Osterode am Harz mit durchgängig digitalen Prozessen

Ausbau der Molkereistraße in Osterode am Harz. Eine von rund 80 Submissionen, die im Jahr 2021 über das Tiefbauamt auf der RIB-Plattform iTWO e-Vergabe public ausgeschrieben wurden. Foto: Stadt Osterode am Harz. 

Elektronische Vergabeplattform erfüllt Anforderungen zu 100 Prozent

Auf Empfehlung der Stadt Göttingen startete Osterode am Harz bereits 2015 mit der elektronischen Vergabe über die RIB-Plattform iTWO e-Vergabe public. Die RIB-Lösung erfüllte die Anforderungen von IT-Leiter Michael Töllner an ein komplett durchgängiges System. Die damalige Marktanalyse zeichnete es als das zu diesem Zeitpunkt einzige System aus, das sämtliche Phasen einer Ausschreibung – von der ersten Idee bis zum Abschluss – in einer Lösung zusammenbringt. Dieser Aspekt, die durchweg positiven Rückmeldungen der Göttinger Kolleginnen und Kollegen und nicht zuletzt die im eigenen Haus gesammelten, guten Erfahrungen mit der RIB-Ausschreibungssoftware ARRIBA und später iTWO führten zu einer Entscheidung für die elektronische Vergabe mit dem RIB-System. 

Rund 55 Mitarbeitende nutzen die von Michael Töllner betreute Plattform. Denn sämtliche Ausschreibungen, egal ob im Bereich Hoch- und Tiefbau oder in der Materialbeschaffung, sind in Osterode am Harz verpflichtend elektronisch durchzuführen. Alle Orga-Einheiten, die Aufträge vergeben, die Mitarbeitenden der Submissionsstelle, die für das Öffnen der Angebote zuständig sind und ebenfalls die Kolleginnen und Kollegen des Rechnungsprüfungsamtes, deren Aufgabe es ist, die Unterlagen umfassend zu prüfen, nutzen die RIB-Lösung und damit einen durchgängig elektronischen Prozess.

Anschauliche, selbsterklärende Lösung 

Mehr als 80 Submissionen zählt Töllner im Jahr 2022. Conny Schladitz, Verantwortlicher für Ausschreibungen aus dem Tiefbauamt, bearbeitet einen Großteil der Vergabeverfahren. Als „Power-User“ kennt er sämtliche Feinheiten des Programms sehr gut und weiß auch die Vorteile zu schätzen. „Anwender werden Schritt für Schritt und stets sehr anschaulich durch die einzelnen Phasen des Vergabeprozesses durchgeschleust“, erklärt der Experte. „Wenn etwa ab einem bestimmten Auftragswert zusätzliche Vorab-Benachrichtigungen erforderlich sind, zeigt das die RIB-Plattform beim Start des Vergabeverfahrens mit einer Einblendung an. So kann ausgeschlossen werden, dass entscheidende Schritte des Prozesses in Vergessenheit geraten“, fügt Schladitz hinzu.

iTWO e-Vergabe public ist ein umfangreiches Softwaresystem, das viele Optionen bietet, dabei aber trotzdem relativ einfach in der Anwendung ist. Das bestätigt nicht nur Conny Schladitz, der sich die Bedienung komplett selbst über Learning by doing angeeignet hat, sondern auch IT-Leiter Micheal Töllner: „Ein jeder, der sich ein bisschen mit dem Thema Vergaberecht auskennt, kommt gewöhnlich ohne eine größere Einweisung klar“, so Töllner. Gerade in Pandemiezeiten ein unschätzbarer Vorteil für die Teams der Stadt Osterode am Harz. Denn einer Vertretung können im Krankheitsfall nicht nur schnell die Berechtigungen innerhalb von iTWO e-Vergabe public zugewiesen werden, sondern auch die Bedienung lässt sich für gewöhnlich zügig erlernen.

Vorteil der Vergabeplattform von RIB: Wenn etwa ab einem bestimmten Auftragswert zusätzliche Vorab-Benachrichtigungen erforderlich sind, zeigt das die RIB-Lösung beim Start des Vergabeverfahrens mit einer Einblendung an. So kann ausgeschlossen werden, dass entscheidende Schritte des Prozesses in Vergessenheit geraten.

Digitalisierung weiter im Fokus – Archivierung von Ausschreibungsunterlagen

Damit die Mitarbeitenden die Feinheiten der Lösung noch besser kennenlernen, hat die niedersächsische Stadt für dieses Jahr wieder Schulungen angesetzt. Diese finden in regelmäßigen Abständen statt, um die Userinnen und User stets mit dem neuesten technischen Stand vertraut zu machen. 

Für die digitale Archivierung der Ausschreibungsunterlagen wird derzeit außerdem ein Dokumentenmanagementsystem implementiert, das ebenfalls durchgängig mit der Vergabeplattform von RIB integriert werden soll. Ein Projekt, das die Stadt Osterode am Harz noch in diesem Jahr abschließen möchte. Die Digitalisierung schreitet konsequent voran, worauf Michael Töllner und seine Kolleginnen und Kollegen stolz sind.