Neue Kommunikationsplattform für die Vergabestelle im Bezirk Schwaben

Seit fünf Jahren zeichnet sich der Bezirk Schwaben durch ein modernes, professionelles und digitalisiertes Vergabewesen aus. Die Vergabestelle selbst arbeitet mit dem Tool RIB eVergabe und ist laut eigenen Angaben rundum zufrieden: Nicht nur Aufgabenbereiche sind durch den digitalen Prozess transparenter, auch der Arbeitsalltag lässt sich komfortabler gestalten. Zudem verbessert die webbasierte Lösung die Kommunikation mit Planungsbüros und Bieterfirmen.

Der Bezirk Schwaben ist einer von sieben bayerischen Bezirken und übernimmt als dritte kommunale Ebene Aufgaben, die über die Zuständigkeiten der Gemeinden, Landkreise und kreisfreien Städte hinausgehen. Im Jahr 2020 rief der Bezirk eine Bauabteilung ins Leben. Ziel war und ist es, das Vergabewesen moderner und professioneller aufzusetzen. Die Vergabestelle beschäftigt heute zwei Mitarbeitende im Bereich Bau, die mit der Abwicklung sämtlicher Bauleistungen inklusive freiberuflicher Planungsleistungen betraut sind. Ein zweites Team mit ebenfalls zwei Mitarbeitenden kümmert sich vordergründig um die Beschaffungsvorgänge von Liefer- und Dienstleistungen der Zentralverwaltung sowie der Kulturabteilung. Auch hier sind freiberufliche Leistungen miteingeschlossen.

Strukturierter Aufbau und intuitives Handling

Im Zuge dieser Neuaufstellung implementierte die Abteilung eine neue Software für die elektronische Vergabe. Da die RIB-Technologie mit der Plattform vergabe.bayern.de im ganzen Land stark verbreitet ist und die Datenspeicherung in Deutschland erfolgt, fiel sie in die engere Auswahl. „Verschiedene Kommunen, mit denen wir uns ausgetauscht haben, sind sehr zufrieden mit der RIB-Plattform. Uns überzeugten auch der strukturierte Aufbau und das intuitive Handling der RIB eVergabe im Gegensatz zu anderen am Markt etablierten Vergabeplattformen. Das System läuft stabil und zuverlässig. Nachdem wir einige Programme getestet hatten, entschieden auch wir uns für die RIB-Plattform“, berichtet Stephan Saumweber aus der Bauabteilung.

Mit Erfolg. Aktuell wickelt die Vergabestelle des Bezirks Schwaben 90 Prozent aller Verfahren auf elektronischem Wege ab. Postalische Verfahren finden nur noch vereinzelt statt. Auf diese Weise lassen sich Fehler signifikant vermeiden und eine Rechtssicherheit gewährleisten. Besonders schätzen Stephan Saumweber und sein Team die Online-Hilfe inklusive Indexsuche. „Über die Online-Hilfe sind wir in der Lage, nahezu jede Frage zu klären“, verrät er. In Fällen, in denen sich keine Antwort finden lässt, bieten Hotline und Support die gewünschte Hilfestellung. Sehr komfortabel sei das Zusatzmodul „Export einer Vergabe“, das eine lückenlose Dokumentation von Vergabeverfahren möglich macht. Informationen stehen auf diese Weise schnell und einfach zur Verfügung.

Interaktive Zusammenarbeit mit Planungsbüros

Ein weiterer Vorteil der RIB eVergabe ist die Möglichkeit, Fachplanerinnen und Fachplaner aus den unterschiedlichsten Disziplinen auf einfache Weise an die Vergabesoftware anzubinden. Derzeit wickelt der Bezirk Schwaben Bauprojekte mit etwa 25 verschiedenen Planungsbüros ab. Dazu zählen Projektsteuerer und Projektsteuerinnen, Architekturbüros, Tragwerksplaner und -planerinnen sowie HLS- (Heizung, Lüftung, Sanitär), oder ELT-Planungsbüros (Elektro-, Energie- und Gebäudetechnik). Termine und Fristen sind für alle Beteiligten auf der Plattform ersichtlich. Pläne treffen nicht mehr umständlich per E-Mail ein, sondern können auf schnellem Weg direkt auf der Vergabeplattform hochgeladen werden. Laut Stephan Saumweber brachten große Plandateien die IT-Abteilung des Bezirks des Öfteren in der Vergangenheit ins Schwitzen und die Serverkapazitäten an ihre Grenzen. Dank der RIB-Plattform funktionieren Uploads jetzt reibungslos, so der Verantwortliche für Bauvergaben.

Auch die Rollenverteilung nach verschiedenen Themenbereichen und die Zuteilung der Zugriffsrechte sei denkbar einfach und nehme nicht zu viel Zeit in Anspruch. Für das Team des Bezirks Schwaben sind auch die Änderungsmöglichkeiten auf der Plattform ein Gewinn. „Häufig kommt es vor, dass Vergaben bereits online geschaltet sind, es jedoch nachträgliche Planänderungen oder andere Anpassungen gibt. Solche Korrekturen sind jetzt schnell und ohne großen Aufwand erledigt“, verrät Saumweber.

Eingespielte Kommunikation mit Bietern auf der Plattform

Die Zusammenarbeit mit den Bietern über das digitale Vergabesystem von RIB hat sich in den vergangenen fünf Jahren prima eingespielt. Stephan Saumweber merkt an, dass die Aufgabe für Bieterinnen und Bieter in jedem Fall die schwierigere sei als für die Vergabestellen. „Bieterfirmen müssen sich zwingend mit verschiedenen Vergabeplattformen auseinandersetzen, da sie mit unterschiedlichen Behörden zusammenarbeiten. Deshalb haben wir bei der Vergabestelle des Bezirks Schwaben zunächst einen Muster-Account auf RIB iTWO Tender angelegt und die andere Seite umfassend getestet. Mit Erfolg. Die Kommunikation via RIB iTWO Tender mit den Bietern funktioniert prima und die Liste an Unternehmen auf der Plattform wächst kontinuierlich weiter.“

Die Vergabestelle lobt, dass RIB sich stets frühzeitig mit rechtlichen Vorgaben auseinandersetzt und das Programm alle wichtigen Anforderungen zeitnah erfüllt. Saumweber erwähnt hier vor allem die eForms, die rechtzeitig bereitgestellt wurden und einwandfrei funktionieren. Der Veröffentlichungsstandard mit eForms ist für öffentliche Auftraggeber, die EU-weit ausschreiben, seit Herbst 2023 verpflichtend.

Mobiles Arbeiten mit RIB eVergabe

Die Möglichkeit, browserbasiert auf der Plattform mit allen möglichen Endgeräten zu arbeiten, ist beim Bezirk Schwaben äußerst beliebt. Die Mitarbeitenden sind auch froh darüber, dank der räumlich geteilten Öffnungsmöglichkeiten von RIB eVergabe vergaberechtskonform von zu Hause aus Öffnungen vorzunehmen. „Mobiles Arbeiten ist auch nach der Corona-Pandemie für unsere Mitarbeitenden ein wichtiger Aspekt und bei Behörden nicht immer selbstverständlich“, berichtet Stephan Saumweber. „Auch im Recruiting haben uns die Möglichkeiten, die die RIB-Vergabeplattform bietet, schon häufig geholfen, denn Telearbeit und Work-Life-Balance sind für junge Bewerberinnen und Bewerber heutzutage von großer Bedeutung. Zusammenfassend kann ich nur sagen, wir sind rundum zufrieden“, so Saumweber abschließend.

Bilder:

1. Verwaltungsgebäude des Bezirks Schwaben. Seit 2020 gibt es im Bezirk eine Bauabteilung mit einem durchweg modernen und professionelleren Vergabewesen. Im Zuge dieser Neuaufstellung implementierte die Abteilung eine neue Software für die elektronische Vergabe: RIB eVergabe.
   Foto: Andreas Lode

2. Neubau des Museumsdepots Oberschönenfeld. Bei Projekten wie diesen überzeugen der strukturierte Aufbau und das intuitive Handling der Vergabeplattform von RIB sowie die vereinfachte Zusammenarbeit mit den beteiligten Planungsbüros und Bieterfirmen.
Foto: Sachgebiet Hochbau, Bezirk Schwaben.