XRechnung – Alles Wichtige auf einen Blick (überarbeitet 9/2024)

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) im maschinenlesbaren Format einer XML-Datei [1]. Sie ist seit 2020 verpflichtender Standard für Rechnungsstellungen bei öffentlichen Auftraggebern, das heißt bei Aufträgen für Bund, Länder und Kommunen und ersetzt Rechnungen in Papierform oder PDF-Format; sie kann per E-Mail, über Rechnungseingangsportale und auch über das sog. PEPPOL-Netzwerk übermittelt werden. Im Gegensatz zum alternativen ZUGFeRD-Format (s.u.) ist sie nicht mehr visuell als PDF einsehbar. Erstellt wird die XRechnung mit Hilfe eines Online-Generators / Webplattform oder besser direkt in einer ERP-Software, beispielsweise mit einer Bausoftware wie RIB iTWO bzw. RIB 4.0.So ist der gesamte Rechnungsprozess ohne Schnittstellen und Zusatzaufwand integriert.

Sie möchten eine XRechnung anschauen? Das können Sie online unter: XRechnung – RIB Software. Hier stellt RIB eine kostenfreie Möglichkeit für die Validierung und Visualisierung einer XRechnung bereit.

[1] XML – Extensible Markup Language – ist eine universelle Auszeichnungssprache, die verwendet wird, um strukturierte Daten darzustellen und zu speichern.

XRechnung: Wie ist die gesetzliche Lage?

E-Rechnungen sind jetzt Standard und verpflichtend – zumindest wenn Sie in Deutschland für einen öffentlichen Auftraggeber arbeiten, egal ob Bund, Land oder Kommuneneinheiten. Eine Ausnahme besteht noch bei besonders kleinen Beträgen, Rechnungen unter 1.000 € müssen nicht elektronisch eingereicht werden, alle anderen schon. 

Grundlage ist hier die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die Norm EN 16931, in der Kriterien für einen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen europaweit festgelegt wurden. Die EN 16931 wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) definiert. Ziel war es, den Zahlungsverkehr innerhalb der EU einheitlich zu digitalisieren so dass Zahlungsabwicklungen vereinfacht werden. Für Deutschland ist die konkrete Ausformung dieses Beschlusses die XRechnung. Ihre Einführung obliegt in Deutschland dem Bund und den einzelnen Bundesländern. Seit dem November 2020 müssen alle Institutionen der öffentlichen Hand XRechnungen annehmen.

Für wen ist die XRechnung Pflicht?

Seit November 2020 ist die XRechnung im XML-Format bei Rechnungsstellung an Bund, Länder und Kommunen Plicht kurzum an öffentliche Auftraggeber. Das gilt erstmal nur für Rechnungen an die öffentliche Hand, denn soweit reicht die Wirkkraft der Regierung. Die elektronische Rechnungserstellung soll sich aber perspektivisch auch auf die freie Marktwirtschaft ausweiten, denn sie vereinfacht Prozesse und vermeidet Übertragungsfehler. Verantwortliche Behörden für die Einführung elektronischer Rechnungen ist das Bundesministerium des Innern und für Heimat und das Bundeministerium der Finanzen.

Das elektronische Rechnungsformat spart Ihnen Zeit, Kosten, Platz und vor allem Nerven!

Was ist der Inhalt einer XRechnung?

Die Elemente einer elektronischen Rechnung mit XML-Format, also der XRechnung, sind dabei größtenteils dieselben, wie bei einer herkömmlichen Rechnung auch. Sie werden nur anders aufbereitet. Die XRechnung folgt einer bestimmten Struktur und wird im Datenformat XML dargestellt, sie ist also mittels Datenmodell „codiert.“ Sie können diese deswegen nicht einfach mit Word oder als PDF auslesen, sondern brauchen eine spezielle Software um eine XRechnung zu erstellen und zu visualisieren. Erst dann sehen Sie die Information, die diese enthält: Ihre Daten als Rechnungssteller*in, die Daten des Rechnungsempfängers, die Rechnungssumme, die Ausweisung der Umsatzsteuer, Lieferantennummer, Zahlungsbedingungen, E-Mail und die eigene Bankverbindung. Eine Besonderheit der XRechnung ist die Leitweg-ID, die bei den Daten des Rechnungsempfängers immer mit angegeben werden muss (s.u.).

Wie übermittle ich XRechnungen?

Für XRechnungen ist nicht zwingend ein bestimmtes Übermittlungsverfahren vorgeschrieben. Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der XRechnung nutzen:

• Hochladen/Upload auf Portalen von Bund, Ländern oder Unternehmen
• Versand per E-Mail
• Über das PEPPOL Netzwerk

Generell gilt dabei: Die Identität des Rechnungsstellers wie auch die Echtheit der Herkunft einer Rechnung müssen sichergestellt werden. In Deutschland werden auf Bundes- und Länderebene mehrere Rechnungseingangsportale betrieben, z.B. auf Bundesebene das ZRE  (Zentrale Rechnungseingangsplattform) und das OZG-RE. Sie Portale dienen der Übermittlung von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber. E-Rechnungen werden im Allgemeinen automatisiert auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und dem Empfänger anhand der Leitweg-ID übermittelt. Diese Leitweg-ID stellt der Auftraggeber (bei der Vergabe oder Beauftragung) zur Verfügung, sie ist in der E-Rechnung zwingend anzugeben.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID als ein Kennzeichen einer elektronischen Rechnung dient zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftraggebern, also Bundes- oder Landesverwaltung in Deutschland. Sie ist also ein obligatorischer Bestandteil der XRechnung, die an einem öffentlichen Auftraggeber geht. Die Leitweg-ID wird bei der Bestellung von dem Auftraggeber mitgegeben oder kann dort erfragt werden. Jede Leitweg-ID besteht aus 15 Ziffern, und kann so einer bestimmten Behörde des Bundes, der Länder oder einzelner Kommunen zugeordnet werden. Die ersten drei Ziffern geben Auskunft darüber, wer Rechnungsempfänger ist – und sie entscheidet auch darüber, wie Sie ihre XRechnung übermitteln müssen.

• Sind die ersten drei Ziffern der Leitnummer-ID 991, dann ist der Adressat Ihrer Rechnung ein Teil der unmittelbaren Bundesverwaltung oder ein Verfassungsorgan, wie zum Beispiel der Bundestag oder das Bundesverfassungsgericht. Die Übermittlung der XRechnung muss dann über den > Zentralen Rechnungseingang des Bundes erfolgen (ZRE)
• Beginnt die Leitnummer-ID mit 992, dann handelt es sich bei Ihrem Auftraggeber um entweder um ein Bundesland oder um Teile der Bundesverwaltung, die ihre Rechnung über die Plattform > OZG-RE empfangen.
• Sind die ersten drei Ziffern 993, dann gehört Ihr Auftraggeber zu der mittleren Bundesverwaltung und empfängt Ihre XRechnung über eigene Lösung.
• Alle anderen Nummern geben Aufschluss über das Bundesland, dem der Rechnungsempfänger zugeordnet ist wie z.B. 01 für Schleswig-Holstein, 02 für Hamburg usw.

Die Bundesländer haben teilweise eigene Portale für die Übermittlung der XRechnung. Wenn die durch den Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID nicht funktioniert oder von der Rechnungseingangsplattform nicht akzeptiert wird, setzen Sie sich direkt mit Ihrem Auftraggeber in Verbindung.

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Um der E-Rechnungspflicht nachzukommen, die seit November 2020 zumindest bei Aufträgen für die öffentliche Hand und Behörden gilt, müssen Sie Ihre Rechnung als XML-Datei erstellen. Dazu benötigen Sie spezielle Software, denn eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung als XML-Datei kann nicht einfach „aufgeschrieben“ werden. Sie wird mit Hilfe bestimmter Informationen als XML-Datensatz erstellt, ein IT-Standard der ausschließlich maschinell ausgelesen werden kann. Abrechnungssoftware wie beispielsweise iTWO kann XRechnungen auf Basis der Informationen im System erstellen und versenden.

Was für Sie als Unternehmen wichtig ist

Wie gesagt stehen seit April 2020 alle Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand in der Pflicht XRechnungen empfangen zu können. Auch alle Lieferanten von Behörden der Bundesverwaltung sind seit November 2020 dazu verpflichtet Rechnungen, ab einer Höhe von 1.000 €, auf elektronischem Weg zu stellen. Einige Länder, wie zum Beispiel Baden-Württemberg, führen diese Verpflichtung ihrer Lieferanten erst zu einem späteren Zeitpunkt ein.

Für die Rechnungsstellung unter B2B-Unternehmen besteht derzeit also noch keine Pflicht zur Verwendung des Formats XRechnung. Doch auch hier birgt die elektronische Rechnung viel Potenzial. Andere Mitgliedsstaaten gehen da schon einen Schritt weiter. Italien nimmt seit 2019 seine Privatunternehmen zur Nutzung von elektronischen Rechnungen in die Pflicht (unter dem Namen FatturaPA). Ähnlich sieht es bei unseren skandinavischen Nachbarn aus, hier wurde das Konzept der elektronischen Rechnungen schon lange vor der EU-Richtlinie eingeführt. Aufgrund der weiter voranschreitenden Digitalisierung und Internationalisierung ist es also nur eine Frage der Zeit, bis auch die deutsche Privatwirtschaft komplett auf das elektronische Rechnungsformat umsteigt.   

XRechnung mit RIB Software

Als kompetenter Partner im Bauwesen engagiert sich RIB in den einschlägigen Arbeitskreisen. So fließen stets die neuesten Entwicklungen in unsere technischen ERP-Systeme ein und stehen hier wie auch im Zusammenspiel mit Partnerlösungen auf neuestem Stand zur Verfügung.

Mit einer modernen, prozessorientierten Bausoftware wie RIB iTWO oder der Baumanagement Lösung RIB 4.0 können Sie stets die aktuellen Rechtlichen Anforderungen erfüllen und Sie profitieren von durchgängig digitalen Prozessen. Aktuelle Informationen zur Umsetzung der elektronischen Rechnung / XRechnung in den RIB Produktlinien bietet Ihnen der Beitrag „Die E-Rechnung am Bau – was Sie wissen müssen.“

Die elektronische Rechnung ist ein Baustein, um Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren und dabei Kosten zu senken.

Wie? Setzen Sie mit einer modernen, prozessorientierten Bausoftware wie RIB iTWO oder der Baumanagement Lösung RIB 4.0  auf eine klare digitale Projekt- und Auftragsabwicklung. Gerne beraten wir Sie im persönlichen Gespräch!

Hintergrund: Warum E-Rechnung?

Mit der XRechnung soll die Digitalisierung des Rechnungswesens (E-Invoicing) vorangetrieben werden. Durch die elektronische Rechnung im XML-Format soll ein einheitlicher IT-Standard entstehen, so wird die durchgängige digitale Bearbeitung von Zahlungsverkehr möglich. Von der elektronischen Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Beiträge gibt es dann dank der XRechnung keine Medienbrüche mehr, das senkt die Gefahr von Übertragungsfehlern. Die elektronische Rechnungserstellung für den öffentlichen Sektor gilt deswegen als Vorstufe zu einer allgemeinen Umstellung auf elektronische Rechnungen im XML-Standard auch in der freien Wirtschaft. Seit November 2021 ist die Erstellung einer XRechnung bei Aufträgen für die öffentliche Hand, Behörden und Kommunen bei einer Auftragssumme über 1000 Euro verpflichtend.

Was ist der rechtliche Rahmen der XRechnung?

Deutschland kommt da der EU-Digitaloffensive und damit der Richtlinie 2014/55/EU nach und hat mit Hilfe des IT-Planungsrats auf Grundlage der EN 16931 1 eine eigenen Standard für Rechnungen mit XML-Format entwickelt. In Deutschland wurde die elektronische Rechnung via E-Rechnungsgesetz stufenweise eingeführt. Seit April 2020 können Rechnungen bei öffentlichen Stellen des Bundes, der Länder und der Kommunen Rechnungsdaten einheitlich nach einem geregelten Standard der XRechnung gesendet werden.

Was hat die EU mit der XRechnung zu tun?

Deutschland kommt da der EU-Digitaloffensive und damit der Richtlinie 2014/55/EU nach und hat mit Hilfe des IT-Planungsrat auf Grundlage der EN 16931 1 eine eigenen Standard für Rechnungen mit XML-Format entwickelt. Das Datenformat XML, auf dem der Standard XRechnung basiert, ist also von der EU vorgegeben. Grundlage für die Einführung der XRechnung in Deutschland ist eine Entscheidung auf EU-Ebene. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat dafür 2014 mit der EN 16931 1 die Grundlage für europäisch einheitlichen Datenaustauschstandard für elektronische Rechnung gelegt.

Einheitliche Elektronische Rechnungen Europaweit

Grund für den Druck durch die EU auf Ihre Mitgliedsstaaten sind die zahlreichen unterschiedlichen Normen in den einzelnen Ländern. Insbesondere bei internationalem Rechnungsverkehr gestaltet sich die Einhaltung unterschiedlicher Normen E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen als schwierig. Ein einheitlicher Datenaustauschstandard erleichtert die Validierung ungemein. Für die Umsetzung dieses Vorhaben einer einheitlichen Herangehensweise für elektronische Rechnungsstellung hat das europäische Komitee für Normung (CEN), eine EU-Behörde, Richtlinien für die elektronische Rechnungserstellung und Rechnungsverarbeitung erarbeitet.

In der EN 16931 1 wird die semantische Grundlage für die Rechnungsdaten festgelegt. Anschließend obliegt es den einzelnen Mitgliedstaaten diese Grundlage umzusetzen. In der Bundesrepublik hat dies die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) übernommen und die XRechnung als Standard auf Grundlage der EN 16931 1 entwickelt.

Was besagt die DIN EN 1693 1?

Die EN 1693 1 definiert die semantische Struktur der elektronischen Rechnungen, die europaweit gelten soll. Die EN 1693 1 ist ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung und die Liste von Syntaxen. Die Norm besteht aus mehreren Abschnitten. Die letzten Abschnitte wurden am 18. Oktober 2017 veröffentlicht. Mit der Norm EN16931 wird die europäische Richtlinie für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern umgesetzt (EN 2014/55/EU). Sie wurde im CEN vom technischen Kommittee TC434 im Auftrag der europäischen Kommission erarbeitet.

Welche Alternativen gibt es zur XRechnung?

Der Name des alternativen Formates ZUGFeRD, steht nicht etwa für dessen Pferdestärken, sondern für den „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung. Das ZUGFeRD-Format ist ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben wie die uns schon bekannte XRechnung. Während es sich bei dieser aber um einen reinen Datensatz handelt, stellt der Standard ZUGFeRD eine Hybridlösung dar. Nach dem ZUGFeRD-Standard erstellte Rechnungen werden in einem klassischen PDF-Format versendet, sodass der Empfänger es ohne Probleme lesen kann. Gleichzeitig wird eine inhaltlich identische Rechnung als XML-Datensatz integriert, so dass zusätzlich auch eine elektronische Verarbeitung problemlos möglich ist.