.

Die Akquisekosten pro Kunde (Customer Acquisition Cost / CAC) beinhalten alle Marketing- und Vertriebskosten, die im Durchschnitt aufgewendet werden müssen, um einen neuen Kunden zu gewinnen. Auch diese Kennzahl ist wichtig für Investoren, besonders in Kombination mit dem CLV. Eine generelle Regel ist, dass der CLV, also der abgezinste Netto-Umsatz, den ein Kunde über seine Laufzeit generiert, höher sein muss als die Kosten, die anfallen, um den Kunden zu akquirieren (CLV > CAC).

Zusammenfassung & Handlungsempfehlungen

In unserem Artikel haben wir Ihnen erklärt, wie Sie gutes oder schlechtes BI Dashboard Design erkennen und welche Best Practices und Designprinzipien für das Dashboarding in der Praxis angewendet werden.

Die erläuterten Best Practices für Ihre eigene Dashboard-Erstellung haben wir Ihnen mit acht ausgewählten Praxis-Beispielen für verschiedene Unternehmensfunktionen sowie der Bauindustrie verdeutlicht.

Als Zusammenfassung lässt sich festhalten: Ein gutes Dashboard ist einfach, nicht mit Informationen überladen, leicht zu verstehen, optisch klar strukturiert und stellt die relevanten Informationen mit den geeigneten Diagrammtypen vor. Die Zielgruppe und die zu vermittelnden Kernaussagen sollten niemals aus den Augen gelassen werden. Letztendlich dienen die dargestellten Daten dazu, die Entscheidungsprozesse mit relevanten Informationen zu unterstützen.

Beachten Sie alle hier aufgeführten Designratschläge, erstellen Sie aussagekräftige Visualisierungen und steigern den Erfolg Ihrer Analyseanstrengungen. Sie ermöglichen jedem im Unternehmen, die wesentlichen Informationen schnell und einfach zu identifizieren. Es ergeben sich beste Voraussetzungen für mehr Wachstum und Erfolg Ihres Business.

Arbeiten Sie in der Bauindustrie? Nun liegt es an Ihnen, das volle Potential Ihrer Daten auszuschöpfen. RIB Software bietet mit RIB BI+ interaktive BI Dashboards, maßgeschneidert für die Bauindustrie, für einen schnellen und sicheren Zugang zu allen relevanten Projekt- und Unternehmensdaten! Worauf warten Sie noch? Erhalten Sie eine kostenlose Produktdemo!