Die Backes AG hat sich im Laufe der letzten Jahrzehnte zu einer der führenden Baugruppen im Saarland und den angrenzenden Regionen etabliert. Heute agiert die 1932 gegründete Unternehmensgruppe als Komplettanbieter im Bereich Infrastrukturbau und bündelt leistungsfähige Unternehmen aus unterschiedlichen Feldern der Baubranche zu einem effektiven Gesamtkonzept. Mit Standorten in Tholey, Saarbrücken, Homburg und Dillingen, rund 350 Mitarbeitenden und einer Jahresbauleistung von rund 100 Millionen Euro verfolgt die Gruppe das Ziel einer qualitativ hochwertigen und termingerechten Umsetzung von Bauprojekten.
Im Jahr 2021 stand die Implementierung eines neuen ERP-Systems auf dem Programm. Wunsch der Geschäftsführung war eine vollkommen durchgängige Abbildung sämtlicher Kernprozesse in einem System. Die innerhalb der Branche wohlbekannten Schnittstellenproblematiken durch Insellösungen sollten durch das komplett neue Aufsetzen der kaufmännischen und technischen IT-Landschaft möglichst vermieden werden. Um Fehler weitestgehend zu unterbinden, sollten außerdem keine Stammdaten aus früheren Programmen übernommen werden, sondern stattdessen jegliche Informationen komplett neu erfasst werden.
Seit mehr als 20 Jahren gilt Software des Stuttgarter Bausoftwareherstellers RIB im Hause Backes als etabliert. Aufgrund weitestgehend positiver Erfahrungen und einer erfolgreichen, langjährigen Zusammenarbeit fiel die Entscheidung, mit RIB 4.0 ein damals noch sehr neues System gruppenweit einzuführen, das die Grundsteine für eine solche, umfassende Datendurchgängigkeit legen sollte. Die Projektleitung übernahm Kathrin Peter, Leiterin des Zentraleinkaufs. Ihre Aufgabe: technische und kaufmännische Tätigkeiten sinnvoll in Verbindung zu bringen und auf dieser Basis neue Prozesse innerhalb der Unternehmensgruppe zu schaffen. Alle Divisionen, ob Kalkulation, Einkauf, Bauabrechnung oder Finanzbuchhaltung, sollten dabei in diese neuen Abläufe eingebunden werden und im Idealfall effizienter zusammenwirken.
Kein leichtes Unterfangen, doch die Schaffung einer komplett neuen Struktur von Aufgaben im Unternehmen mit einem ERP-System mit damals noch geringer Marktdurchdringung bringt neben zahlreichen Herausforderungen auch Vorteile mit sich, wie sich Kathrin Peter erinnert: „Die Expertinnen und Experten von RIB haben viele Hürden gemeinsam mit uns genommen. Als Pioniere für einen solchen durchgängigen Prozess haben wir besonders eng mit der Softwareentwicklung zusammengearbeitet, wodurch sich manches einfacher gestaltete. Denn die Software konnte zum Teil auch konkret an die Belange der Baupraxis angepasst werden“, reflektiert die Einkaufsleiterin. Dabei hielt ihr ihr sehr gutes Team an Key-Usern immerzu den Rücken frei. Die fundierten Praxiskenntnisse des Teams sind unverzichtbar: Die erfolgreiche Implementierung von Neuerungen gelingt nur durch eine gelebte und starke Teamarbeit.
Gestartet ist die Unternehmensgruppe mit der Beschaffungsstruktur von RIB 4.0, dem Kern des ERP-Systems. Peter favorisiert hier den Begriff Unternehmensstruktur, denn genau diese bildet dieser entscheidende Baustein der Software ab. Nachdem sämtliche Geschäftspartner und Stakeholder vollständig neu erfasst worden waren, implementierte die Backes Gruppe schrittweise Kalkulation, Einkauf und Abrechnung. Es folgten Lohn und Finanzen. Teil der Kette sind last but not least ein von RIB empfohlenes Dokumentenmanagementsystem, das nahtlos an RIB 4.0 andockt, sowie das Ressourcenmanagement der RIB kombiniert mit einer mobilen Baudatenerfassungssoftware auf der Baustelle eines ehemaligen RIB-Partners.
Die organisatorischen und technischen Neuerungen bei Backes zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass Projekte/Geschäftspartner/Materialien in wirklich jedem einzelnen Arbeitsschritt eine gemeinsame Nummerierung haben. Vom Auftrag über die Kalkulation bis zur Finanzbuchhaltung. Das bedeutet für die Praxis einen deutlich schlankeren und stringenteren Ablauf. „Wo wir früher ein Projekt in jedem Aufgabenbereich separat angelegt haben, etwa in der Kalkulation, in der Buchhaltung und in der Gerätedatenerfassung, haben jetzt alle in der Kette dieselben Daten und sie lässt sich durchgängig abbilden“, erklärt sie. Lieferscheine mit Artikeln bilden beispielsweise das Fundament für Soll-Ist-Vergleiche, Bauleitern stehen die Mengen für die Abrechnung zur Verfügung und Kalkulierende nutzen exakt diese Artikel wiederum für ihre Kalkulation und am Ende greift auch das Controlling einmal mehr auf die Materialdaten zurück. Der Vorteil: Leistungsmeldungen können über einen solchen Prozess ohne großen Aufwand erstellt werden, denn alle Rädchen greifen perfekt ineinander.
Mittlerweile deckt die Unternehmensgruppe Backes alle zentralen Arbeitsbereiche durchgängig ab: Kalkulation, Einkauf, Bauabrechnung, Finanzbuchhaltung, Ressourcenmanagement, Lohn und Vermessung sind in die gemeinsame, in sich geschlossene Prozesskette eingebunden und arbeiten auf derselben Datenbasis – sei es direkt in RIB 4.0 oder über nahtlos angebundene Produkte von Partnern. Von der ersten Kalkulation eines Bauprojekts bis zur abschließenden Abrechnung läuft alles integriert zusammen.
„Die Grundlage ist immer eine solide Datenpflege“, weiß Kathrin Peter. Das bedeutet aber auch, wie die Einkaufsleiterin verrät, dass die Teams aus unterschiedlichen Kompetenzbereichen enger zusammenrücken müssen. „Details werden für Teammitglieder relevant, die in der Vergangenheit keine Rolle spielten. Auch die Transparenz, also der konkrete Einblick in Tätigkeiten des anderen, ist für viele ein Novum. Ein jeder ist gefordert, die Aufgabenfelder der anderen zu verstehen und im Gesamtprozess aktiv mitzugehen. Das ist im ersten Schritt ein Mehraufwand für unsere Belegschaft. Viele sehen die Vorteile, die sich nach und nach in sämtlichen Bereichen ergeben, zu diesem Zeitpunkt noch nicht, was meine Arbeit und die meines Teams öfter erschwert hat. Aber wir sind auf einem guten Weg“, fügt sie hinzu.
Kathrin Peter selbst hat die Mehrwerte längst erkannt, genauso wie die Geschäftsführer der Backes Unternehmensgruppe. Denn die erhöhte Datenkompetenz bietet eine optimale Grundlage, um jeden Tag einmal mehr die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Da auch das modellorientierte Planen und Bauen bei Backes stärker in den Fokus rückt, sei es optimal, hierfür bereits eine gute Datengrundlage etabliert zu haben. „Der Markt fordert BIM (Building Information Modeling), auch von großen Mittelständlern wie uns“, ist Kathrin Peter überzeugt. Auch für diesen Schritt sind wir mit RIB 4.0 bestmöglich vorbereitet. Das CAD-System RIB Civil haben wir bei unseren Infrastrukturprojekten bereits im Einsatz.
Schließlich lobt die Einkaufsleiterin die rundum gute Unterstützung durch die RIB Software GmbH als Partner. Selbst bei unerwarteten IT-Problemen zeigten die Vertreter von RIB enormen Einsatz, um die Systeme schnell wieder lauffähig zu machen. Für Kathrin Peter eine großartige und keineswegs selbstverständliche Zusammenarbeit mit einem Softwarehaus.
Die Weichen für weitere Schritte der Digitalisierung bei der Backes AG sind jedenfalls gestellt. Und mit der einheitlichen Datenbasis stehen die Fundamente für täglich bessere Entscheidungen im Baugeschehen.
1. Walzenzug Zettelmeyer BJ 1928 aus den Anfangszeiten.
2. Hauptsitz der Backes AG im saarländischen Tholey.
3. Neues Asphaltmischwerk in Tholey.
Bildnachweis: Backes Bauunternehmung AG & Co. KG
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