KI in der Rechnungsprüfung des Baubetriebs  

Dem praktischen Einstieg in die Nutzung Künstlicher Intelligenz im Bauunternehmen muss nicht immer eine lange und aufwändige Projektierung vorausgehen. Erfahren Sie, wie KI konkret in der Lieferkette und Rechnungsprüfung eines mittelständischen Baubetriebs für mehr Produktivität und Transparenz sorgt und welche Rolle die passende ERP-Software dabei spielt.

Die Ausgangsituation im Bauunternehmen

Das in Stuttgart ansässige Baugeschäft Adolf Dürr GmbH & Co. ist Spezialist für Tiefbau, Straßenbau, Kanalbau, Kabel- und Leitungsbau. Das in der vierten Generation familiengeführte Unternehmen zeichnet sich durch einen hohen und nachhaltigen Qualitätsstandard, Flexibilität und Kundennähe in der Betreuung seiner vielfältigen Projekte aus. 

„Aufgrund einer Vielzahl von Projekten sind wir darauf angewiesen, schnell zu agieren…  
Wir brauchen etwas Neues.“  Dr. Christian Gromer, Baugeschäft Adolf Dürr GmbH 

Gerade bei vielen Projekten mit kurzem Planungshorizont ist es enorm wichtig die Übersicht zu behalten. Bisher eingesetzte Software-Tools lieferten nur punktuelle Insellösungen ohne Schnittstellen und ohne zentrale Information zum jeweiligen Projektstand. Daten mussten mehrfach erfasst werden und mit den Baustellen wurde telefonisch kommuniziert. Kurzum: Die althergebrachten Tools mussten durch eine zeitgemäße moderne Unternehmenssoftware abgelöst werden.  

Mit der Einführung der bauspezifischen ERP-Software RIB 4.0 konnten die gesetzten Ziele erreicht werden: Die Mitarbeiter arbeiten nun mit einer zentralen, tagesaktuellen Informationsplattform mit umfassendem App-Zugriff auf der Baustelle, sie nutzen leistungsfähige Schnittstellen zu speziellen Softwarelösungen wie Telematik und Waage und verfügen nicht zuletzt über ein Dokumenten-Management, das den internen Prozessen angepasst ist. Optimierungspotenzial hat allerdings noch der zeitfressende Beschaffungsprozess mit Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen – und hier kommt die KI ins Spiel. 

Herausforderung Lieferscheinerfassung – wie hilft die KI? 

Bei den meisten Aufträgen wird Transportbeton geliefert und so kommen übers Jahr mehrere Hundert Lieferscheine zusammen, die manuell überprüft, abgeglichen und in der Buchhaltung zugeordnet werden müssen. Das ist aufwendig und ineffizient. Wie kommen nun Lieferschein, KI und Rechnungsbuchung zusammen?  

Am Beginn steht die KI-gestützte Dokumenten-Erkennung des Lösungspartners DEXPRO Solutions GmbH. Das ist bei den hier verwendeten einfachen Nadeldrucker-Ausdrucken der Transportbeton-Lieferscheine keineswegs trivial. Das im Hintergrund arbeitenden Sprachmodell hat auch unter diesen schwierigen Bedingungen eine nahezu vollständige Texterkennungsrate und die OCR-Erkennung (englisch: optical character recognition) erfolgt intelligent und aufgabenspezifisch. Datenerkennung und ERP-System werden so zusammengebracht, dass die Lieferscheine im Kontext des Geschäftsablaufs analysiert und korrekt „verstanden“ werden. Dabei werden z.B.  die Lieferanten-spezifischen externen Belegnummern einmal „trainiert“ und dann automatisch erkannt. So werden die im RIB ERP-System angelegten Lieferanten, Bestellpositionen, Mengen etc. als wesentliche Bestandteile der Rechnungsprüfung sicher ermittelt. Das ist Grundlage für eine weitgehend vollautomatisierte Rechnungs-/Belegprüfung und Buchung im weiteren baubetrieblichen Prozess.  

Übrigens können neben Lieferscheinen auch Eingangsrechnungen und Vertragsdokumente ausgelesen und strukturiert an die RIB 4.0 Prozesse übergeben werden. Analog zur RIB Software kann die Software lokal („on premise“) betrieben oder als Cloud-Anwendung genutzt werden. Wichtig: Der komplette KI gestützte Analyseprozess entspricht den Vorgaben der DSGVO und wird in deutschen ISO27001-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren betrieben. 

Integration in das Rechnungswesen – was bringen integrierte Prozesse? 

Dieser KI-gestützte Analyseprozess ist die „Vorarbeit“ für eine ungemein zeitsparende Integration in das Rechnungswesen. So werden Lieferscheinpositionen mit Positionen der Bestellung und den zugehörigen Mengenansätzen und Liefermengen abgeglichen. Das erfolgt „geräuschlos“ im Hintergrund, auch bei Sammelrechnungen, die sich auf viele Lieferscheine beziehen. Wenn diese Rechnung bestätigt wird, müssen sie im kaufmännischen Bereich der RIB Lösung nicht mehr manuell erfasst werden sondern werden vorkontiert im System integriert.  Außer wenn ausnahmsweise etwas nicht passen sollte – z.B. eine IBAN nicht stimmt – dann wird man darauf hingewiesen und muss manuell eingreifen.  

Diese Automatismen sparen enorm viel Zeit, die für sinnvollere Aufgaben in der Projekt- bzw. Kundenbetreuung verwendet werden kann. Was hier geradezu an Magie grenzt, ist tatsächlich das Resultat eines perfekten Zusammenspiels von einer Anwendungsbezogen lernenden KI-Anwendung und einer ERP-Software, welche die Kundenspezifischen Geschäftsprozesse strukturiert abbildet. 

Fazit und Ausblick 

Eine der einfachsten und effektivsten Arten, KI schnell zu nutzen, ist die Automatisierung von Routineaufgaben. Konzentrieren Sie sich auf Prozesse, die den höchsten Nutzen bezüglich Zeitersparnis oder Sicherheit bieten. Die benötigten Daten sollten Ihnen „gehören“ und die Qualität der Ergebnisse sollte leicht überprüfbar sein. Ideal ist, wenn vergleichbare KI-Dienstleistungen am Markt bereits verfügbar sind und an den eigenen Prozess schnell angepasst werden können.  

Im vorliegenden Fall könnten ähnliche Workflows auch mit Leistungsfeststellung, Aufmaßen und Nachunternehmerrechnungen implementiert werden. Prinzipiell müssen dafür die KI-Funktionen lediglich neu „trainiert“ werden und auf die entsprechenden Strukturen der ERP-Software bezogen werden. Dennoch gilt: KI-Anwendungen sollten Chefsache sein. Die Projekte brauchen klare ggf. Abteilungsübergreifende Ziele und eine angemessene zeitlich bzw. personelle Unterstützung. Dabei sollten alle Mitarbeiter frühzeitig eingebunden sein, um Akzeptanz zu sichern und Qualität zu fördern.  

Wir freuen uns Sie auf diesem Weg zu unterstützen. RIB 4.0 ist als moderne technische ERP Plattform für die Integration KI gestützter Prozesse bestens gerüstet. Machen Sie sich ein Bild – beispielsweise in Folge 4 unserer RIBflix Webinarreihe für den Baumittelstand am 26.09.2024.