Baustellendokumentation leicht gemacht: So erfassen Sie Bauprozesse effizient & sicher

Eine detaillierte, lückenlose Baustellendokumentation ist für den Erfolg eines Bauvorhabens extrem wichtig. Dennoch wird sie von vielen eher als lästige Pflicht denn als sinnvolle Tätigkeit empfunden. Die Folge ist, dass sie häufig vernachlässigt und nur sehr lückenhaft erstellt wird. Dabei muss die Baudokumentation schon lange nicht mehr aufwendig manuell oder analog geführt werden. Mit der richtigen Software-Lösung wie RIB Site lassen sich die Dokumentationsprozesse digitalisieren und viele Tätigkeiten einfacher und schneller erledigen.

Der folgende Beitrag liefert Ihnen nützliche Informationen rund um die Baustellendokumentation. Wir erklären Ihnen, was man darunter versteht, was sie beinhaltet und warum sie wichtig ist. Darüber hinaus lernen Sie die Vorteile der digitalen Baustellendokumentation kennen. Sie erfahren, welche Funktionen Ihnen moderne Baustellendokumentation-Software bietet und wie diese Ihre tägliche Dokumentationsarbeit auf der Baustelle erleichtert.

Was ist Baustellendokumentation?

Eine Baustellendokumentation ist eine systematische und strukturierte Erfassung aller Vorgänge, Zustände und Ereignisse auf einer Baustelle. Sie umfasst eine Sammlung von Unterlagen und Informationen, die die Abläufe nachvollziehbar, transparent und rechtssicher macht.

An dieser Stelle möchten wir darauf hinweisen, dass wir in diesem Artikel die beiden Begriffe Baustellendokumentation und Baudokumentation synonym verwenden. Streng genommen handelt es sich bei der Baudokumentation zwar um einen Überbegriff, der neben der Baustellendokumentation weitere Dokumentationen eines Bauprojekts wie die Planungsdokumentation umfasst, in der Praxis werden die beiden Begriffe dennoch oft gleichgesetzt. Gründe dafür sind, dass die praktischen Arbeiten nahezu ausschließlich auf der Baustelle erledigt werden und ein Großteil der Baudokumentation während der eigentlichen Bauphase entsteht. Deshalb liegt auch bei vielen Projektmanagern, Bauleitern und Bauplanern der Fokus speziell auf der Dokumentation des Baustellengeschehens.

Neben den Baustellenabläufen erfasst eine Baustellendokumentation auch die während des Bauprozesses auftretenden Mängel oder Verzögerungen. So sorgt sie nicht nur für Transparenz bei den Projektbeteiligten, sondern dient auch der Qualitäts- und Beweissicherung. Die Verantwortung für das Erstellen der Baudokumentation liegt in der Regel bei den Architekten, Planern, Ingenieuren, Bauleitern, Bauherren oder Generalunternehmern.

Warum ist Baudokumentation wichtig?

Ohne eine detaillierte, lückenlose Baudokumentation ist der genaue Bauablauf im Nachhinein kaum noch nachvollziehbar. Das kann zu allerlei Problemen führen. So lässt sich beispielsweise bei Streitigkeiten oder Mängelansprüchen oft nur über eine Dokumentation belegen, dass bestimmte Arbeiten korrekt ausgeführt wurden. Geht es vor Gericht, dient die Dokumentation unter Umständen sogar als rechtssicherer Beweis. Mängelansprüche oder auftretende Verzögerungen und Zusatzkosten lassen sich mit einer Baudokumentation abwehren oder belegen. Darüber hinaus dient die Dokumentation als Grundlage zur Durchsetzung von Honorar- oder Nachtragsansprüchen.

Doch auch ohne, dass es zu Streitigkeiten oder Haftungsansprüchen kommt, ist eine korrekt geführte Dokumentation nützlich und hilfreich. Sie schafft Objektivität und Transparenz bei den Projektbeteiligten und dient ihnen als gemeinsame Kommunikationsgrundlage. Unklarheiten oder Missverständnisse werden vermieden und ermöglichen ein effektives Baumanagement. Anhand der Unterlagen und Informationen können Arbeitsprozesse und Abläufe überwacht und optimiert werden. Das kann die Bauzeit verkürzen und die Baukosten senken.

Kurz zusammengefasst ist die Baudokumentation aus diesen Gründen wichtig:

• sorgt bei den Projektbeteiligten für Transparenz und Objektivität
• verhindert Missverständnisse
• dokumentiert die Qualität der Bauausführung
• erleichtert das Mängelmanagement
• schafft Rechtssicherheit und dient als Beweismittel bei rechtlichen Auseinandersetzungen
• macht die Baustellenabläufe nachvollziehbar und Baufortschritte sichtbar
• erlaubt die Durchsetzung von Honorar- oder Nachtragsansprüchen
• ermöglicht die Überwachung und Optimierung der Bauprozesse

Was beinhaltet die Baustellendokumentation?

Eine umfassende und vollständige Baustellendokumentation besteht aus einer ganzen Sammlung von Unterlagen und Informationen. Der genaue Umfang kann aber abhängig vom jeweiligen Projekt, den Anforderungen und den Projektbeteiligten unterschiedlich sein.

Unabhängig vom Umfang und dem genauen Inhalten sind die grundsätzlichen Anforderungen an eine gute Baustellendokumentation zunächst aber gleich. Die Dokumentation muss vollständig, fehlerfrei, genau und objektiv sein. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass alle Vorgänge verständlich, strukturiert und klar beschrieben sind, dass sie für Projektbeteiligte oder selbst für Außenstehende nachvollziehbar sind. Eine weitere generelle Anforderung an eine gute Baudokumentation ist der Schutz der Unterlagen vor nachträglichen Veränderungen. Sämtliche Arbeiten an den Dokumenten und Daten müssen in einer Änderungshistorie protokolliert sein.

Was den tatsächlichen Umfang angeht, umfasst eine Baustellendokumentation üblicherweise diese Unterlagen und Informationen:

• generelle Daten der Baustelle
• Auflistung der geplanten Baumaßnahmen (siehe Bauplanung)
• alle für das Bauvorhaben notwendigen Pläne und Skizzen
• Angaben zu Gewerken oder beschäftigten Unternehmen
• Aufstellung der Termine und Fristen für einzelne Bauabschnitte
• Berechnungen der Baukosten
• Genehmigungen und Schriftverkehr mit den Behörden
• Gutachten
• Schriftverkehr zwischen den Bauherren und den ausführenden Unternehmen
• Verträge
• fortlaufendes Protokoll der Baufortschritte in Form von Bautagesberichten beziehungsweise eines Bautagebuchs
• Fotos und Videos vom Baufortschritt und der Bauausführung
• Dokumentation von Schäden oder Mängeln und deren Behebung
• Lieferscheine
• verwendete Materialien
• Dokumentation der Maschinen- und Geräteeinsätze
• Besprechungsprotokolle
• Begehungs-, Übergabe- und Abnahmeprotokolle
• Änderungsprotokolle
• Informationen über besondere Vorkommnisse
• Wetterdaten
• Sicherheitsdokumentationen wie Sicherheitsnachweise oder Unterweisungen
• Nachträge

Welche Vorteile hat die digitale Baudokumentation?

Die Baudokumentation wurde lange Zeit manuell und analog erstellt und gepflegt. Das kann man heute zwar immer noch so machen, ist aber umständlich, zeitintensiv und wenig effektiv. Selbst bei kleineren Projekten müssen täglich große Mengen an Informationen gesammelt, viele Abhängigkeiten berücksichtigt und zahlreiche Dokumente erstellt oder aktualisiert werden. Mit analogen Arbeitsprozessen ist das nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfällig und daher wenig praktikabel. Zudem bereiten händisch erfasste Listen und analog dokumentierte Vorgänge vielfältige Probleme bei der Weiterverarbeitung und Weitergabe der Informationen und Dokumente. Die Daten müssen beispielsweise händisch von der Papierform oder aus einer Tonaufnahme (Diktat) in digitale Listen oder Dokumente übertragen werden. Das Durchsuchen einer analogen Dokumentation in Form einer Papiersammlung nach bestimmten Informationen ist ebenfalls aufwendig und zeitintensiv. Bei großen Bauprojekten ist es ein nahezu unmögliches Unterfangen, die Baustellendokumentation analog und händisch zu führen. Solche Bauprojekte werden heute daher digital dokumentiert.

Eine digitale Baustellendokumentation bietet viele Vorteile. Sie ist effektiv und spart Zeit. Die für die Dokumentation benötigten Informationen können mithilfe von mobilen Geräten direkt auf der Baustelle erfasst und geteilt werden. Beispielsweise lassen sich über das Smartphone oder Tablet Fotos oder Videos aufnehmen, Sprachaufnahmen erstellen, Pläne einscannen oder Notizen eingeben. Die auf diese Art erfassten Informationen stehen den Projektbeteiligten in Echtzeit an jedem Ort zur Verfügung. Das verbessert und beschleunigt die Zusammenarbeit und verbindet die Baustelle nahtlos mit dem Büro. Alle auf der Baustelle tätigen Teams und Unternehmen sind miteinander vernetzt und können auf die für sie wichtigen Baustelleninformationen zugreifen. Auch eine direkte Weitergabe digitaler Baudokumentationen an die Behörden ist möglich.

Die digitale Baustellendokumentation verhindert Papierchaos und Datenverlust. Dokumente werden automatisiert chronologisch geordnet und strukturiert abgelegt. Die benötigten Informationen sind so viel schneller auffindbar. Automatische Sicherungs- und Archivierungsroutinen sorgen dafür, dass keine Informationen verloren gehen. In der Cloud gesicherte Daten sind vor äußeren physischen Einflüssen wie Feuer oder Wasser geschützt. Die digitalen Dokumente sind zudem sicher vor Manipulationen oder nachträglichen Veränderungen. Das macht sie beweisfest und trägt zur Rechtssicherheit der Dokumentation bei. Zudem werden durch die digitalisierten Prozesse menschliche Fehler, beispielsweise bei der Dateneingabe, deutlich reduziert. Die Dokumentation wird zuverlässiger und konsistenter.

Wie ist der Ablauf einer Baudokumentation?

Der Ablauf einer Baudokumentation folgt einem strukturierten Schema. Viele Arbeitsschritte wiederholen sich regelmäßig, oft sogar täglich. Zu Beginn steht die Vorbereitung der Baustellendokumentation. In dieser Vorbereitungsphase wird festgelegt, welche Inhalte dokumentiert werden sollen und wer jeweils dafür verantwortlich ist. Die zu verwendenden Dokumentationstools, -methoden und -vorlagen werden ebenfalls in dieser Phase ausgewählt.

Im nächsten Schritt, noch bevor die regelmäßigen Dokumentationstätigkeiten starten, werden die bereits vorhandenen Projektunterlagen zusammengetragen. Sie bilden eine Art Grundstock für die Dokumentation.

Sind die vorbereitenden Arbeiten erledigt, starten die wiederkehrenden Dokumentationstätigkeiten. Im Mittelpunkt steht die tägliche Erfassung aller für die Dokumentation relevanten Informationen. Das geschieht meist direkt auf der Baustelle. Es wird ein Bautagebuch mit täglichen Eintragungen geführt. Dieses Bautagebuch enthält beispielsweise den bildlich dokumentierten Baufortschritt und die schriftlichen Informationen über sämtliche ausgeführten Arbeiten oder eingesetzte Maschinen. Besondere Vorkommnisse oder Ereignisse, wie Extremwetter, Unfälle oder Liefer- und Arbeitsverzögerungen, werden ebenfalls festgehalten. Ein weiteres wichtiges Element des Dokumentationsablaufs ist die Erfassung von möglichen Mängeln. Sie sind direkt nach dem Erkennen zu dokumentieren und werden in Form von Mängelberichten den für die Behebung zuständigen Stellen zugewiesen. Das Protokollieren von Besprechungen und die Bereitstellung der Besprechungsprotokolle sind ebenfalls regelmäßige Dokumentationstätigkeiten.

Alle erfassten Eingaben werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft, durch die autorisierten Stellen freigegeben und in einem Dokumentenmanagementsystem gesammelt, organisiert und für die Projektbeteiligten zugänglich gemacht. Die Dokumente werden regelmäßig gesichert und unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert.

Ist ein Bauprojekt beendet, folgt eine Abschlussdokumentation. Sie enthält die finalen Dokumente und Abschlussberichte mit allen finalen Informationen und Nachweisen. Auch diese Abschlussdokumentation muss zur rechtlichen Absicherung archiviert werden.

Den Abschluss des Dokumentationsablaufs bildet die Nachbereitung. In dieser Phase werden die durchgeführten Dokumentationstätigkeiten und -prozesse hinsichtlich verschiedener Aspekte wie Effizienz oder Fehleranfälligkeit analysiert. Diese Analysen und die Rückmeldungen der Projektbeteiligten tragen dazu bei, die Dokumentationsprozesse in zukünftigen Bauprojekten zu optimieren.

Existiert eine Pflicht zur Baustellendokumentation?

Eine generelle gesetzliche Pflicht zur Baustellendokumentation existiert weder in Deutschland noch innerhalb der Europäischen Union. Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sind keine grundsätzlichen Dokumentationspflichten vorgesehen. Allerdings gibt es einige länder- oder projektspezifische Vorgaben, aus denen sich Dokumentationspflichten ergeben können.

In Deutschland beispielsweise verpflichtet die HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) zum Führen eines Bautagebuchs. Gemäß der Leistungsphase 8 (Objektüberwachung – siehe auch Bauüberwachung) ist das Führen eines Bautagebuchs eine Grundleistung. Sie macht die Dokumentation sämtlicher Arbeits- und Entwicklungsphasen auf einer Baustelle zur Pflicht. Wird dieser Pflicht nicht nachgekommen, kann das eine Honorarminderung zur Folge haben. Weitere in Deutschland geltende gesetzliche oder vertragliche Grundlagen für das Führen einer Baudokumentation sind die Landesbauordnungen und die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB).

In Österreich gibt es die sogenannte ÖNORM B 2110. Sie dient vor allem bei größeren Bauvorhaben häufig als eine vertragliche Grundlage. Diese Norm sieht unter anderem vor, dass eine Dokumentation angelegt wird.

Und auch in der Schweiz gibt es Vorgaben, die eine Pflicht zur Baudokumentation bedingen. Liegt Bauverträgen beispielsweise die Ordnung SIA 102 zugrunde, entstehen gemäß den gesonderten Vereinbarungen Dokumentationspflichten.

Darüber hinaus können freiwillig vereinbarte Verpflichtungen zwischen den Vertragspartnern eines Bauvorhabens Grundlage für eine zu führende Baustellendokumentation sein.

Selbst wenn keine expliziten Dokumentationspflichten bestehen, sollten sich die an einem Bauprojekt beteiligten Parteien darüber im Klaren sein, dass eine solche Dokumentation im Interesse aller ist. Sie hält den Baufortschritt fest und macht die Vorgänge auf einer Baustelle transparent. Zudem dient sie als Beweismittel bei Streitigkeiten, beispielsweise bei Mängeln oder Schäden.

Funktionen moderner Baustellendokumentation-Software

Der Einsatz von Software erleichtert das Erstellen und Führen der digitalen Baustellendokumentation deutlich. Mit dem richtigen Produkt lassen sich alle wichtigen Informationen für die Dokumentation wie die täglichen Baufortschritte im Handumdrehen erfassen, ablegen und teilen. Digitale Lösungen sorgen für mehr Effizienz in der Baudokumentation und eine rechtssichere Aufbewahrung aller wichtigen Dokumente und Daten.

Typische Leistungsmerkmale moderner Software für die Baudokumentation sind die ortsunabhängige, mobile Erfassung der Daten und Informationen mithilfe von Smartphones, Tablets und Apps, die Multimediatauglichkeit der Dokumentation mit Fotos, Videos oder Audionotizen, digitale Unterschriften- und Freigabeprozesse, die automatische Synchronisation und rechtssichere Speicherung aller Daten und ein zentrales, für alle Beteiligte verfügbares Ablagesystem.

Die Baustellenmanagement– und -dokumentationssoftware RIB Site wurde speziell für die Dokumentationsanforderungen in der Baubranche entwickelt. Sie eignet sich gleichermaßen für Projektmanager, Bauleiter und Auftragnehmer und sorgt dafür, dass die jeweils erforderlichen Baustelleninformationen zur richtigen Zeit den richtigen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

RIB Site bringt die RIB-Plattform auf die Baustelle und verbindet die Abläufe auf der Baustelle mit dem Büro. Die umfassende technische Sicht auf alle Geschehnisse auf der Baustelle fördert die nahtlose Zusammenarbeit der Projektbeteiligten und hebt die Kommunikation und Koordination des Bauprojekts auf ein neues Level.

Für die Organisation sämtlicher Dokumente, Prozesse und Informationen stellt Ihnen RIB Site eine ganze Reihe an Funktionen zur Verfügung. Zentrale Features der Software sind:

• Das digitale Bautagebuch für eine schnelle, präzise, lückenlose und beweissichere Dokumentation des Baufortschritts. Alle Informationen werden automatisch synchronisiert und stehen den Projektbeteiligten über die RIB Plattform in Echtzeit zur Verfügung.
• Das digitale Mängelmanagement für die termin- und fristgerechte Erfassung und Behebung von Mängeln oder Bauschäden. Die erfassten Mängel lassen sich mit wenigen Klicks delegieren. Ihre Behebung kann mühelos nachverfolgt werden. Die durchgängige Dokumentation sorgt für die Beweissicherheit im Mängelmanagement.
• Die digitale Planverwaltung für die transparente, lückenlose Dokumentation der Planstände und den automatischen Planvergleich. So sind auf der Baustelle stets die aktuellen Pläne verfügbar. Digitale Prüf- und Genehmigungsprozesse ermöglichen deren Online-Überprüfung und -Freigabe.
• Die digitale Bauprojektakte für die sichere Organisation aller relevanten Projektdaten wie Unterlagen, Protokolle, Fotos oder Pläne in einem flexiblen Ablagesystem. Die Projektbeteiligten können Dokumente per Drag-and-Drop hochladen und sie anderen in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung stellen. Eine intelligente Volltextsuche erlaubt das schnelle Finden der benötigten Informationen.

Daten und Informationen für die Baudokumentation lassen sich mit RIB Site intuitiv und einfach direkt vor Ort über Mobilgeräte eingeben. RIB Site arbeitet nicht isoliert, sondern ist integraler Bestandteil der RIB-Unternehmensplattfom. Die Informationen werden nach einem einheitlichen Schema auf einer einzigen Plattform erfasst.

Möchten Sie mehr über die Baustellendokumentation-Software RIB Site erfahren, zögern Sie nicht und vereinbaren Sie jetzt einen Termin für eine persönliche Produktdemo. Sie erhalten ausführliche Einblicke in den Funktionsumfang von RIB Site und erfahren, wie Sie die Software für Ihre Baudokumentation effektiv und gewinnbringend einsetzen.

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