Mängelmanagement im Bauwesen: Prozesse, Pflichten & digitale Lösungen

Auf einer Baustelle wird oft an mehreren Gewerken gleichzeitig gearbeitet. Viele Abläufe greifen ineinander und sind voneinander abhängig. Dabei kann einiges schiefgehen. Mangelhafte Kommunikation oder Koordinations-, Planungs-, Ausführungs- oder Materialfehler können allerlei Mängel verursachen. Solche Mängel lassen sich bei keinem Bauprojekt ausschließen. Je größer und komplexer ein Bauvorhaben ist, desto mehr Mängel treten in der Regel auf. Baumängel gefährden aber den Erfolg eines Bauprojekts und haben unter Umständen gravierende Folgen. Neben der Beeinträchtigung der Funktion, Nutzung oder Sicherheit eines Objekts entstehen eventuell Haftungs- oder Schadensersatzansprüche. Mängel sollten daher so früh wie möglich erkannt und behoben werden. An dieser Stelle kommt das Baumängelmanagement ins Spiel. Es stellt sicher, dass das Bauvorhaben in der gewünschten Qualität ausgeführt und möglichst mängelfrei abgeschlossen werden kann.

Im folgenden Beitrag erklären wir Ihnen, was Mängelmanagement im Bauwesen ist, warum es so wichtig ist und was die rechtlichen Grundlagen dafür sind. Darüber hinaus stellen wir die Prozessschritte des Mängelmanagements vor, nennen die wichtigsten Vorteile des digitalen Mängelmanagements und zeigen, in welcher Form Sie Software wie RIB Site beim digitalen Mängelmanagement unterstützt.

Was ist Mängelmanagement am Bau?

Das Mängelmanagement am Bau umfasst das strukturierte und systematische Erkennen, Erfassen, Dokumentieren, Bewerten und Beseitigen von Baumängeln. Ziel ist es, die Qualität zu sichern, Verzögerungen oder Folgeschäden zu verhindern und rechtliche Ansprüche durchzusetzen.

Um die Aufgaben und Inhalte des Baummängelmanagements besser zu verstehen, ist es zunächst notwendig zu wissen, was eigentlich ein Mangel ist. Unter baurechtlicher Betrachtung ist ein Mangel eine Abweichung des Ist-Zustands vom Soll-Zustand. Ein Mangel liegt also vor, wenn die Eigenschaften eines Bauwerks nicht den vertraglich festgelegten Eigenschaften oder den technischen Vorgaben beziehungsweise den gängigen Standards und Normen entsprechen. Haben Baumängel weitere Schäden zur Folge, werden diese als Mangelfolgeschäden bezeichnet.

Grundsätzlich lassen sich verschiedene Arten und Kategorien von Baumängeln unterscheiden. Beispielsweise können sie nach Sichtbarkeit (offensichtlich oder versteckt), Schweregrad (geringfügig oder erheblich) oder Ursache (Planungsfehler, Ausführungsfehler oder Materialfehler) eingeteilt werden. Was die Ursachen der Mängel angeht, entstehen diese in der Regel nicht vorsätzlich, sondern sind beispielsweise Folgen menschlicher Fehler. Fehler müssen aber nicht zwangsläufig zu Baumängeln führen. Entstehen allerdings Mängel, können nicht nur die Behebung oder Nachbesserung der Mängel, sondern unter Umständen auch die Beseitigung der Mängelursachen, zum Beispiel eine geänderte Bauplanung, eingefordert werden. Je nach Mängeltyp sind unterschiedliche Behandlungsprozesse erforderlich.

Unter das Baumängelmanagement fallen alle Aktivitäten, die dafür notwendig sind, sicherzustellen, dass die Arbeiten und Gewerke in der vertraglich vereinbarten Qualität ausgeführt werden. So können Sicherheitsrisiken oder spätere Bauschäden vermieden und das Risiko für rechtliche Auseinandersetzungen oder kostspielige Nacharbeiten minimiert werden. Die Verantwortung für das Baumängelmanagement tragen alle, die für eine mängelfreie Übergabe eines Bauprojekts haften.

Warum ist Mängelmanagement wichtig?

Das Management von Baumängeln ist eine zentrale und unverzichtbare Aufgabe. Es stellt sicher, dass die Arbeiten und Gewerke eines Bauprojekts in der vertraglich vereinbarten Qualität ausgeführt werden. Dank des Mängelmanagements können Mängel frühzeitig erkannt, dokumentiert und behoben werden. So lassen sich Sicherheitsrisiken oder Folgeschäden vermeiden. Auch das Risiko für rechtliche Auseinandersetzungen oder kostspielige Nacharbeiten wird minimiert.

Ein effektives Mängelmanagement trägt zudem zur Einhaltung von Terminen und Kosten bei, denn Bauleistungen werden von den Auftraggebern oder den Bauherren nur abgenommen, wenn sie mängelfrei sind. Erfolgt aufgrund von Mängeln keine Abnahme, führt dies unweigerlich zu Verzögerungen und zusätzlichen Baukosten.

Durch eine lückenlose Nachverfolgung von Mängeln schafft das Mängelmanagement Transparenz, reduziert Kommunikationsfehler und unterstützt eine rechtssichere Abwicklung von Ansprüchen wie Gewährleistungs- oder Schadensersatzansprüchen. Darüber hinaus ist das Mängelmanagement eine Grundvoraussetzung für die Wahrung der vertraglich vereinbarten Entlohnungsansprüche.

Kurz zusammengefasst lässt sich festhalten, dass das Baumängelmanagement für Ordnung, Qualität, Verlässlichkeit und Rechtssicherheit am Bau sorgt. Das sind die Voraussetzungen für erfolgreiche Bauprojekte und zufriedene Auftraggeber und Auftragnehmer.

Was sind die rechtlichen Grundlagen des Mängelmanagements?

Im Wesentlichen gibt es für das Mängelmanagement in Deutschland zwei rechtliche Grundlagen. Diese Rechtsgrundlagen sind das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B (VOB/B). Das BGB regelt als deutsches Zivilgesetzbuch den grundsätzlichen rechtlichen Umgang mit Mängeln. Die VOB/B beschreibt spezifischere Regelungen im Umgang mit Baumängeln.

Für die rechtlichen Grundlagen des Mängelmanagements sind vor allem die §§ 633-640 BGB von Relevanz. Darüber hinaus sind der § 631 BGB und der § 650a BGB von Bedeutung. Im § 631 BGB sind die vertragstypischen Pflichten bei Werkverträgen geregelt. Die speziellen Regelungen für Bauverträge nennt der § 650a BGB.

Nach § 633 BGB muss der Unternehmer dem Besteller das Werk frei von Rechts- und Sachmängeln zur Verfügung stellen. Im § 633 BGB ist unter anderem beschrieben, wann ein Werk als frei von Sachmängeln betrachtet werden kann. Ein Sachmangel liegt dann vor, wenn das Werk nicht der vertraglich festgelegten Beschaffenheit entspricht. Das bedeutet aber auch, dass, wenn vertraglich keine Beschaffenheit vereinbart wurde, das Werk dann frei von Sachmängeln ist.

§ 634a BGB legt eine Verjährungsfrist für Mängelansprüche von fünf Jahren fest. Die Frist kann sich bei einem arglistigen Verschweigen von Mängeln auf bis zu zehn Jahre verlängern. Weitere relevante Paragrafen für das Management von Mängeln sind § 635 (Nacherfüllung), § 636 (Besondere Bestimmungen für Rücktritt und Schadensersatz), § 637 (Selbstvornahme), § 638 (Minderung), § 639 (Haftungsausschluss) und § 640 (Abnahme).

Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B nimmt im Vergleich zum Bürgerlichen Gesetzbuch detaillierteren Bezug auf die bauspezifische Mängelregulierung. Mit ihr lassen sich die vertraglichen Beziehungen bei Bauprojekten zwischen den Auftraggebern und den Auftragnehmern regeln. Grundsätzlich basiert aber auch die VOB/B auf dem BGB. In Detailfragen gibt es aber durchaus Unterschiede. Den Vertragspartnern ist freigestellt, welche Regelung sie für die Vertragsgestaltung von Bauprojekten wählen. Für das Mängelmanagement von Relevanz sind unter anderem diese beiden Paragrafen der VOB/B:

• § 4 VOB/B Ausführung
• § 13 VOB/B Mängelansprüche

In § 4 VOB/B ist ausgeführt, wie ein Auftraggeber die Leistungen auszuführen hat. Sie müssen den anerkannten Regeln der Technik entsprechen und die erforderlichen Vorschriften und Normen einhalten.  § 13 VOB/B regelt die Mängelansprüche und legt beispielsweise eine Verjährungsfrist von vier Jahren für Ansprüche fest. Hier unterscheidet sich die VOB/B vom Bürgerlichen Gesetzbuch, das eine Frist von fünf Jahren vorsieht. Auch Nacherfüllung, Schadensersatz und Selbstvornahme sind über den § 13 VOB/B geregelt.  

Neben dem BGB und der VOB/B ist in Bezug auf die rechtlichen Grundlagen des Mängelmanagements auch noch VOB/C erwähnenswert. Sie beinhaltet die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen (ATV), die in Form von DIN-Normen geregelt sind.

Was ist der Prozess des Mängelmanagements?

Das Management von Baumängeln folgt einem systematischen und klar strukturierten Ablauf. Der Prozess setzt sich aus mehreren Einzelschritten zusammen. Die Hauptschritte dieses Prozesses sind:

• Mängelerkennung
• Mängeldokumentation
• Mängelmeldung
• Mängelbewertung
• Mängelbeseitigung
• Nachverfolgung und Kontrolle:
• gegebenenfalls rechtliche Schritte (falls nötig)

Die Erkennung der Mängel erfolgt im Rahmen von Abnahmen, Sichtprüfungen, Gutachten oder Funktionstests. Sie werden von den Bauleitern, Bauherren, Gutachtern oder Nutzern durchgeführt. Ist ein Mangel erkannt, muss er beschrieben und dokumentiert werden. Die Beschreibungen enthalten genaue Angaben zur Art und zum Auftreten des Mangels (zum Beispiel Ort oder Zeitpunkt der Entdeckung) und werden in Form von Protokollen, Messwerten und Fotos festgehalten. Ist ein Mangel beschrieben und dokumentiert, wird er, falls mit der offiziellen Erfassung noch nicht geschehen, an den zuständigen Auftragnehmer gemeldet.

Anschließend findet eine Bewertung des Mangels hinsichtlich seiner Auswirkungen auf Qualität, Funktion, Sicherheit oder Bauzeit und Kosten statt. Die erkannten Mängel lassen sich dann gemäß ihrer Kritikalität priorisieren.

Entsprechend dieser Priorisierung wird die Mängelbeseitigung in die Wege geleitet. Die hierfür erforderlichen Maßnahmen müssen in Abstimmung mit den beteiligten Parteien geplant und umgesetzt werden. Grundlage hierfür ist eine Analyse, warum ein bestimmter Mangel aufgetreten ist. Handelt es sich beispielsweise um Materialfehler, Planungsfehler oder Ausführungsfehler. Entsprechend dieser Analyse kann ein konkreter Maßnahmenplan zur Behebung der Fehler und Beseitigung der Mängel entwickelt werden. Ergebnis sind zum Beispiel Nachbesserungen oder der Austausch mangelhafter Leistungen.

Der Fortschritt der Mängelbehebung wird nachverfolgt. Durch diese Nachverfolgung und durch Kontrollen lässt sich sicherstellen, dass die gemeldeten Mängel vollständig und fachgerecht behoben wurden und die getroffenen Maßnahmen tatsächlich wirksam sind. Die Dokumentation der Mängelbeseitigung sorgt dafür, dass den beteiligten Parteien die erforderlichen Nachweise zur Verfügung stehen.

Werden gemeldete Mängel nicht wie gewünscht behoben oder gibt es hinsichtlich der Mängelbeseitigung Unstimmigkeiten zwischen den Auftraggebern und Auftragnehmern, schließen sich gegebenenfalls rechtliche Schritte an. Dadurch können beispielsweise Ansprüche auf Schadensersatz, Honorarminderung oder Kostenersatz bei Selbstvornahme durchgesetzt werden.

Was sind die Vorteile von digitalem Mängelmanagement?

Lange Zeit basierte das Mängelmanagement am Bau auf analogen Erfassungsvorgängen und Dokumentationen in Papierform. Und auch heute werden viele Baumängel oft noch handschriftlich dokumentiert. Je größer ein Bauprojekt ist, desto weniger praktikabel ist aber eine solche Lösung. Schnell können sich viele Aktenordner mit den Beschreibungen und Protokollen zur Mängelbeseitigung füllen. Für die Beteiligten ist es kaum noch möglich, den Überblick über alle Vorgänge zu behalten. Die Folge sind ineffiziente Mängelmanagementprozesse, hoher Zeit- und Personalaufwand und Fehler in der Mängelbehebung. Aus diesen unübersichtlichen Situationen entstehen zusätzliche Kosten oder sogar gerichtliche Auseinandersetzungen. Das kann mit einem digitalen Baumanagement sowie Mängelmanagement vermieden werden.

Digitales Mängelmanagement bietet viele Vorteile. Es erleichtert und strukturiert zahlreiche Arbeitsvorgänge. Digitale und mobile Technologien unterstützen alle Prozessschritte wie die Erfassung, Dokumentation, Bewertung, Beseitigung oder Nachverfolgung von Baumängeln. Beispielsweise können mit Mobilgeräten wie Smartphones oder Tablets und Apps die erkannten Mängel direkt auf der Baustelle erfasst und dokumentiert werden. Die digitalen Prozesse verbinden die Baustelle mit dem Büro und mit allen Prozessbeteiligten. Erfasste Mängelinformationen stehen den Beteiligten direkt überall zur Verfügung und können bequem vom Büro aus oder mobil abgerufen und bearbeitet werden. Das fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Projekt. Von der Mängelerfassung über die Mängelzuweisung bis zur Mängelbehebung lässt sich alles über digitale Prozesse abwickeln und nachverfolgen. So werden die für die Mängelbeseitigung Verantwortlichen beispielsweise automatisch informiert und Statusmeldungen zur Mängelbehebung automatisch verteilt.

In Stichpunkten zusammengefasst bietet digitales Mängelmanagement diese Vorteile:

• effiziente, transparente und fehlerfreie Mängelmanagementprozesse
• schnellere Erfassung, Bearbeitung und Behebung von Mängeln
• bequeme Erfassung und Dokumentation direkt auf der Baustelle (verbindet die Baustelle mit dem Büro)
• Bereitstellung und Kommunikation aller notwendigen Informationen in Echtzeit
• Erstellung von Mängelberichten und Mängellisten auf Knopfdruck
• fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Projekt
• automatisiert digitale Prozessabläufe und ermöglicht für alle Beteiligte ein bequemes Status-Tracking
• systematische Aufzeichnung aller mängelbezogenen Aktivitäten und strukturierte Ablage aller Informationen inklusive zum Beispiel Fotos oder GPS-Daten
• lückenlose, beweis- und gerichtssichere Protokolle
• verbesserte Datensicherheit durch eine sichere und verschlüsselte Speicherung der Daten
• digitale Analysemöglichkeiten zur Ursachenforschung und Qualitätsverbesserung beispielsweise bei wiederkehrenden Mängeln
• nahtlose Integration in das Bauprojektmanagement
• spart Zeit und Kosten und erleichtert die plan- und fristgerechte Übergabe an den Bauherrn

Welche Software unterstützt beim digitalen Mängelmanagement?

Unsere speziell für die Anforderungen der Baubranche entwickelte Software RIB Site unterstützt Sie beim digitalen Mängelmanagement. Sie ist für Projektmanager, Bauleiter und Auftragnehmer gleichermaßen geeignet und fördert die nahtlose Zusammenarbeit auf der Baustelle. Die Software fungiert als eine umfassende, mobile Schaltzentrale für das Baustellenmanagement und die Baustellenkoordination. Durch ein professionelles Baustellenmanagement lassen sich Mängel vermeiden oder frühzeitig erkennen. Sind Mängel entstanden, unterstützt Sie RIB Site bei der Erfassung, Dokumentation, Behebung und Nachverfolgung.

Denn neben Bautagebuch, Planverwaltung und digitaler Bauprojektakte bietet die Software ein umfangreiches digitales Mängelmanagement. Es umfasst ein Ereignismanagement für Mängel, mit dem sich diese fristgerecht erfassen und kommunizieren lassen. Die Mängel können mobil auf der Baustelle erfasst, per Klick delegiert und der Stand der Arbeiten in Echtzeit nachverfolgt werden. Eine lückenlose Baudokumentation aller Vorgänge in RIB Site sorgt für die Beweissicherheit beim Mängelmanagement. Der cloudbasierte Projektraum hält alle relevanten Informationen, Dokumente, Pläne, Berichte, Protokolle und Aufgaben für die Projektpartner oder Subunternehmer bereit.

RIB Site lässt sich problemlos mit der Baumanagement-Software RIB 4.0, der integrierten und prozessorientierten Unternehmensplattform für Bau, Industrie und Immobilienwirtschaft, verknüpfen. Über diese Integration in RIB 4.0 können dann auch die Abrechnungen und die Prüfungen der Mängel erfolgen.

Möchten Sie mehr über digitales Baumängelmanagement mit RIB Site und die Integrationsmöglichkeiten in RIB 4.0 erfahren, nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin für eine persönliche Produktdemo!

Gerne gewähren wir Ihnen ausführliche Einblicke in den Funktionsumfang unserer Softwarelösungen RIB Site und RIB 4.0 und erklären, wie auch Ihr Bauprojekt von digitalem Mängelmanagement profitiert.

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