Ein durchgängig stringenter Prozess mit Software von RIB

Die BUG-Gruppe stärkt kollaborative Zusammenarbeit mit neuem ERP-System

Die BUG Verkehrsbau SE mit Sitz in Berlin schreibt es sich auf die Fahnen, sichere Grundlagen für den modernen Bahnverkehr zu schaffen. Der Komplettanbieter für den Verkehrswegebau wurde in den neunziger Jahren gegründet und beschäftigt heute mehr als 800 Mitarbeitende. Das Leistungsportfolio umfasst Aufgaben im Gleisbau, Tiefbau und Spezialtiefbau, im Ingenieurbau, in der Kommunikations- und Elektrotechnik und in den Bereichen Sicherung und Vermessung. Zusätzlich verantworten die Fachexpertinnen und -experten bei BUG die Realisierung von Leitungen für den Schienenverkehr sowie Signalanlagen und vermieten nicht zuletzt die passenden Baugeräte und -maschinen. Die Unternehmensgruppe zielt darauf ab, die Verkehrswende voranzutreiben und eine nachhaltige Infrastruktur aufzubauen.

Das Ziel: Ein Datenbestand für die gesamte Unternehmensgruppe

2021, mitten in der Pandemiezeit, suchte die Unternehmensgruppe nach einem neuen ERP-System. „Der Druck kam insbesondere aus dem kaufmännischen Bereich“, erinnert sich Mathias Krämer, Leiter IT bei der BUG. Die Software, die bis dahin flächendeckend im Einsatz war, war laut IT-Abteilung nicht in der Lage gewesen, die Konzernstruktur in voller Flexibilität abzubilden. Prozess- sowie auch softwaretechnisch stieß das System immer wieder an seine Grenzen. Entscheidend für durchgängige Prozesse war ein einheitlicher Datenbestand für die gesamte Gruppe, für alle Firmen. „Wir hatten zwar ein ERP-System im Einsatz, Aufgaben wie Abrechnung oder Leistungsmeldung wurden allerdings häufig mit Hilfe von Tabellenkalkulationssystemen erstellt. Aus diesem Grund sind leider immer wieder wichtige Informationen in Tabellen verschwunden“, berichtet der IT-Verantwortliche. Eine andere Problematik bestand darin, dass die verschiedenen Firmen der Gruppe zum Teil unterschiedliche Kontenrahmen und Geschäftspartner demselben Auftraggeber oder Lieferanten zugeordnet hatten. „Wir brauchten unbedingt Einheitlichkeit“, berichtet Mathias Krämer.

Software bildet Unternehmensstruktur der BUG-Gruppe flexibel ab

Insgesamt vier Systemhäuser kamen in die engere Auswahl. Die Entscheidung fiel für Software von RIB. Mit den Programmen RIB iTWO, RIB 4.0, RIB Finance, RIB Personal sowie RIB Site. Jetzt nach insgesamt vier Jahren arbeiten nahezu alle Unternehmensbereiche mit RIB-Software. Mit dem Jahresabschluss wird sukzessive ein Unternehmen nach dem anderen auf RIB Finance migriert. Hier und da wird teilweise noch in einer Mischumgebung mit dem alten und neuen System parallel gearbeitet. Anders ist es bei den technischen Aufgabenbereichen. Einige kleinere Projekte werden bereits erfolgreich in RIB 4.0 kalkuliert. Langfristiges Ziel ist es, sämtliche kalkulatorischen Aufgaben über RIB 4.0 abzuwickeln. Schon heute werden rund 99 % der technischen und kalkulatorischen Aufgaben über die RIB-Systeme bearbeitet.

RIB überzeugte vor allem durch die Möglichkeit, die Unternehmensstruktur der BUG-Gruppe flexibel abzubilden. In Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller wurden verschiedene Workflows für die unterschiedlichsten Aufgabenbereiche entwickelt. Da BUG zu den Pilotkunden für die Software RIB 4.0 zählte und außerdem der erste Kunde war, der sämtliche Anwendungen auch in der Cloud nutzte, konnten verschiedene Wünsche der Unternehmensgruppe direkt mit den neusten Releases umgesetzt werden. Bei manchen Kleinigkeiten gäbe es laut der IT-Abteilung noch Anpassungsbedarf, doch das Wesentliche funktioniere bereits sehr gut. Mathias Krämer macht deutlich: „Wir sind wunschlos glücklich!“

Dass auch die Deutsche Bahn, einer der wichtigsten Auftraggeber, mit den RIB-Programmen arbeitet, trug ebenfalls zur Entscheidung für die IT-Systeme des Stuttgarter Softwareherstellers bei. Nicht zuletzt war RIB bei vielen Kalkulierenden im Unternehmen bereits bekannt und wurde entsprechend geschätzt.

Große Entlastung durch 24/7-Rechenzentrumsbereitschaft

Die RIB-Programme werden allesamt bei RIB in Deutschland gehostet. Der Aufwand sei zu groß, ein ERP-System im eigenen Hause zu betreiben, wie der IT-Leiter verrät. Mit seinem Team von insgesamt sechs Personen in der IT, die für alle 350 Anwenderinnen und Anwender zuständig sind, wäre das nur mit erheblich hohem Aufwand zu handhaben gewesen. „Die 24/7-Rechenzentrumsbereitschaft ist für uns eine enorme Entlastung“, berichtet Krämer. „Die Sicherheit und die uneingeschränkte Verfügbarkeit vom Homeoffice, genauso wie von der Baustelle aus, sind gewährleistet, ebenso die DSGVO-Konformität. Die Performance des Systems hat uns rundum überzeugt. Und wir in der IT-Abteilung haben genügend Zeit, uns um die Belange der Anwenderinnen und Anwender zu kümmern“, berichtet Krämer.

Aufgrund des Umstiegs in der Pandemiezeit wäre ein interner Exchange Server oder Sharepoint prinzipiell nicht denkbar gewesen. Der Fokus war voll und ganz auf das mobile Arbeiten gerichtet. Auch jegliche Termine mit den Beraterinnen und Beratern bei RIB wurden online abgehalten. Auf diese Weise wurden die Grundsteine für die spätere RIB Academy gelegt. Eine Win-win-Situation also für beide Seiten.

Projektinformationen für alle im Zugriff

Dass der Umstieg in eine neue Software-Welt mit dem ERP-System RIB 4.0 gleichzeitig ein neues Programm für technische Aufgaben, wie die Kalkulation, bedeutete, hatte vom Start weg nicht allen Anwenderinnen und Anwendern gefallen. Die zusätzlichen Möglichkeiten im Vergleich zum Vorgängersystem, die die Kalkulation von großen Projekten für die Deutsche Bahn mit einem Bauvolumen von rund 50 Millionen Euro signifikant vereinfachte, überzeugten am Ende auch die Skeptiker. „Mit den RIB-Programmen konnte die kollaborative Zusammenarbeit im Unternehmen beträchtlich verbessert werden. Das System ist zwar sehr komplex, stellt dabei aber auch die Weichen für einen durchgängig stringenten Prozess. Allen Unternehmensbereichen stehen durchweg die korrekten Informationen zur Verfügung. Zu jeder Zeit. Ein Mehrwert für jeden Fachbereich in jedem einzelnen Unternehmen der BUG-Gruppe“, fasst Mathias Krämer zusammen.

Bildunterschriften:

1. V100 im Berliner Hauptbahnhof. Die Die BUG Verkehrsbau SE, ebenfalls in Berlin ansässig, schreibt es sich auf die Fahnen, sichere Grundlagen für den modernen Bahnverkehr zu schaffen.

2. Zweiwegebagger. Zum Leistungsportfolio der BUG-Gruppe zählen Aufgaben im Gleisbau, Tiefbau und Spezialtiefbau, im Ingenieurbau, in der Kommunikations- und Elektrotechnik und in den Bereichen Sicherung und Vermessung.

3. Stopfmaschine aus dem Gleisgerätepark der BUG-Gruppe.

4. Vector-DualMode-Lok von Siemens.

Bildnachweis: ©2025 BUG-Gruppe