Baugruppe Stauch, una constructora mediana con sede en Kupferzell (Alemania), dedicó 18 meses a la búsqueda del software ERP adecuado que cubriera todas sus necesidades. Un equipo liderado por el Director de Compras e IT, Alexandros Tzimas, junto con seis compañeros con distintas competencias en proyectos de construcción, y profesionales de hfcon GmbH & Co. KG —consultora especializada en digitalización— definieron conjuntamente el rumbo para una implantación exitosa del software. En julio de 2022, el equipo decidió apostar por las soluciones de RIB y seleccionó RIB 4.0, RIB Site y RIB Finance.
El equipo directivo, encabezado por Christian Dorsch, buscaba un sistema IT que ayudara a los empleados a aumentar su productividad, facilitara la ejecución de obra en los proyectos y, en particular, ofreciera soporte a los operarios especializados. Además, el software debía ser BIM-ready, ya que Baugruppe Stauch tiene previsto utilizar modelos BIM en el futuro.
La compañía también necesitaba una aplicación IT basada en la web, ya que, con 140 empleados, no dispone de un departamento IT interno. Para garantizar que todos los empleados puedan adaptarse rápidamente a los cambios en su día a día, el software debía ser capaz de reflejar los procesos específicos de la empresa sin requerir grandes personalizaciones.
“Teníamos claro que muchas empresas, de distintos tamaños, encuentran problemas durante la implantación de un ERP y muchas veces fracasan”, comenta Dorsch.
“Por eso, documentar con detalle la situación inicial era fundamental como punto de partida del proyecto. También queríamos asegurarnos de que realmente podíamos alcanzar los objetivos marcados”, añade Tzimas.
El primer paso fue evaluar a fondo las rutinas de trabajo diario de los empleados de Baugruppe Stauch. ¿Qué medios y dispositivos utilizan? ¿Cómo obtienen la información, cómo se comunican con los distintos agentes del proyecto y qué obstáculos encuentran en el proceso? Posteriormente, todos los empleados participaron en varias sesiones y fueron consultados sobre otros retos y requisitos.
“Los resultados pusieron de manifiesto numerosas interfaces limitantes y problemas”, explica Tzimas.
“Se pierde una gran cantidad de tiempo buscando y localizando información. Los empleados buscan planos, correos electrónicos o dispositivos. Por ello, la documentación de los procesos de trabajo aún no era óptima. Además, detectamos margen de mejora en la gestión de la información. Como usábamos distintos programas y mucha información aún no estaba digitalizada, no existía un repositorio central para todos los datos importantes”.
La primera recopilación de procesos en un diagrama de flujo impreso en papel acabó convirtiéndose en un despliegue de varios metros. Con este “papel pintado” y un pliego de requisitos elaborado por hfcon, Tzimas y su equipo se dirigieron a los proveedores de software para identificar la solución adecuada.
El equipo de competencias clave identificó el ámbito de las tareas técnicas como el área con mayor potencial global de optimización.
“Era importante para nosotros encontrar un sistema IT que se adaptara a nuestros procesos”, subraya Dorsch.
La empresa buscaba software tanto para oficina como para obra, cubriendo: gestión de socios comerciales y proyectos, presupuestación, planificación, compras, gestión de recursos, control de proyectos, contabilidad y nóminas. También se tuvieron muy en cuenta las necesidades del personal en la elección del proveedor.
“Buscábamos un ERP que convenciera no solo a la dirección, sino a toda la plantilla, y cuya implementación pudiera gestionarse en paralelo a las operaciones de los proyectos”, añade Dorsch.
Finalmente, el sistema de RIB convenció a todos los implicados: el equipo interno del proyecto, el partner hfcon, los empleados y la dirección. La empresa destacó que, entre todas las soluciones evaluadas, solo RIB fue capaz de cumplir los amplios requisitos del pliego en un único paquete.
Ni siquiera el “papel pintado” inicial intimidó a RIB Software. La usabilidad y la interfaz moderna y uniforme fueron especialmente bien recibidas por el responsable de compras.
“Ahora llega el momento de ver los beneficios concretos de esta implantación”, concluye Dorsch.
“Los empleados dedicaban un 15% de su tiempo a buscar información. Con RIB 4.0 como fuente única de información, reduciremos esta cifra al 5%”.
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