Bauprozesse durchgängig digital abwickeln

“So wenig Papier wie möglich“ lautet das Credo bei der Abwicklung von Bauprozessen beim Landratsamt Aichach-Friedberg. Dank der iTWO-Plattform von RIB ist die Digitalisierung auf dem Vormarsch. So auch beim Neubau des Gymnasiums Mering, das in 3,5 Jahren Bauzeit auf einer Bruttogrundfläche von mehr als 10.000 Quadratmetern realisiert wurde. Foto: Landratsamt Aichach-Friedberg

Landratsamt Aichach Friedberg seit 2015 auf der RIB iTWO Plattform

Die Digitalisierung von Bauaufgaben rückte beim Landratsamt Aichach-Friedberg im bayerischen Schwaben bereits vor mehr als vier Jahren in den Fokus: 2015 begann der Landkreis, Vergabeverfahren durchgängig auf der elektronischen Vergabeplattform vergabe.bayern abzuwickeln. Die moderne Plattform des Bayerischen Staatsministeriums für Wohnen, Bau und Verkehr basiert auf der iTWO-Technologie von RIB. “Da wir beim Thema elektronische Vergabe auf gar keinen Fall hinterherhinken wollten, haben wir uns schon zu diesem frühen Zeitpunkt für die Nutzung der iTWO-Plattform entschieden“, erklärt Rainer Hurler, Abteilungsleiter Kommunales Bauwesen. “Die Vorteile der e-Vergabe – ökologischer so wie auch ökonomischer Natur – lagen schon damals allesamt auf der Hand“, berichtet der Experte. Neben deutlich reduziertem Papierverbrauch und damit verbundenen Kosteneinsparungen waren die Mitarbeiter der Sachgebiete Hoch- und Tiefbau in der Lage, verschiedene Aufgaben durch die verbesserte Transparenz innerhalb der Teams flexibel zu verteilen, ohne dabei den Überblick zu verlieren.

Von Beginn an wurde im Kreis Aichach-Friedberg der gesamte Prozess inklusive Prüfung und Wertung auf der Vergabeplattform abgebildet. Neben der e-Vergabe spielt auch die Arbeit mit digitalen Bauakten innerhalb des Landkreises bereits seit mehreren Jahren eine tragende Rolle. “Unser Hauptaugenmerk haben wir stets darauf gerichtet, so wenig Papier wie möglich für unsere Bauprozesse zu verwenden“, erklärt Hurler.

Digitale Angebotsabgabe schafft Mehrwerte

So werden beim Landratsamt bei sämtlichen Vergabeverfahren mit einem Volumen ab 25.000 Euro zukünftig nur noch digitale Angebote zugelassen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Preisspiegel auf Basis der digitalen Angebote vollkommen automatisiert erstellen, was den Mitarbeitern des Landratsamts sehr viel Zeit einspart. “Papier akzeptieren wir lediglich bei bestimmten Beschaffungsformen im unterschwelligen Bereich“, berichtet Hurler. “Das sind beispielsweise kleinere GaLa-Bauer im Tiefbausektor oder auch Schlossereien im Hochbaubereich.“ Insgesamt kommen die meisten Unternehmen jedoch sehr gut mit dem neuen Bieterclient ava-sign von RIB zurecht. Rainer Hurler ist der Überzeugung, dass die Arbeit mit dem technisch sehr gelungenen Tool in der aktuellen Version prinzipiell für jeden machbar ist, der auch für private Zwecke hin- und wieder den PC nutzt. “Die Installation des Bieterclients und die Arbeit mit der Software ist genauso einfach wie eine Bestellung bei Amazon oder die Suche mit Google“, erklärt er. Darüber hinaus bringt das iTWO-Bietertool die Vorteile mit sich, dass Firmen nicht mehr aufgrund von fehlerhaft ausgefüllten Formularen aus einem Verfahren ausgeschlossen werden können. Ein Mehrwert für den Bieter und die Vergabestelle gleichermaßen.

Neue Vergabestelle für Bauaufgaben des Landkreises

Eine eigene Vergabestelle wird im Kreis derzeit geschaffen. Ihre Aufgabe: Die konsequente Prüfung und Abwicklung der Ausschreibungen aus allen Sachgebieten. Erst seit kurzem gehört mit der Gebäudewirtschaft ein zusätzliches Sachgebiet zu den in Aichach-Friedberg Ausschreibenden. Dieses befasst sich mit allen Tätigkeiten, die zum Unterhalt der Gebäude innerhalb des Kreises zählen: Von Renovierungsarbeiten aller Art wie etwa Malerarbeiten bis hin zu umfangreicheren Wartungen. Im kommunalen Bereich werden kleinere Sanierungsarbeiten, wie beispielsweise der Austausch von konventionellen Leuchten in Sporthallen auf moderne, energieeffiziente LEDs, bezuschusst. Dies erfordert eine Ausschreibung, die den Förderrichtlinien entspricht. Die notwendige Einhaltung der Verfahrensschritte kann am besten über die elektronische Vergabe gewährleistet und dokumentiert werden. „Da das Vergaberecht in den letzten Jahren immer komplexer wurde und sich so die Gefahr deutlich erhöht hat, bei Verfahrensfehlern Fördermittel zurückzahlen zu müssen, wird eine eigene Vergabestelle im Kommunalen Bauwesen immer wichtiger. Die iTWO-Technologie bot stets entscheidende Unterstützung bei der Digitalisierung in unserem Hause und hat uns rundum überzeugt“, fasst Hurler zusammen.

„Unser Hauptaugenmerk haben wir stets darauf gerichtet, so wenig Papier wie möglich für unsere Bauprozesse zu verwenden.“

Rainer Hurler, Abteilungsleiter Kommunales Bauwesen

Vorteile durch die RIB e-Vergabe