Daten statt Bauchgefühl: Der digitale Wandel im Baumanagement

Unklare Planung und Absprachen, Nacharbeit, Streitschlichtung sind nach wie vor ein großes Thema bei Bauprojekten. Sie verzögern den Bauablauf und treiben die Kosten in die Höhe. Oft lässt sich der geplante Fertigstellungstermin nur mit kostspieligen „Feuerwehreinsätzen“ oder mit Einbußen bei der Qualität erreichen.

Wie kann eine modernes, digital unterstütztes Baumanagement dazu beitragen, die Situation zu verbessern und diese sogenannten Bauablaufstörungen zu vermeiden? Wie können Bau- und Immobilienprojekte aus Planer und Unternehmersicht störungsfrei und möglichst „agil“ und „lean“ umgesetzt werden?

Was ist Baumanagement?

Das Baumanagement umfasst alle Leistungen aus der Perspektive des Auftragnehmers wie auch des Auftraggebers bezüglich Organisation, Koordination, Steuerung und Kontrolle eines Bau- oder Infrastrukturprojekts zur Erreichung definierter Zeit-, Kosten- und Qualitätsziele.

Die Begriffe Baumanagement, Bauprojektmanagement, Baustellenmanagement und Projekt­management sind eng verwandte Konzepte in der Planungs- und Baubranche, aber sie haben unterschiedliche Schwerpunkte und Aufgaben:

• Baumanagement ist ein integraler Bestandteil des Bauprojektmanagements. Es konzentriert sich auf die Methoden zur Durchführung einer Baumaßnahme, einschließlich der technischen und kaufmännischen Projektleitung sowie der Bauprojektsteuerung. Im Englischen wird es als “Construction Management” bezeichnet.
• Bauprojektmanagement beschreibt übergeordnet die Methode zur Durchführung von Planungs- und Bauprozessen. Es umfasst Aspekte wie Projektorganisation, Kommunikation, Termin- und Kostenmanagement sowie Vertragsmanagement. Im englischsprachigen Raum wird es als “Construction Project Management” bezeichnet.
• Baustellenmanagement fokussiert sich auf die effiziente Organisation und Koordination von Arbeitsabläufen auf der Baustelle. Es umfasst die Ressourcenplanung, Dokumentation, Sicherheitsmaßnahmen und die Zusammenarbeit der Projektpartner.
• Projektmanagement ist ein weitgefasster Begriff, der nicht nur auf den Bau beschränkt ist. Es umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten in ganz verschiedenen Branchen, einschließlich des Bauwesens.

Es gibt Überschneidungen der Aufgabenfelder wie z. B. bei der Sicherheits- und Gesundheits­koordination (SiGeKo) – und auch die Perspektiven der Projektbeteiligten unterscheiden sich, siehe dazu die beiden folgende Abschnitte. Insgesamt arbeiten diese Konzepte zusammen, um erfolgreiche Bauprojekte zu realisieren. Jedes hat seine spezifischen Aufgaben und trägt zur effizienten Umsetzung bei.

Baumanagement aus Sicht von Planer und Bauherrn

Ist die Planung eines Bauprojekts abgeschlossen, setzt das Bau Management mit der Umsetzung und Realisierung in den Leistungsphasen 6 – 8 der HOAI (1) ein. Dazu gehören die Ausschreibung, Angebotswertung und Vergabe, nach Baubeginn die Objektüberwachung und die Baulogistik, das Projekt- und Kostencontrolling bis hin zur Abnahme und mängelfreien Übergabe.

• Ausschreibung und Vergabe
• Gewerke- und Fachplanerkoordination
• Genehmigungen
• Objektüberwachung
• Abrechnung und Controlling
• Terminmanagement
• Kostenmanagement
• Abnahmen, Dokumentation, Bürgschaften und Gewährleistungsfristen

Mit 32% des Gesamthonorars ist die Objektüberwachung (LP 8 der HOAI) die rentabelste aller HOAI-Leistungsphasen. Gerade bei den sehr umfänglichen baubegleitenden Reports, Dokumenta­tions- und Überwachungsaufgaben wirken sich systematisch digitalisierte Abläufe Effizienz­steigernd aus. Ein AVA und Bauprojektmanagement Software wie RIB iTWO bietet Gewerke-übergreifend für Hoch- / Tiefbau, Ausbau / TGA ebenso wie Phasen-übergreifend die geeigneten Standardvorgänge und Reports.

Baumanagement aus Sicht von Bauunternehmen

Das Baumanagement für ein ausführendes Bauunternehmen umfasst den Kernprozess seiner Wertschöpfung. Dazu gehören die Projektdurchführung gemäß Vertrag, die Nachunternehmer­vergabe und -koordination, die effiziente Baustellenkoordination und Sicherheitsmanagement, eine kontinuierliche Qualitätskontrolle, das Terminmanagement mit Leistungserfassung und das technische Projektcontrolling.

• Ressourcen und Terminplanung
• Auftrags- und Arbeitskalkulation
• Sicherheits- und Gesundheits­koordination
• Subunternehmerkoordination
• Leistungsmeldung
• Soll/Ist-Vergleich, Baustellencontrolling
• Bürgschaften und Gewährleistungsfristen
• Abnahme

Gerade bei diesen erfolgskritischen Steuerungs- Dokumenta­tions- und Überwachungsaufgaben wirken sich auch hier systematisch digitalisierte Abläufe Effizienz­steigernd aus. Ein Bauprojekt­mangementsystem wie RIB iTWO oder RIB 4.0 bietet Unternehmen bei jeglichen Projektenarten in Hoch- und Tiefbau, Ausbau und TGA Baubegleitend die geeigneten Standardvorgänge, Kollaborationstools und Auswertungen.

Bauablaufstörungen im Bauprozess

Bauablaufstörungen sind Verzögerungen oder Abweichungen vom geplanten Bauablauf mit unterschiedlicher Ursache. Sie wirken sich im Allgemeinen negativ auf Zeitplan und Kosten einer Baumaßnahme aus und sind im Gegensatz zur „Behinderung“, die Ursache einer Bauablaufstörung sein kann, kein Begriff der VOB/B. Gründe für Bauablaufstörungen können in der Verantwortung des Auftraggebers wie auch des Auftragnehmers als bauausführendes Unternehmen liegen. Dazu kommen Ereignisse, die weder vom Auftraggeber noch vom Auftragnehmer zu vertreten sind, also etwa im Voraus nicht erkennbare oder abwendbare Ereignisse wie z. B. Streiks, Hochwasser o.ä. Bauablaufstörungen sind unabhängig von der Bauvertragsart – VOB-Vertrag oder Werkvertrag nach BGB. Ein ganz wesentlicher Zweck von Baumanagement ist das Vermeiden von Bauablaufstörungen.

Wie vermeidet man Bauablaufstörungen?

Das Bauen ist nach wie vor ein sehr arbeitsteiliger und abstimmungsintensiver Prozess in einem komplexen Gefüge aus technischen Anforderungen, Normen und Regelwerken. Jedes Projekt oder Bauwerk ist auch ein Unikat an einem anderen Standort mit besonderen Randbedingungen. Daher sind im Vorfeld des Vertragsabschlusses wie auch in Vorbereitung der Bauausführung umfassende Planung und Abstimmung notwendig, um künftige Bauablaufstörungen zu minimieren. Hier sind einige Strategien zur Vermeidung, die in der Verantwortung des Baumanagements liegen:

1. Vertragsprüfung und Risikoanalyse: Klären Sie Unstimmigkeiten und Ansprüche vorvertraglich, um Konfliktpunkte von vornherein zu vermeiden.
2. Bauablaufplanung: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten klare Informationen über den Bauablauf haben.
3. Abweichungen und Bauzeitverzögerungen: Überwachen Sie den Leistungsstand proaktiv, um Verzögerungen frühzeitig gegenzusteuern.
4. Baubegehungen und Leistungsmeldungen: Sorgen Sie für eine transparente baubegleitende Dokumentation der Bauleistungen
5. Nachträge vermeiden: Halten Sie alle Beteiligten auch bei Änderungen auf aktuellem Stand, klären Sie den Vertragsumfang im Voraus.
6. Plan B: Eine vorbereitete Kommunikationsstrategie im Änderungsfall hilft gemeinsam Bauablaufstörungen zu minimieren.

Digitalisierung bietet hierbei den entscheidende Vorteil gegenüber „händischem“ Planen und Steuern, vor allem wenn alle Prozesse integriert unterstützt werden. Dies sorgt beispielsweise dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Planungsstand sind und auch bei Änderungen über widerspruchsfreie Vertragsunterlagen verfügen. Oder Stichwort Nachtragsmanagement: Wird ein Nachtrag anerkannt und erfasst, so ist die integrierte Lösung in der Lage automatisch Rückstellungen einzuplanen, Worst-Case Prognosen zu ermitteln und dabei zentral alle relevanten Dokumente zum Nachtrag zu verknüpfen. Die Bauüberwachung bzw. Nachtragskalkulation wird also effizienter und transparenter bei der Betrachtung des Projekterfolgs.

BIM im Baumanagement

Building Information Modeling (siehe BIM Software) bietet dem Baumanagement im Sinn eines durchgängigen und projektbegleitenden Informationsmanagements zahlreiche Vorteile, daher wird es zuweilen auch Building Information Management genannt.

1. Datenintegration im Bauwerksmodell über alle Projekt- bzw. Auftragsphasen: BIM speichert Informationen zu Bauelementen (z. B. Materialien, Kosten, Wartungsanforderungen) in einer zentralen Datenbank. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Aktualisierung der Informationen.
2. Kollaboration und Koordination: Alle Projektbeteiligten arbeiten in einer gemeinsamen BIM-Umgebung. Dadurch werden Konflikte zwischen verschiedenen Gewerken frühzeitig erkannt und gelöst.
3. 3D/4D/5D-Modellierung und Visualisierung: BIM bietet mehr als realistische 3D-Visualisierungen von Gebäuden und Infrastruktur. Die Modelle bietet auch eine Visualisierung des zeitlichen Projektfortschritts bzw. Baustellenablaufs und der Kosten- und Zahlungsströme, was eine Zeit- und Kostenoptimierung vor Ausführungsbeginn erlaubt.
4. Nachhaltigkeit und Energieeffizienz: BIM ermöglicht die Analyse von Energieverbrauch, CO2- Fußabdruck und Nachhaltigkeitsaspekten. Dadurch können umweltfreundliche Entscheidungen getroffen werden.
5. Dokumentation und Facility Management: BIM-Modelle dienen als umfassende Dokumentation des Bauwerks. Im Facility Management werden die Modelle für Wartung und Betrieb genutzt.

Insgesamt hat BIM das Potenzial, die Effizienz, Qualität und Zusammenarbeit im Baumanagement erheblich zu verbessern. So können in der Praxis z.B. Auftragnehmer anhand des BIM-Modells die Machbarkeit als „Proof of Concept“ validieren und ihre Baustellenpläne erstellen. Im Folgenden dient das Modell dann als Digital Twin zur kontinuierlichen „Fernüberwachung“ des Baufortschritts.

Tipps für Fortbildung / Studium Baumanagement-Kompetenz

Neben den grundlegenden technischen, baubetriebswirtschaftlichen und Vertrags- bzw. baurechtlichen Inhalten vermitteln aktuelle Fortbildungs- und Studiengänge auch neue Methoden: Dazu gehören die Anwendung von Lean-Prinzipien (siehe Lean Construction) aus der Fertigungsindustrie und von agilen Methoden aus der Softwareentwicklung zur Steuerung von Bauprozessen und Bauprojekten.

Agiles Bauprojektmanagement ist ein iterativer Ansatz zur Planung und Steuerung von Bauprojekten. Es beruht auf kurzen, wiederholten Steuerungszyklen, in denen regelmäßig Teilergebnisse erzielt werden. Dabei wird frühzeitig Feedback von Stakeholdern eingeholt, um flexibel auf Änderungen reagieren zu können. Dieser Ansatz fördert die Anpassungsfähigkeit und Geschwindigkeit bei der Umsetzung von Bauprojekten.

Das Lean Baumanagement überträgt die Prinzipien des Lean Managements auf das Bauwesen, um alle Wertschöpfungsstufen im Planung- und Bauprozess kontinuierlich aus Kundensicht zu betrachten und zu verbessern. Dazu gehören heute gängige Begriffe wie Just-in-Time-Lieferungen, Kanban-System für Arbeitsabläufe, Taktzeitplanung und Kontinuierliche Verbesserung.

Neben Grund- und Aufbaustudium (siehe Übersicht) bieten einschlägige Organisationen und Kammerverbände wie VDI, Ingenieur- und Architektenkammern, TÜV oder TAE Esslingen die Möglichkeit allgemeine wie auch die genannten spezialisierte Kompetenzen im Baumanagement zu erwerben. RIB Software unterstützt Studium und Ausbildung mit einer Studienlizenz (siehe Campus / Studenten).

Software für Baumanagement

Welche Funktionen hat Baumanagement Software?

Zunächst einmal sollte eine Baumanagement Software alle oben genannten Aufgabenfelder aus Sicht des Planers oder Bauherren und aus Sicht des Bauunternehmers funktional vollständig unterstützen. Wichtig ist dabei, dass die jeweiligen Aufgabenfelder durchgängig und nachvollziehbar digital abgebildet werden: Nur so können alle erfassten Daten im Projektfortschritt stets weiterverwendet, dokumentiert und ausgewertet werden. Nur so verbindet die Software Ihre Planungsaktivitäten wie Budget, Ausschreibung oder Kalkulation mit der Erstellung von Bauprojektzeitplänen, mit der Ressourcenplanung und der Terminverfolgung bzw. dem Controlling. Ebenso wichtig ist die Vernetzung von Teams bzw. Projektpartnern für das Planmanagement, für Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten, für Fristen, Mängeldokumentation etc. während der Bauausführung.

Worauf Sie achten müssen:

1. Ergonomie: Eingängige Funktionen, die sich z.B. am Microsoft Office Standard orientieren und eine flexible Anpassbarkeit an Rollen und Aufgaben fördern die Produktivität.
2. Prozesse und Abläufe: Die Software erlaubt wiederkehrende Projekt- und Geschäftsabläufe auf Basis von Firmen-individuellen Vorgaben und Regeln zu modellieren.
3. Cloud Integration:  Bietet neben zentralem Datenpool und besserer Kooperation externer Projektpartner auch eine Projekt-gerechte Auslegung der IT und Software-Kapazitäten (Skalierbarkeit).
4. BIM 5D / 6D Integration: Sie verbindet Planungs- und Ausführungsprozesse über alle Gewerke-Modelle zu einem kompletten „Design-to-Delivery“ Management für Planer und Unternehmer.
5. ERP und IT Integration: Bietet die Software eine umfassende Integration in kaufmännische ERP-Prozesse für Finanzen, Personal, Einkauf oder Controlling wie auch die Zusammenarbeit über Netzwerke mit Projektpartnern?
6. Dokumenten- / Stammdaten Management: Wichtig sind eine zentrale Verfügbarkeit (auch mobil) von Vorlagen, Stammdaten, Zertifikaten – transparent und revisionssicher in Workflows eingebunden.
7. Consulting und Support: Hat der Software Partner Expertise in der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und ein flexibel skalierbares Angebot an Qualifikationsmaßnahmen für den Go-live?

Digitale Integration im gesamten Projektverlauf

Per Definition umfasst das Baumanagement alle Leistungen zur Organisation, Koordination, Steuerung und Kontrolle eines Bauprojekts bezüglich Termine, Kosten und Qualität. Daher arbeiten zeitgemäße Software-Werkzeuge als integrierte Plattformlösungen, die auch den gesamten Projektzyklus eines Bauvorhabens abbilden: Dies umfasst alle Aspekte von der Planung mit BIM, AVA, Kostenmanagement über die Vergabe und das Auftragsmanagement bis zu Baustellenvorbereitung, Terminplanung, Einkauf, Logistik und Projekt-Controlling mit kontinuierlichem Monitoring von Kennwerten für die Risikobewertung.

Bei RIB Software unterstützt Sie RIB iTWO mit einem Bauprojektmanagement aus Planer und Bauherrensicht und RIB 4.0 als prozessorientierte Unternehmensplattform für Bauindustrie und Immobilienwirtschaft. Beide können optional mit der integrierten, mobilen Baustellenmanagement Software RIB Site ergänzt werden.

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**(1) HOAI steht für „Honorarordnung für Architekten und Ingenieure“. Sie legt das Leistungsbild beider Berufsgruppen fest und ist die Grundlage für die Vergütung von Leistungen der Architekten und Ingenieure.

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