Mehr Transparenz und Effizienz durch strukturierte Prozesse

Gebäudemanagementanbieter setzt auf Software von RIB

Optimierung des Bauens im Bestand im Kontext des Facility Management mit RIB 4.0

Ein führender Anbieter von Immobiliendienstleistungen hat sich entschieden, seine Prozesse mit der Software RIB 4.0 zu optimieren. Ziel ist es, Baumaßnahmen effizienter abzuwickeln, die IT-Struktur des Unternehmens zu harmonisieren und alle relevanten Programme über API-Schnittstellen mit der neuen Lösung zu verknüpfen. Vom Informationsfluss über ein CAFM-System bis hin zur Integration des ERP-Systems werden Beschaffungs- und Projektprozesse nahtlos abgebildet.

Zentralisierte Steuerung von Aufgaben mit RIB 4.0

In der ersten Projektphase hat das Unternehmen erfolgreich den Beschaffungsprozess in RIB 4.0 integriert und über ein benutzerfreundliches Front-End optimiert. In der nächsten Phase soll die Erstellung von spezifischen Kundenangeboten vollumfänglich in das System eingebunden werden. Für die Mitarbeitenden des Baubereichs wird durch die Integration von vorgegebenen internen Softwareanwendungen in RIB 4.0 eine Erleichterung der Arbeit durch durchgängig gestaltete Arbeitsabläufe mit reduzierten Systembrüchen geschaffen. Die Einführung der Software wird von einer zentralen Bauprojektmanagement-Abteilung in enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und mit Unterstützung des Softwareanbieters RIB gesteuert.

Seit 2024 ist RIB 4.0 als Cloud-Anwendung produktiv im Einsatz. Schritt für Schritt werden weitere Teilprozesse der IT-Systemlandschaft integriert, um Prozesse durchgängig und effizient zu gestalten.

Automatisierung und Prozessoptimierung

Die Reduktion manueller Aufgaben steht ebenfalls im Fokus des Projekts. „Wir wollen von einer Vielzahl individueller Einzellösungen auf ein zentralisiertes System umsteigen, das saubere und strukturierte Prozesse ermöglicht“, erklärt der Leiter des Zentralen Bauprojektmanagements. Medienbrüche sollen minimiert und Projektstände in RIB 4.0 durchgängig dokumentiert werden. Gleichzeitig ermöglicht das System detaillierte Auswertungen für mehr Transparenz und eine bessere Entscheidungsfindung in jedem Projekt.

Vor der Einführung von RIB 4.0 erfolgte beispielsweise die Kommunikation mit Nachunternehmern mit hohem manuellem Aufwand. Mit der erfolgreichen Integration des Beschaffungsprozesses in RIB 4.0 steht fortan ein zentrales Kommunikations- und Kollaborationsmedium zur Verfügung. Die Weichen für weitere Automatisierungen und Optimierungen sind gestellt und weitere Teilprozesse werden sukzessive folgen. Das Unternehmen erwartet dadurch eine kontinuierliche Steigerung der Transparenz und der Validität in allen Arbeitsabläufen.

Umsetzung von Workflows für spezifische Anforderungen und Einbindung der Operativen

„Unsere Aufgabe ist es, angepasste Workflows zu entwickeln, die optimal zu unseren internen Abläufen und den Anforderungen unserer Kunden passen, sich allerdings auch am Standard von RIB 4.0 orientieren. Dabei ist es enorm wichtig, unsere operativ Mitarbeitenden kontinuierlich einzubinden und zum Projektfortgang abzuholen“, erklärt der Leiter des Zentralbereichs des Bauprojektmanagements weiter.

Um die Software erfolgreich im laufenden Betrieb einzuführen, hat das Unternehmen sogenannte Power User definiert. Diese werden in einem „Train-the-Trainer“-Programm geschult und geben ihr Wissen an Kolleginnen und Kollegen weiter. Ergänzend werden kurze Lernvideos erstellt, um die Nutzung von RIB 4.0 in verschiedenen Anwendungsfällen zu erklären. Eine Sprechstunde zum IT-System sowie regelmäßige Newsletter sorgen für eine transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

Bildunterschrift:
Ein führender Anbieter von Immobiliendienstleistungen hat sich entschieden, seine Prozesse mit der Software RIB 4.0 zu optimieren. Ziel ist es, für die Mitarbeitenden des Baubereichs durch die Integration von vorgegebenen internen Softwareanwendungen in RIB 4.0 eine Erleichterung der Arbeit durch durchgängig gestaltete Arbeitsabläufe mit reduzierten Systembrüchen geschaffen.

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