Neues Denken in der Baukalkulation

Wenn Sie sich für die Teilnahme an einer interessanten Ausschreibung entscheiden, ist die Durchführung der Kalkulation der nächste Schritt. Hier ist unsere Branche sehr speziell: Jedes Projekt ist ein Unikat, das Spektrum an Ausführungsarten ist vielfältig und die Rahmenbedingungen sind stets anders. Hinzu kommen unterschiedliche Vertrags­formen und Ausschreibungsmodalitäten, die zu prüfen sind und die von der Angebots- bis zur Nachtragskalkulation eine Rolle spielen. Bei einer Vielzahl von gleichzeitig laufenden Angeboten gilt es hier die Übersicht zu behalten und die richtigen Projekte auszuwählen um sicher, kostendeckend und markt­gerecht zu kalkulieren.

Wie Sie als Kalkulator oder Kalkulant die vielfältigen Anforderungen an eine Baukalkulation mit aktuellen digitalen Werkzeugen bewältigen und gleichzeitig fit sind, um zukunftsorientierte Anforderungen Ihrer Kunden und Auftraggeber zu bedienen, dazu geben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag einen Einblick.

Zentraler Schlüssel für viele Prozesse

Rekapitulieren wir kurz, um die Kalkulation im Unternehmensbetrieb einzuordnen: Die Baukalkulation bezeichnet die Ermittlung der voraussichtlichen Kosten von Bauleistungen zur Umsetzung eines definierten Bauprojektes, um letztlich auf einen Angebotspreis zu kommen. Es geht also um die Frage, welche Ressourcen ein Unternehmen aufbringen muss, um ein Projekt umsetzen zu können – geprägt mit einem Blick in die Zukunft als Schätzwert. Daher auch die ursprüngliche Übersetzung aus dem Lateinischen „calculare“ oder „calculatio“ als Schätzung oder Berechnung.  

Dabei spielt auch die Bewertung der eigenen Kapazitäten eine wesentliche Rolle. Nicht jedes Bauunternehmen ist in der Lage, jede geforderte Leistung bei einem Bauprojekt aus eigener Kraft umzusetzen. Die Kalkulation dient in der Angebotsphase also nicht nur der Angebotserstellung, sondern auch der Bewertung der möglichen Umsetzung mit eigenen oder fremden Ressourcen in der geplanten Bauzeit. Weiterhin ist neben der Bewertung der technischen Umsetzbarkeit, der kaufmännischen Bewertung auch eine Risikobeurteilung erforderlich. Alles in Allem eine recht komplexe Angelegenheit. Das bedeutet eine sehr hohe Verantwortung für den wirtschaftlichen Erfolg des Projektes und letztlich des gesamten Unternehmens. Bezugnehmend auf die genannten Ausführungen betrachten wir die Kalkulation daher als „Herzstück“ in bauausführenden Unternehmen.

„Von den gesamten Risiken entfallen nach Untersuchung eines großen Baukonzerns, 63% auf die Vorvertragsphase (41% schlechte Kalkulation, 22% vertragliche Risiken), 30% auf die Bauausführung und 7% auf höhere Gewalt.“
_{LINDEN, M. Risikomanagement gegen den Baustellenteufel. BW Bauwirtschaft, 1999, 9. Jg., S. 99.}

Nach Beauftragung leisten die Phasen der Auftrags- und Arbeitskalkulation und auch die Nach-. und Nachtragskalkulation einen erheblichen Erfolgsbeitrag: Als Grundlage für das Baustellen-Controlling, für die Kosten- und Leistungsrechnung als auch die Prognoserechnung zum geplanten Bauzeitende, meist auf Grundlage sich veränderter Leistungsmengen. Und nicht zuletzt bildet jede Kalkulation in einer Software gespeichertes Know-how ab, das für künftige Kalkulationen bzw. Entscheidungen wieder genutzt wird. In jedem Fall spielt die Kalkulation als zentrale Informations-Drehscheibe in eine Reihe von benachbarten Unternehmensbereichen hinein. Dazu zählen:

• Technisch-baubetriebliche Erfolgskontrolle
• Beschaffungs- und Ressourcenprozesse
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Bauüberwachung und Controlling auf Projektebene
• Risikobewertung

Das zeigt klar auf: Wenn zwischen diesen Bereichen kein Informationsfluss herrscht, dann sind Mehrarbeit durch doppelte Datenerfassung und potenzielle Fehlerquellen vorprogrammiert. Und: Hilfreiche Informationen oder Kennwerte für die Projekt- und Auftragssteuerung fehlen oder werden wegen des hohen Aufwands nicht erstellt. Die folgenden Abschnitte führen Sie daher beispielhaft von der Kalkulation zu drei unmittelbar beteiligten Aufgabenfelder im Baubetrieb.

Vorteile vernetzter Kalkulation im Baubetrieb

Eine moderne Kalkulationssoftware integriert die Aufgabe des Kalkulators sinnvoll in den Datenfluss des Unternehmens und zieht quasi im Hintergrund „die Strippen“, um den Verantwortlichen im Einkauf, in der Bauleitung, im Controlling usw. die notwendigen Daten immer aktuell und zeitnah zu liefern.

Das Projekt beginnt so gesehen auch nicht erst mit der eigentlichen Kalkulation, sondern schon im Vorfeld, nämlich im Sinne einer klassischen CRM-Lösung für den Baubetrieb. Das RIB Projekt- und Geschäftspartnermanagement stellt zentral alle wichtigen Informationen über zukünftige, laufende und zurückliegende Projekte, Bestellungen, Verträge, Verantwortlichkeiten und Erfahrungen mit Kunden, Lieferanten, Nachunternehmern, Wettbewerbern, Behörden in einem gemeinsamen Cockpit zur Verfügung. Sie ermitteln schnell die aktuell wichtigen Fragen für die Kalkulation wie z.B.:

• Wurde für diesen Auftraggeber schon einmal gearbeitet, mit welchem Ergebnis?
• Wann haben wir mit diesem Planungsbüro schon einmal zu tun gehabt?
• Wie sahen die letzten Submissionsergebnisse im Tief-/Rohrleitungsbau aus?
• Welche öffentlichen Ausschreibungen sind im nächsten Monat zu bearbeiten?
• Sind Kreditbewertungen oder Qualifikationsnachweise vollständig / vorhanden?
• Welch Lieferanten oder Nachunternehmer stelle notwendige Materialien oder Leistungen bereit?

Die Informationen aus den Kontakten und Dokumenten können beim Kalkulationsprozess äußerst hilfreich sein und lassen sich nach Gewerk, Region, Kompetenz, Ort/Umkreis gezielt filtern.

Der Sprung in eine neue Ära der Kalkulation Bau

Die heutige Kalkulation basiert im Kern auf einem Verfahren, das in den 1920er Jahren konzipiert und auf die damaligen Bedingungen abgestimmt wurde: Einzelvergaben bzw. Gewerkeweise Vergabe nach Losen, geringer Nachunternehmer-Anteil, geringere Komplexität und kleinere Projekte als heute üblich.  Die Ära der überwiegenden Lohnleister in unserer Branche ist Vergangenheit. Kunden und Auftraggeber fordern mehr und mehr integrierte Prozesse, nicht selten von der Planung, über die Umsetzung bis zum Betrieb oder der Betriebsfertigen Übergabe.

Auch heute sind Ausschreibungen nach Einheitspreisverträgen auf Basis von Leistungsverzeichnissen vorherrschend. Mitunter werden Strukturierungen nach Objekteinheiten, DIN 276 oder STLB-Bau gefordert. Oder bei Zeitvertrags bzw.  Unterhaltungs-verträgen steht der die Zeitschiene im Vordergrund. Es gibt also neue Anforderungen die Fragen aufwerfen: 

• Wie verbinden Sie die klassische Einzelkostenkalkulation mit der Methode BIM? 
• Wie kalkulieren Sie, wenn Sie kein gegebenes Leistungsverzeichnis haben? 
• Können Sie sich vorstellen, aufgrund eines Vorgangsplanes zu kalkulieren oder abzurechnen? 
• Wie bauen Sie die Kalkulation nach einer speziellen projektspezifischen Controlling Struktur auf?
• Wie gehen Sie mit verschiedenen Strukturen (z.B. verschiedene Leistungsverzeichnisse) innerhalb eines Bauprojektes um?
• Wie ermitteln Sie heute exakt ihre Baustellengemeinkosten?
• Wie erfüllen Sie Aussagen zur Ökobilanz oder anderer Bewertungskriterien als EURO, wie bsp.-weise CO²-Äquivalent?

“Line Items” als neue Dimension in der Baukalkulation

Um neue projektspezifische Anforderungen an die Kalkulation erfüllen zu können hat RIB eine neue Dimension in die Baukalkulation gebracht, die sie deutlich flexibler macht und zukunftsorientiert aufstellt.

Für die Kalkulation wird in RIB 4.0 mit dem „Line-Item“ ein neues Werkzeug an die Hand gegeben: Dieses verknüpft die herkömmlichen Welten des LV und der Kostenstruktur der Kalkulation (EKT, Baustellengemeinkosten) mit flexiblen Führungsstrukturen.

Dies können pauschale Nutzeinheiten, Bauwerkskomponenten wie Räume oder Geschosse oder Objekte eines CAD/BIM-Modells sein. Natürlich auch herkömmlich klassische LV-Positionen. Dies ermöglicht es, Projektkosten in einer neuen, zeitgemäßen Art und Weise zu kalkulieren, interne Strukturen so zu gestalten, wie es die eigene Organisation und Prozesse erfordern und somit eine genaue Kostenkontrolle während des Baufortschrittes zu erhalten.

Vorteile flexibler Ordnungs- oder Führungsstrukturen

Die Kalkulation mit „Line-Items“ in RIB 4.0 erlaubt zusätzlich oder abweichend vom EP basierten Vertrag andere Bezugsgrößen für Angebot, Kalkulation und Controlling heranzuziehen. So können Sie parallel die Kalkulation zum Beispiel nach Kostengliederung DIN 276, nach Vorgängen oder nach Bauwerksmodellen (Methode BIM) aufbauen.

BIM-Modelle als Kostenträger in Kalkulation

Bei der modellbasierten Kalkulation von Bauprojekten werden die etablierten Kalkulationsmethoden modellbasiert erweitert und die Objekte des Bauwerksmodells fungieren als Kostenträger. Leistungen und Kostenarten für eine Kalkulation werden im BIM-Modell verortet bzw. auf Raumeinheiten oder Objekte bezogen. Diese Erweiterung der klassischen Angebotskalkulation eröffnet ungeahnte Möglichkeiten für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Kalkulationsprozess – von der visuellen Kalkulation mit ganz konkreten Aufwänden wie Mengen, Zeiten und Kosten bis zur modellbasierten Terminplanung.

Die Verbindung zwischen BIM Modell und „echter“ Kostenermittlung erlaubt auch eigene Kalkulationsstandards an wechselnde Merkmals-Attribuierungen von IFC-Modellen aus unterschied­lichen CAD Modellquellen anzupassen, was im Detail bei Kunden sehr viel manuellen Aufwand in der Angebotserstellung erspart.

Individuelle Controlling Struktur in der Kalkulation

Erstellt ein Unternehmen eine Nullkalkulation oder Kalkulationen nach eigenen Anforderungen oder Bezugsgrößen zusätzlich zu dem geforderten Kalkulationsstandards kann es differenzierte Einsichten in den Spielraum bei Kostendeckung und Marge gewinnen und die Risken der eigenen Kalkulation besser beurteilen.

Werden die Line-Items zu einem intelligenten Bausystem aufgebaut, können Sie in der RIB 4.0 Plattform hochautomatisierte Kostenermittlungen über Kennwerte durchführen. Unten finden Sie ein Baukalkulation Beispiel.

Bausystem als Booster für die Baukalkulation

Die Erstellung einer Kalkulation beinhaltet in der Regel eine Vielzahl von Berechnungen, Aggregationen und Zuordnungen. Viele dieser Aufgaben sind vorhersehbar und wiederholen sich mit unveränderten Werten. Eine Automatisierung all dieser Aufgaben und Prozesse erhöht die Gesamtgenauigkeit, spart Zeit und Aufwand und hilft, diese Prozesse zu standardisieren.

Das Bausystem für die Kalkulation, das in RIB 4.0 realisiert ist, setzt hier an: Es ermöglicht, sehr einfach automatisierte Kalkulationsbausteine zu konfigurieren. Diese umfassen vorgefertigte, häufig genutzte Kalkulationselemente in Form flexibler Regeln für Zuschläge und Umlagen, direkte und indirekte Kosten/Gemeinkosten. Diese Kalkulationsbausteine sind nicht „fest verdrahtet“, sondern Auftrags-spezifisch anpassbar. Das spart Zeit, Geld und Nerven und bietet als Unternehmensstandard eine zusätzliche Sicherheit. Das Bausystem unterstützt klassische alphanumerische Kalkulation ebenso wie modellbasierte BIM-Kalkulation.

Kalkulation und BIM 5D

BIM ist als Arbeitsweise bei einer Reihe von Projekten der öffentlichen Hand verbindlich vorgeschrieben und auch mehr und mehr private Bauherren machen BIM-Fähigkeit zur Voraussetzung bei der Auftragsvergabe.

RIB hat sich schon früh auf Building Information Management als eine zentrale Informations- und Prozessplattform für die Bauwirtschaft fokussiert. Dieser BIM 5D Ansatz unterstützt von der Planung bis zum Abschluss durchgängig alle Stationen der Auftragsabwicklung. Dazu gehört auch eine leistungsfähige, visuell unterstützte Kalkulation am 3D-Modell. Kalkulationen mit den jeweiligen Kalkulationspositionen können in RIB 4.0 mit dem oben vorgestellten Bausystemen direkt aus 3D-Modellen erzeugt werden, ebenso wie die zur Kalkulationsposition gehörenden Mengen. Das Modell ist während der gesamten Kalkulation eine aktive und transparente Hilfe, die den Bedienungsgrundsatz „Was Du siehst, ist was Du kalkulierst“ verfolgt.

RIB bietet dem Kalkulator eine integrierte Plattform mit enger Verzahnung zwischen dem 5D-BIM Modell und der Kalkulation dar. Der Bedarf an eigenen und zu beschaffenden Ressourcen wird im Allgemeinen zunächst auf Basis einer Arbeitskalkulation auf der Basis des vertraglichen Leistungsumfanges vorgeplant. Danach werden die Bedarfsanforderungen, die Beschaffung und der Ressourceneinsatz direkt aus dem BIM-Modell über ein ebenfalls voll integriertes Terminplanungsmodul räumlich und zeitlich strukturiert. Damit kommen wir zu den abschließenden Stationen der Tour durch die vernetzte Welt von Kalkulation und Baumanagement, dem Einkauf und der Terminplanung.

Von der Kalkulation in den Einkauf

Für die Praxis hat das gute Zusammenspiel zwischen Nachunternehmeranfrage, Einkauf und Kalkulation eine große Bedeutung. Wir haben die Erfahrungen der letzten Jahrzehnte genutzt, um eine umfassend integrierte Lieferkette für Bauunternehmen zu realisieren, was einiges Hin- und Her an Belegen und Rückfragen im Prozess aus der Welt schafft.

Hoch standardisierte und vorkonfigurierte Prozesse

Über die RIB 4.0 wird die gesamte Beschaffung organisiert, hierbei wird nicht mehr zwischen Ressourcentypen wie Geräten, Baumaterial, Fremdleistungen unterschieden, alles läuft einheitlich über diese Schiene. Das ermöglicht dem Bauunternehmen bei seinem Einkauf eine wirklich umfassende digitale Planung und Steuerung der Lieferkette nach einem einheitlichen Standard einzurichten. Der umfasst dann auch gleich die Abgrenzung von Lieferungen, Fremd- und Eigenleistungen für die Leistungsermittlung und einen voll integrierten Rechnungsprüfungsprozess, der mit einer automatischen Buchung von Lieferanten- und Subunternehmer-Rechnungen endet. Ein Prozess, der sich an einigen Ecken weiter vorkonfigurieren und standardisieren lässt, so dass zusätzliche Effizienzgewinne möglich sind.

Von der Kalkulation zur Terminplanung

Terminplanung und Termine sind nicht nur elementar wichtig für den geordneten Bauablauf, sie können auch wesentliche Bedeutung bei der Gestaltung von Bauverträgen haben, das wird oft vernachlässigt. So kann man z.B. kooperativ Terminrelevante Rechte und Pflichten von Auftraggeber und Auftragnehmer festlegen, wenn von mehreren Seiten Leistungen in bestimmten Zeitfenstern zu erbringen sind.

Das zeigt deutlich, wie wichtig es sein kann, möglichst schnell zu einer qualifizierten Terminplanung zu kommen. Kalkulation und Terminplanung sind in der RIB 4.0 Plattform sehr eng miteinander verbunden. Bereits an der Kalkulationsposition wird die Verbindung zwischen Teilleistung und Terminplan-Vorgang erzeugt. Sofern ein 5D-Modell und ein Bauteilsystem genutzt werden, kann bereits beim Generieren der Kalkulation der Terminplan mit Verbindungen zur Kalkulation automatisch erzeugt werden.

Diese „objektbasierte“ Terminierung ermöglicht darüber hinaus auch die Visualisierung der Projektumsetzung bzw. des Fortschritts auf der Baustelle. Es lässt sich leicht erahnen, welchen Zugewinn an Sicherheit und Geschwindigkeit dieses Verfahren bietet.

Fazit

Auch wenn die Kalkulation Bau weitgehend geprägt ist von Standards wie dem Grundlagenwerk „KLR Bau“¹, gibt es keine gesetzlichen Regularien, wie ein Unternehmen zu kalkulieren hat.
Die fortschreitende Digitalisierung und der Blick nach neuen Methoden wird dem Aufgabenbereich der Kalkulation einen nachhaltigen Effizienzschub geben. Es ist nicht übertrieben, diese Art des digitalen „Strippenziehens“ in den baubetrieblichen Prozessen als sehr hilfreichen, virtuellen Assistenten für Ihr tägliches Geschäft zu betrachten. In Anlehnung an eine ehemals bekannte Formel aus der Sowjetzeit kann man auch sagen: „Effizienz ist strukturierter Baubetrieb plus Digitalisierung der ganzen Prozesse.“

_{1) KLR Bau: Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung der Bauunternehmen}

Zeitgemäße Kalkulation im Unternehmen benötigt mehr als ein einfaches Kalkulationsprogramm. Mit einer  modernen, Prozessorientierten Baukalkulationssoftware wie RIB ITWO oder der Baumanagement Lösung RIB 4.0 können Unternehmen eine klare digital unterstützte Projekt- und Auftragsabwicklung von A bis Z aufsetzen. – Einen informativen Einstieg zum Thema Kalkulation bietet Ihnen die Folge 3 der RIBflix Webinarreihe „Kalkulation Royal“ am 22. August 2024. Melden Sie sich kostenfrei an. (Im Anschluss in der Mediathek verfügbar)