Baugruppe Stauch entscheidet sich für RIB 4.0

IT-System bildet unternehmensspezifische Prozesse des Mittelständlers umfassend ab

Rund 1,5 Jahre nahm sich die Baugruppe Stauch aus Kupferzell insgesamt Zeit, um die passende ERP-Software für das breite Spektrum des mittelständischen Unternehmens zu finden. Ein Team um den Leiter des Einkaufs und IT Alexandros Tzimas, sechs Kollegen mit unterschiedlichen Kompetenzen rund um das Thema Bauprojekte sowie Profis von der hfcon GmbH & Co. KG, ein auf die Digitalisierung spezialisiertes Beratungsunternehmen, stellten gemeinsam die Weichen für eine erfolgreiche Softwareeinführung. Im Juli 2022 fiel die Entscheidung für die RIB-Produkte RIB 4.0, RIB Site sowie RIB Finance.

Die Geschäftsführung um Christian Dorsch hatte ein IT-System im Sinn, das die Mitarbeitenden dabei unterstützen sollte, ihre Produktivität zu steigern, die Bauausführung auf den Baustellen zu erleichtern und insbesondere die Fachkräfte zu entlasten. Zusätzlich sollte die Software BIM Ready sein, denn die Baugruppe Stauch strebt langfristig eine Arbeit mit BIM-Modellen an. Ein weiteres Kriterium war nicht zuletzt eine webbasierte IT-Anwendung. Der Grund: Im eigenen Unternehmen, das zwischenzeitlich 140 Mitarbeitende beschäftigt, gibt es keinen dedizierten IT-Fachbereich. Damit sämtliche Kolleginnen und Kollegen durchweg bereit sind, den neuen Weg und die damit einhergehenden Veränderungen in ihrer täglichen Arbeit mitzugehen, sollte die Software in der Lage sein, die unternehmensspezifischen Prozesse allesamt ohne große Anpassungen in einer Lösung abzubilden.

„Dass viele Unternehmen unterschiedlicher Größenordnung bei einer ERP-Einführung auf Probleme stoßen und oftmals auch scheitern, war uns natürlich bewusst“, berichtet Christian Dorsch. „Aus diesem Grund war für uns eine möglichst detaillierte Aufnahme der IST-Situation als Basis entscheidend. Wir wollten uns außerdem sicher sein, die gestellten Ziele auch in die Tat umsetzen zu können“, fügt Alexandros Tzimas hinzu.

Ziel: Durchgängiges Informationsmanagement und einfache Auffindbarkeit von Daten

Zuerst galt es daher, im Detail zu evaluieren, wie der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden bei der Baugruppe Stauch tatsächlich aussieht. Mit welchen Medien und Endgeräten arbeiten die Kolleginnen und Kollegen? Auf welchem Wege werden Informationen beschafft, wie verläuft die Kommunikation mit Projektbeteiligten und auf welche Hindernisse stoßen die Mitarbeitenden dabei? Anschließend wurden alle Mitarbeitenden in mehreren Terminen informiert und nach weiteren Problemen und Wünschen befragt.

„Die Erkenntnisse zeigten uns einige limitierende Schnittstellen und Probleme auf“, erläutert Tzimas. „Sehr viel Zeit geht tatsächlich durch das Suchen und Finden von Informationen verloren. Mitarbeitende suchen nach Plänen, nach E-Mails oder nach Geräten. Aus diesem Grund ist die Dokumentation der Arbeitsprozesse auch noch nicht optimal. Und wir haben Verbesserungspotenzial beim Informationsmanagement festgestellt. Da wir einerseits mit unterschiedlichen Softwareprogrammen arbeiten und außerdem viele Daten noch gar nicht digitalisiert sind, besteht bislang keine durchgängige zentrale Ablage für all diese wichtigen Informationen“, ergänzt er. Eine erste Zusammenstellung der Arbeitsprozesse in einem Flussdiagramm auf Papier resultierte in einem meterlangen Ausdruck. Mit dieser „Tapete“ und einem von der hfcon ausgearbeiteten Lastenheft konfrontierten Alexandros Tzimas und sein Team die Softwareanbieter, mit dem Ziel, gemeinsam die passende Lösung zu finden.

Ein ERP-System muss zu den Prozessen eines Unternehmens passen

Das insgesamt größte Optimierungspotenzial hatte das Kernkompetenzteam im Bereich der technischen Aufgaben ermittelt. „Uns war es wichtig, ein IT-System zu finden, das vor allem auch zu unseren Prozessen passt, wie Geschäftsführer Christian Dorsch erklärt. Das Unternehmen war auf der Suche nach einer Software für Büro und Baustelle. Sie sollte die Bereiche Geschäftspartner- und Projektmanagement, Kalkulation, Projektplanung, Beschaffung, Ressourcenmanagement, Projektcontrolling, Rechnungswesen und Lohnabrechnung allesamt umfassen. Entscheidend für die Wahl des Anbieters war auch der Qualifizierungsbedarf bei den Mitarbeitenden. „Wir haben ein ERP-System gesucht, von dem nicht nur wir, sondern die gesamte Belegschaft überzeugt ist und dessen Einführung sich auch parallel zum Projektgeschäft bewerkstelligen lässt“, wie Christian Dorsch betont.

Das RIB-System hat am Ende in vollen Zügen überzeugt. Sowohl bei dem internen Projektteam mit dem Partner hfcon als auch bei den Mitarbeitenden und der Geschäftsleitung. Das Unternehmen unterstreicht, dass von den Softwareprogrammen, die in Frage kamen, lediglich das RIB-System in der Lage war, die umfangreichen Anforderungen des Lasten- und Pflichtenhefts in nur einem Paket zu erfüllen. Sogar die „Tapete“ schreckte den Anbieter, die RIB Software GmbH, in keiner Weise ab. Begeistert hat insbesondere die Bedienbarkeit und die einheitliche moderne Oberfläche, wie der Einkaufsleiter verrät. Jetzt geht es an die konkrete Umsetzung der Einführung. Christian Dorsch abschließend: Die Mitarbeitenden haben 15 % ihrer Zeit mit dem Suchen nach Informationen verbracht. Mit RIB 4.0 als Single Source of Truth werden wir diese erfolgreich auf 5% reduzieren.“

Bilder vom Projekt

Bildnachweis: Baugruppe Stauch.