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Wofür steht die XRechnung?

XRechnung als neues Format für elektronische Rechnungen ist ein Datenaustauschstandard für Rechnungen im XML-Standard. Deutschland kommt damit der EU-Digitaloffensive und damit der Richtlinie 2014/55/EU zur Verpflichtung der Nutzung von elektronischen Rechnungsdaten nach. Seit April 2020 können, durch die Einführung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, Rechnungsdaten einheitlich nach einem geregelten Standard an die öffentlichen Auftraggeber gesendet werden. Hierzulande wurde eigens die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) eingeführt, um die Rechnungsübermittlung an die Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor zu vereinfachen.

Grund für den Druck durch die EU auf Ihre Mitgliedsstaaten sind die zahlreichen unterschiedlichen Normen in den einzelnen Ländern. Insbesondere bei internationalem Rechnungsverkehr gestaltet sich die Einhaltung der verschiedenen Normen als schwierig. Ein einheitliches Format erleichtert Validierung ungemein. Ein weiterer Pluspunkt für das elektronische Rechnungsformat ist die enorme Zeit- und Kostenersparnis, denn durch die einfache digitale Kommunikation entfällt nicht nur der verhasste Papierkrieg, auch die Durchlaufzeiten werden deutlich reduziert. So kann der gesamte Prozess von der Übertragung und Prüfung bis zur Freigabe und Bezahlung optimiert werden.

Das elektronische Rechnungsformat spart Ihnen Zeit, Kosten, Platz und vor allem Nerven

 

Wie sicher sind elektronische Rechnungen?

Gerade bei einem so heiklen Thema wie Rechnungen sorgen sich viele Unternehmen zu Recht um die Sicherheit Ihrer Daten. Grundlegend können E-Rechnung ganz klassisch per E-Mail versendet werden, um die Sicherheit der vertraulichen Informationen zu gewährleisten bietet sich, neben einer digitalen Signatur, die entsprechende E-Mail-Verschlüsselung an. Mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird die E-Mail direkt nach dem Schreiben verschlüsselt und anschließend erst versendet und erst vom Empfänger wieder entschlüsselt. Alternativ besteht die Möglichkeit der, von der EU entwickelten, PEPPOL-Anbindung (Pan-European Public Procurement OnLine). Via PEPPOL-Anbindung haben Sie die Möglichkeit XRechnungen und deren Anlagen sicher zu übertragen. Da die Einrichtung eines PEPPOL Access Points technisch allerdings sehr anspruchsvoll ist, greifen viele Unternehmen auf entsprechend spezialisierte Dienstleister zurück.

 

Welche Alternativen gibt es?

Der Name des alternativen Formates ZUGFeRD, steht nicht etwa für dessen Pferdestärken, sondern für den „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung“. Das ZUGFeRD-Format ist ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben wie die uns schon bekannte XRechnung. Der größte Unterscheid zwischen den beiden Formaten ist deren Beschaffenheit. Während es sich bei der XRechnung um einen reinen Datensatz handelt, stellt der Standard ZUGFeRD eine Hybridlösung dar. Nach dem ZUGFeRD-Standard erstellte Rechnungen werden in einem klassischen PDF-Format versendet, sodass der Empfänger es ohne Probleme lesen kann. Gleichzeitig wird eine inhaltlich identische Rechnung als XML-Datensatz integriert, sodass zusätzlich auch eine elektronische Verarbeitung problemlos möglich ist


Die elektronische Rechnung

Was für Sie als Unternehmen jetzt wichtig ist

Seit April 2020 stehen alle Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand in der Pflicht XRechnungen empfangen zu können. Auch alle Lieferanten von Behörden der Bundesverwaltung sind seit November 2020 dazu verpflichtet Rechnungen, ab einer Höhe von 1.000€, auf elektronischem Weg zu stellen. Einige Länder, wie zum Beispiel Baden-Württemberg, führen diese Verpflichtung ihrer Lieferanten erst zu einem späteren Zeitpunkt ein. Für Unternehmen im B2B- und B2C-Bereich ohne öffentliche Auftraggeber besteht derzeit also nochkeine Pflicht zur Verwendung des Formats XRechnung. Doch auch hier birgt die elektronische Rechnung viel Potenzial. Andere Mitgliedsstaaten gehen da schon einen Schritt weiter. Italien nimmt seit 2019 seine Privatunternehmen zur Nutzung von elektronischen Rechnungen in die Pflicht (unter dem Name FatturaPA). Ähnlich sieht es bei unseren skandinavischen Nachbarn aus, hier wurde das Konzept der elektronischen Rechnungen schon lange vor der EU-Richtlinie eingeführt. Aufgrund der weiter voranschreitenden Digitalisierung und Internationalisierung ist es also nur eine Frage der Zeit, bis auch die deutsche Privatwirtschaft komplett auf das elektronische Rechnungsformat umsteigt.   

Als kompetenter Partner im Bauwesen haben wir unsere Software-Lösungen RIB iTWO Baseline und RIB iTWO 4.0 mit den Funktionen der elektronischen Rechnung erweitert. So ist die XML-basierte XRechnung bereits fester Bestandteil der iTWO-Softwarelösungen. Unsere iTWO-Lösungen können elektronische Rechnungen im Format XRechnung sowohl importieren als auch exportieren. Damit werden alle Prozesse des elektronischen Rechnungseingang und Rechnungsausgang abgedeckt. Experten gehen im Übrigen davon aus, dass sich das Format XRechnung im Bauwesen auch für den privatwirtschaftlichen Bereich durchsetzen wird.

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