24 September, 2024
14 Minuten Lesezeit
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Die E-Rechnung am Bau – was Sie wissen müssen
Inhalt
Die E-Rechnung kommt und ebnet den Weg zu besseren Abrechnungsverfahren in Planung und Bau. Ein Überblick über die Neuerungen und wie Sie RIB Bausoftware auf diesem Weg begleitet.
Ab 2025 kommt die E-Rechnungspflicht
Seit Ende 2020 ist sie bereits verpflichtender Standard für Rechnungsstellungen bei öffentlichen Auftraggebern, ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung (mit Übergangsregelungen s.u.) allgemein verpflichtend für den inländischen Zahlungsverkehr zwischen B2B-Unternehmen.
Somit gilt die E-Rechnungspflicht auch für Planungsbüros, Freiberufler, Baufirmen und kommerzielle Bauherren. Nur Rechnungen an Endverbraucher (B2C z.B. private Bauherren) dürfen weiterhin als PDF oder in Papierform gestellt werden. Diese Änderungen sind Teil der Maßnahmen zur Digitalisierung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (EU-Richtlinie 2014/55).
Fristen bei der Einführung der E-Rechnung
Bis Ende 2024
E-Rechnung ist verpflichtender Standard für Rechnungsstellungen bei öffentlichen Auftraggebern. E-Rechnung zwischen inländischen B2B Unternehmen ist freigestellt.
Ab 01.01.2025
Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung für inländische B2B-Unternehmen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein Versand als E-Rechnung ist freigestellt.
Ab 01.01.2027
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für inländische Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 EUR.
Ab 01.01. 2028
Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung sind zwingend von allen inländischen B2B-Unternehmen einzuhalten.
RIB iTWO und RIB 4.0: Die E-Rechnung ist an Bord
Selbstverständlich unterstützt RIB Software die gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungserstellung sowie den Rechnungsempfang (Vgl. BMF-Schreiben) ebenso wie die Anforderungen an eine weitergehende Digitalisierung der Geschäftsprozesse.
E-Rechnung bei RIB iTWO
Bereits seit November 2020 unterstützt RIB iTWO die Erstellung und den Empfang einer XRechnung im *.ubl-Format (siehe unten FAQ).
Export der XRechnung
Im Exportdialog der Abrechnung/Prüfrechnung kann zwischen den registrierten Formaten und Versionen ausgewählt werden. Dabei werden je nach gewähltem Format/Version die mit Freigegeben gekennzeichneten und für das Format zulässigen Dokumente als Anlagen aufgelistet und beim Export eingebettet. Außerdem besteht je nach Format die optionale Möglichkeit, eine X89, X89b oder RIBX89 als Positionsliste dem XRechnungsexport anzufügen. Für die Prüfung der erzeugten XRechnungen auf Einhaltung der Syntax und Geschäftsregeln der XRechnung setzen wir im Gesamtprozess ein externes Prüftool der Koordinierungsstelle für iT-Standards (KoSIT) ein.
Import der XRechnung
Beim Import einer XRechnung wird eine Abrechnung/Prüfrechnung entsprechend der ausgelesenen Daten angelegt. Allerdings enthält die XRechnung im Regelfall nur rechnungsrelevante Kopfdaten, aber keine Rechnungs-Mengen auf Positionsebene. Falls eine X89-Datei oder eine X89b-Datei in der XRechnung eingebettet ist, werden diese Daten ebenfalls im Rahmen des Importes verarbeitet. Nicht vorhandene und notwendige Daten werden ggf. per Dialog abgefragt.
Soll eine Rechnungsprüfung auf Basis von Aufmaßen durchgeführt werden, ist es weiterhin notwendig, dass der Auftragnehmer zusätzlich eine Aufmaßdatei im Format X31 oder DA11 zur Verfügung stellt. Die komplett in der XRechnung enthaltenen Daten können über die in RIB iTWO integrierte Dokumentenvorschau einer XRechnung dargestellt bzw. visualisiert werden.
Erweiterte Daten über konfigurierbare Merkmale
Aufgrund der diversen Anforderungen von Auftraggebern an Informationen in der XRechnung, die primär nicht vorgehalten werden, gibt es ein erweitertes Exportkonzept in RIB iTWO für die XRechnung auf Basis von konfigurierten Merkmalen. Hierfür ist es möglich, für ausgewählte Felder entsprechende, konfigurierte Merkmale in den Projekten zu definieren. Beispiel: Über das konfigurierte Merkmal „Lieferzeitpunkt“ kann das XRechnungsfeld BT-72 gefüllt werden.
Besonderheiten beim Austausch mit der Deutschen Bahn AG
Für den Datenaustausch mit der Deutschen Bahn AG gibt es Besonderheiten, die mit RIB iTWO vollumfänglich abgedeckt werden. Neben den allgemeingültigen Pflichtfeldern der XRechnung wurden folgende Felder zusätzlich definiert:
- Bestellnummer
- Zuordnung auf das Kreditorenkonto des Auftragnehmers
- Zuordnung der Positionen auf die Bestellpositon (Optimierte Bauabrechnung der DB)
- Verarbeitung der in der XRechnung eingebetteten Buchungsliste
E-Rechnung für Österreich
Für den elektronischen Austausch von Rechnungen in Projekten mit dem Projektmodus „Österreich“ steht in RIB iTWO der Export der Rechnungsdaten als E-Rechnung nach der Definition von ebInterface zur Verfügung.
ebInterface ist der österreichische Standard für die E-Rechnung. Der maschinenlesbare, elektronische Standard auf Basis XML ermöglicht die vollautomatische Rechnungserstellung bzw. den vollautomatischen Rechnungseingang („strukturierte E-Rechnung“). Der Standard wird von AUSTRIAPRO im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich entwickelt und vom Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort gefördert.
Seit 15.5.2020 ist Version 6.0 verfügbar, die die Anforderungen aus der Europäischen Norm EN 16931-1 erfüllt. Der Export der E-Rechnung steht nach der Definition von ebInterface V6.0 zur Verfügung.
Weitere Entwicklungen in RIB iTWO:
- Relevante Fortschreibungen im Rahmen der XRechnung werden nur in RIB iTWO Versionen eingepflegt, die sich im offiziellen Wartungszyklus befinden.
- Der Import und Export einer elektronischen Rechnung im Format ZUGFeRD ist in RIB iTWO bislang nicht vorgesehen.
E-Rechnung bei RIB 4.0
RIB 4.0 unterstützt als integrierte Unternehmenslösung die gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungserstellung sowie den Rechnungsempfang in Deutschland.
- Bereits seit November 2020 unterstützt RIB 4.0 die Erstellung einer XRechnung im *.ubl-Format. Dies betrifft rechnungsrelevante Kopfdaten und ist im Prozess CC (Construction Contract) enthalten.
- Bereits seit November 2020 unterstützt RIB 4.0 den Import einer xRechnung im *.ubl-Format. Dies betrifft rechnungsrelevante Kopfdaten und ist im Prozess RE (Rechnungseingang) enthalten.
- Import einer elektronischen Rechnung nach dem Format ZUGFeRD.
Zum 01.01.2025 wird in RIB 4.0 ergänzend die Mindestanforderung für den Import von ZUGFeRD-Formaten umgesetzt. Die nutzbare Funktionalität wird mit RIB 4.0 Version 24.3.1 zur Verfügung gestellt. Das Format ZUGFeRD wird ausschließlich für den Rechnungsimport zur Verfügung stehen. ZUGFeRD bietet in einem hybriden Format neben strukturierten XML-Daten auch ein lesbares PDF – s.u. FAQ. - Integration RIB Finance
Für RIB Finance ist keine Implementierung der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen vorgesehen, da diese Prozesse direkt in den entsprechenden Prozessen der RIB 4.0-Plattform abgebildet werden.
Weitere Entwicklungen in RIB 4.0:
- Einbettung verschiedener Dateianhänge beim Import bzw. der Erstellung der elektronischen Rechnung (Erweiterung von Wizard-Dialogen/Workflows).
- Verarbeitung der enthaltenen Dokumente beim Import der elektronischen Rechnung sowie Ablage in der Dokumentenverwaltung.
- Integration eines Viewers, für die Visualisierung strukturierter Daten der xRechnungen.
- In Abhängigkeit der weiteren gesetzlichen Rahmenbedingungen, spezifischer regionaler Anforderungen werden weitere Entwicklungen folgen, auch im Hinblick auf die „Access Point Provider“.
Ausgangsrechung in RIB 4.0 mit PDF View
Beim Thema E-Rechnung engagiert sich RIB in den einschlägigen Arbeitskreisen. So fließen stets die neuesten Entwicklungen in unsere technischen ERP-Systeme ein und stehen hier wie auch im Zusammenspiel mit Partnerlösungen (z.B. OCR-Systeme im Rechnungseingang) aktuell zur Verfügung. – Übrigens stellt RIB eine kostenfreie Möglichkeit für die Validierung und Visualisierung einer XRechnung bereit. Diese finden Sie online unter: XRechnung – RIB Software.
E-Rechnung als Chance, Abläufe zu hinterfragen
Das Thema E-Rechnung mag Anlass sein, den Gesamtprozess zu überdenken: Die Digitalisierung der Rechnungsstellung ermöglicht die weitergehende Automatisierung von Routineaufgaben, die Verbesserung der Datenverfügbarkeit und -analyse sowie die Steigerung der Effizienz in den technisch-kaufmännischen Prozessen Ihres Unternehmens.
Wie digital ist Ihr Rechnungseingang und Ihr Rechnungsausgangworkflow? Kann Ihre Software mit E-Rechnungsformaten arbeiten? Stellen Sie mittelfristig sicher, dass der gesamte Prozess papierlos funktioniert: vom Rechnungseingang bzw. von der Rechnungsstellung über den Freigabeprozess und die Zahlung bis hin zur Archivierung.
Wieviel Potenzial in automatisierten Abläufen bei Rechnungen und Lieferscheinen stecken kann zeigt unser Blogbeitrag KI in der Rechnungsprüfung des Baubetriebs. Unsere Empfehlung lautet daher, Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, wir beraten Sie!
Prozesse vereinfachen und optimieren, Kosten senken und gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck reduzieren? Mit einer modernen, prozessorientierten Bausoftware wie RIB iTWO oder der Baumanagement Lösung RIB 4.0 können Unternehmen eine klare digitale Projekt- und Auftragsabwicklung von A bis Z aufsetzen. Gerne beraten wir Sie im persönlichen Gespräch!
Mehr Informationen und Hinweise zum Thema E-Rechnung und XRechnung:
- Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
- FAQ des Bundes zur Baurechnung
- Merkblatt der Offensive Mittelstand
FAQ / Glossar
„E-Rechnung“ ist ein Überbegriff für ein digitales Rechnungswesen nach EU-Richtlinie 2014/55: Sie ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und digital weiterverarbeitet werden kann. Das ermöglicht einen nahtlosen digitalen Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Begleichung der Rechnungsbeträge. Hier liegt der Unterschied zum gängigen PDF-Format, bei dem es sich um eine digitale und visuell repräsentierte Rechnung handelt, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Die E-Rechnung als Überbegriff ist eine elektronische Rechnung nach EU-Norm und bezeichnet ein digital strukturiertes Rechnungformat nach DIN EN 16931, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält maschinenlesbare Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglichen.
XRechnung nennt sich die nationale Ausgestaltung des E-Rechnung Standards in Deutschland. Das XML-basierte Standardformat für E-Rechnungen wird zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen verwendet. Es entspricht den europäischen Normen und ist maschinenlesbar, wodurch es eine standardisierte und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht, die den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten wie der oben genannten XRechnung kombiniert. Da es sowohl visuell lesbare als auch rein maschinenlesbare Informationen enthält, ist es besonders benutzerfreundlich. Das ZUGFeRD 2.2.0 in der Ausprägung Profil XRECHNUNG erfüllt auch die Anforderungen von Rechnungen der öffentlichen Hand.
UBL (Universal Business Language) ist ein international anerkanntes, offenes Standardformat für elektronische Geschäftsdokumente, einschließlich E-Rechnungen. Entwickelt von OASIS, zielt UBL darauf ab, den Austausch strukturierter Geschäftsinformationen zwischen Organisationen zu erleichtern. Er basiert auf der Auszeichungssprache XML (eXtensible Markup Language), was die Integration und automatische Verarbeitung von Daten durch Software ermöglicht.
Für E-Rechnungen ist kein bestimmtes Übermittlungsverfahren vorgeschrieben. Allerdings sind die Identität des Rechnungsstellers wie auch die Echtheit der Herkunft einer Rechnung sicher zu stellen. Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der E-Rechnung nutzen:
- Hochladen/Upload auf Portalen von Bund, Ländern oder Unternehmen
- Versand per E-Mail
- Über das PEPPOL Netzwerk
In Deutschland werden auf Bundes- und Länderebene mehrere Rechnungseingangsportale betrieben, z.B. auf Bundesebene das ZRE und das OZG-RE. Diese Portale dienen der Übermittlung von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber. E-Rechnungen werden im Allgemeinen automatisiert auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und dem Empfänger anhand der Leitweg-ID übermittelt. Diese Leitweg-ID stellt der Auftraggeber (bei der Vergabe oder Beauftragung) zur Verfügung, sie ist in der E-Rechnung zwingend anzugeben.
Grundsätzlich können Rechnungen an Privatpersonen (z.B. private Bauherren) weiterhin in Papierform oder als PDF gesendet werden. Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von maximal 250 Euro sind ebenso von der Pflicht ausgenommen. Weitere Ausnahmen sind z.B. Fahrausweise, steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes, wie z.B. Gesundheits- und Sozialleistungen oder Umsätze an Unternehmer im Ausland, auch diese sind von der Pflicht ausgenommen.
Die E-Rechnung eröffnet die Chance für transparente und zuverlässige Abrechnungsvorgänge am Bau. Alle Rechnungsdaten sind zentral im ERP-System gespeichert und können leicht unternehmensweit abgerufen und analysiert werden:
- Effizienzsteigerung und Kostensenkung durch Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, Integration in ERP- und Buchhaltungssystemen
- Liquiditätsvorteile durch schnellere Bearbeitung und Freigabeprozesse, kürzere Forderungslaufzeiten und die bessere Nutzung von Skontomöglichkeiten.
- Fehlerminimierung, verbesserte Compliance und Sicherheit durch digitale Signaturen und Verschlüsselung
Wenn die E-Rechnung integrierter Bestandteil der ERP- bzw. Baumanagement Lösung ist, so entfallen zusätzliche Kosten und Schnittstellen wie sie bei der Einbindung eines E-Rechnungs-Dienstleisters als Drittsystem anfallen würden.
