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Die XRechnung

Finden Sie hier alle relevanten Informationen und Voraussetzungen zum Thema XRechnung

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) im Format einer XML-Datei. Die XRechnung ist seit 2020 verpflichtender Standard für Rechnungsstellungen bei öffentlichen Auftraggebern, das heißt bei Aufträgen für Bund, Länder und Kommunen. Die XRechnung ersetzt Rechnungen in PDF-Form und kann/muss über Rechnungseingansgportale und grundlegend über das PEPPOL-Netzwerk übermittelt werden. Erstellt werden kann die XRechnung nur mit Hilfe spezieller Software, im Gegensatz zum Zugferd-Format ist sie nicht mehr als PDF einsehbar. Hierzu existieren inzwischen vielerlei XRechnung-Viewer, die zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung gestellt werden.

XRechnung: Was ist die gesetzliche Lage?

e-Rechnungen sind jetzt Standard und verpflichtend – zumindest wenn Sie in Deutschland für einen öffentlichen Auftraggeber arbeiten, egal ob Bund, Land oder Kommuneneinheiten. Eine Ausnahme besteht noch bei besonders kleinen Beträgen, Rechnungen unter 1000 € müssen nicht elektronisch eingereicht werden, alle anderen schon. 

Grundlage ist hier die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die Norm EN 16931, in der Kriterien für einen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen europaweit festgelegt wurden. Die EN 16931 wurde vom Europäischen Komitee für Normierung (CEN) definiert. Ziel war es, den Zahlungsverkehr innerhalb der EU einheitlich zu digitalisieren so dass Zahlungsabwicklungen vereinfacht werden. Für Deutschland ist die konkrete Ausformung dieses Beschlusses die XRechnung. Ihre Einführung obliegt in Deutschland dem Bund und den einzelnen Bundesländern. Seit dem November 2020 müssen alle Institutionen der öffentlichen Hand XRechnungen annehmen.

Die Rechnungstellung via XML-Datei ist übrigens mit unterschiedlicher Software möglich, zum Beispiel mit iTWO

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Das elektronische Rechnungsformat spart Ihnen Zeit, Kosten, Platz und vor allem Nerven

Was ist der Inhalt einer XRechnung?

Die Elemente einer elektronischen Rechnung mit XML-Format, also der XRechnung, sind dabei größtenteils dieselben, wie bei einer herkömmlichen Rechnung auch. Sie werden nur anders aufbereitet. Die XRechnung folgt einer bestimmten Struktur und wird im Datenformat xml dargestellt, sie ist also mittels Datenmodell „codiert.“ Sie können eine XRechnung deswegen nicht einfach mit word oder als PDF auslesen, sondern brauchen eine spezielle Software um eine XRechnung zu erstellen und zu visualisieren. Erst dann sehen Sie die Information, die die XRechnung enthält:

Ihre Daten als Rechnungssteller*in, die Daten des Rechnungsempfängers, die Rechnungssumme, die Ausweisung der Umsatzsteuer, Lieferantennummer, Zahlungsbedingungen, Email und die eigene Bankverbindung. Eine Besonderheit der XRechnung ist die Leitweg-ID, die bei den Daten des Rechnungsempfängers immer mit angegeben werden muss. Rechnungsempfänger mit Leitweg-ID sind Bund und Länder, kurz gesagt die öffentliche Hand.

 Wie übermittle ich XRechnungen?

Elektronische Rechnungen sollen PDF-Rechnungen ersetzen. Anders als die werden die xml-Dateien der XRechnungen nicht etwa per Post, sondern über eigene Rechnungseingangsplattformen an Behörden übermittelt. Generell kann man XRechnungen innerhalb des Rechnungseingangsportals per Mail, per DE-Mail oder über das Peppol-Netzwerk versenden. Welches Portal die für Ihre Rechnung nutzen sollten, das hängt von dem Empfänger ihrer Rechnung ab, und der wiederrum zeigt sich in der Leitweg-ID:

Die Leitweg-ID zeigt an, an wen sich die Rechnung richtet und damit auch, über welches Portal sie am besten übermittelt wird.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID dient als Käuferreferenz und ist ein obligatorischer Bestandteil einer jeden XRechnung, die an einem öffentlichen Auftraggeber geht. Die Leitweg-ID wird bei der Bestellung von dem Auftraggeber mitgegeben oder kann dort erfragt werden. Jede Leitweg-ID besteht aus 15 Ziffern, und kann so einer bestimmten Behörde des Bundes, der Länder oder einzelner Kommunen zugeordnet werden. Die ersten drei Ziffern geben Auskunft darüber, wer Rechnungsempfänger ist – und sie entscheidet auch darüber, wie Sie ihre XRechnung übermitteln müssen.

  • Sind die ersten drei Ziffern der Leitnummer-ID 991, dann ist der Adressat Ihrer Rechnung ein Teil der unmittelbaren Bundesverwaltung oder ein Verfassungsorgan, wie zum Beispiel der Bundestag oder das Bundesverfassungsgericht. Die Übermittlung der XRechnung muss dann über den > Zentralen Rechnungseingang des Bundes erfolgen (ZRE)
  • Beginnt die Leitnummer-ID mit 992, dann handelt es sich bei Ihrem Auftraggeber um entweder um ein Bundesland oder um Teile der Bundesverwaltung, die ihre Rechnung über die Plattform > OZG-RE empfangen.
  • Sind die ersten drei Ziffern 993, dann gehört Ihr Auftraggeber zu der mittleren Bundverwaltung und empfängt Ihre XRechnung über eigene Lösung (gibt es an dieser Stelle auch etwas über iTWO zu sagen?)
  • Alle anderen Nummern geben Aufschluss über das Bundesland, dem der Rechnungsemfpänger zugeordnet ist:
  • 01 Schleswig-Holstein
  • 02 Hamburg
  • 03 Niedersachsen
  • 04 Bremen
  • 05 Nordrhein-Westfalen
  • 06 Hessen
  • 07 Rheinland-Pfalz
  • 08 Baden-Württemberg
  • 09 Bayern
  • 10 Saarland
  • 11 Berlin
  • 12 Brandenburg
  • 13 Mecklenburg-Vorpommern
  • 14 Sachsen
  • 15 Sachsen-Anhalt
  • 16 Thüringen

Die Bundesländer haben teilweise eigene Portale für die Übermittlung der XRechnung.

Wenn die durch den Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID nicht funktioniert oder von der Rechnungseingangsplattform akzeptiert wird, setzen Sie sich zunächst direkt mit Ihrem Auftraggeber in Verbindung. Sollten Sie keine gemeinsame Lösung für das Problem finden, ist das Problem durch den Auftraggeber an das ZFB zu adressieren oder über dieses Kontaktformular gehen:

 

 

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Um der e-Rechnungspflicht nachzukommen, die seit November 2020 zumindest bei Aufträgen für die öffentliche Hand und Behörden gilt, müssen Sie Ihre Rechnung als XML-Datei erstellen. Dazu benötigen Sie spezielle Software, denn eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung als xml-Datei kann nicht einfach "aufgeschrieben" werden. Sie wird mit Hilfe bestimmter Informationen als XML-Datensatz erstellt, ein IT-Standard der ausschließlich maschinell ausgelesen werden kann. Abrechnungssoftware wie beispielsweise iTWO kann XRechnungen auf Basis der Informationen im System erstellen und versenden.

 

Für wen ist die XRechnung Plicht?

Seit November 2020 ist die XRechnung im xml-Format bei Rechnungsstellung an Bund, Länder und Kommunen Plicht kurzum an öffentliche Auftraggeber. Das gilt erstmal nur für Rechnungen an die öffentliche Hand, denn soweit reicht die Wirkkraft der Regierung. Die elektronische Rechnungserstellung soll sich aber perspektivisch auch auf die freie Marktwirtschaft ausweiten, denn sie verinfacht Prozesse und vermeidet Übertragungsfehler. Verantwortliche Behörden für die Einführung elektronischer Rechnungen ist das Bundesministerium des Innern und für Heimat und und das Bundeministerium der Finanzen.

Wie arbeiten wir von RIB mit XRechnungen?

In unseren Produkten intergieren wie die XRechnung selbstverständlich. Unsere eVergabe-Plattform erlaubt Zugriff auf Ausschreibungen von Bund und Ländern, sollte Ihr Angebot die Ausschreibung gewinnen greift natürlich auch hier die e-Rechnungsverordnung. Arbeiten Sie mit der eVergabe und gewinnen sie die Ausschreibung für sich? Nutzen Sie die Plattform dann weiter für den Datenaustausch mit ihrem Auftraggeber, dann können Sie auch hier Ihre XRechnungen hochladen und visualisieren. Mit unseren Produkten iTWO baseline | 5D, iTWO 4.0 und iTWO finance, kalkulieren und realisieren Sie ihre Projekte ganzheitlich, die e-Rechnungserstellung einer XRechnung ist hier selbstverständlich inbegriffen. Von unseren iTWO-Produkten aus wird die XRechnung erstellt, zur Überprüfung  an die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen gesendet und anschließend dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

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Warum überhaupt eine elektronische Rechnung?

Mit der XRechnung soll die Digitalisierung des Rechnungswesens (E-Invoicing) vorangetrieben werden. Durch die elektronische Rechnung im XML-Format soll ein einheitlicher IT-Standard entstehen, so wird die durchgängige digitale Bearbeitung von Zahlungsverkehr möglich. Von der elektronischen Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Beiträge gibt es dann dank der XRechnung keine Medienbrüche mehr, das senkt die Gefahr von Übertragungsfehlern. Die elektronische Rechnungserstellung für den öffentlichen Sektor gilt deswegen als Vorstufe zu einer allgemeinen Umstellung auf elektronische Rechnungen im XML-Standard auch in der freien Wirtschaft. Seit November 2021 ist die Erstellung einer XRechnung bei Aufträgen für die öffentliche Hand, Behörden und Kommunen bei einer Auftragssumme über 1000 Euro verpflichtend.

Was ist der rechtliche Hintergrund der XRechnung?

Deutschland kommt da der EU-Digitaloffensive und damit der Richtlinie 2014755/EU nach und hat mit Hilfe des IT-Planungsrats auf Grundlage der EN 16931 1 eine eigenen Standard für Rechnungen mit XML-Format entwickelt. In Deutschland wurde die elektronische Rechnung via e-Rechnungsgesetz stufenweise eingeführt. Seit April 2020 können Rechnungen bei öffentlichen Stellen des Bundes, der Länder und der Kommunen Rechnungsdaten einheitlich nach einem geregelten Standard der XRechnung gesendet werden.

Welche Alternativen gibt es zur XRechnung?

Der Name des alternativen Formates ZUGFeRD, steht nicht etwa für dessen Pferdestärken, sondern für den „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung“. Das ZUGFeRD-Format ist ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben wie die uns schon bekannte XRechnung.Während es sich bei der XRechnung aber um einen reinen Datensatz handelt, stellt der Standard ZUGFeRD eine Hybridlösung dar. Nach dem ZUGFeRD-Standard erstellte Rechnungen werden in einem klassischen PDF-Format versendet, sodass der Empfänger es ohne Probleme lesen kann. Gleichzeitig wird eine inhaltlich identische Rechnung als XML-Datensatz integriert, sodass zusätzlich auch eine elektronische Verarbeitung problemlos möglich ist

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Die elektronische Rechnung

Was hat die EU mit der XRechnung zu tun?

Deutschland kommt da der EU-Digitaloffensive und damit der Richtlinie 2014755/EU nach und hat mit Hilfe des IT-Planungsrat auf Grundlage der EN 16931 1 eine eigenen Standard für Rechnungen mit xml-Format entwickelt. Das Datenformat XML, auf dem der Standard XRechnung basiert, ist also von der EU vorgegeben. Grundlage für die Einführung der XRechnung in Deutschland ist eine Entscheidung auf EU-Ebene. Das Europäische Komittee für Normung (CEN) hat dafür 2014 mit der EN 16931 1 die Grundlage für europäisch einheitlichen Datenaustauschstandard für elektronische Rechnung gelegt.

 

Einheitliche elektronische Rechnungen europaweit

Grund für den Druck durch die EU auf Ihre Mitgliedsstaaten sind die zahlreichen unterschiedlichen Normen in den einzelnen Ländern. Insbesondere bei internationalem Rechnungsverkehr gestaltet sich die Einhaltung unterschiedlicher Normen e-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen als schwierig. Ein einheitlicher Datenaustauschstandard erleichtert die Validierung ungemein. Für die Umsetzung dieses Vorhaben einer einheitlichen Herangehensweise für elektronische Rechnungsstellung hat das europäische Komittee für Normung (CEN), eine EU-Behörde, Richtlinien für die elektronische Rechnungserstellung und Rechnungsverarbeitung erarbeitet.

In der EN 16931 1 wird die semantische Grundlage für die Rechnungsdaten festgelegt. Anschließend obliegt es den einzelnen Mitgliedstaaten diese Grundlage umzusetzen. In der Bundesrepublik hat dies die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) übernommen und die XRechnung als Standard auf Grundlage der EN 16931 1 entwickelt.

Was sagt die EN 1693 1 aus?

Die EN 1693 1 definiert die semantische Struktur der elektronischen Rechnungen, die europaweit gelten soll. Die EN 1693 1 ist ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung und die Liste von Syntaxen. Die Norm besteht aus mehreren Abschnitten. Die letzten Abschnitte wurden am 18. Oktober 2017 veröffentlicht. Mit der Norm EN16931 wird die europäische Richtlinie für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern umgesetzt (EN 2014/55/EU). Sie wurde im CEN vom technischen Kommittee TC434 im Auftrag der europäischen Kommission erarbeitet.

Was für Sie als Unternehmen jetzt wichtig ist

Seit April 2020 stehen alle Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand in der Pflicht XRechnungen empfangen zu können. Auch alle Lieferanten von Behörden der Bundesverwaltung sind seit November 2020 dazu verpflichtet Rechnungen, ab einer Höhe von 1.000€, auf elektronischem Weg zu stellen. Einige Länder, wie zum Beispiel Baden-Württemberg, führen diese Verpflichtung ihrer Lieferanten erst zu einem späteren Zeitpunkt ein. Für Unternehmen im B2B- und B2C-Bereich ohne öffentliche Auftraggeber besteht derzeit also noch keine Pflicht zur Verwendung des Formats XRechnung. Doch auch hier birgt die elektronische Rechnung viel Potenzial. Andere Mitgliedsstaaten gehen da schon einen Schritt weiter. Italien nimmt seit 2019 seine Privatunternehmen zur Nutzung von elektronischen Rechnungen in die Pflicht (unter dem Name FatturaPA). Ähnlich sieht es bei unseren skandinavischen Nachbarn aus, hier wurde das Konzept der elektronischen Rechnungen schon lange vor der EU-Richtlinie eingeführt. Aufgrund der weiter voranschreitenden Digitalisierung und Internationalisierung ist es also nur eine Frage der Zeit, bis auch die deutsche Privatwirtschaft komplett auf das elektronische Rechnungsformat umsteigt.   

Als kompetenter Partner im Bauwesen haben wir unsere Software-Lösungen RIB iTWO Baseline | 5D und RIB iTWO 4.0 mit den Funktionen der elektronischen Rechnung erweitert. So ist die XML-basierte XRechnung bereits fester Bestandteil der iTWO-Softwarelösungen. Unsere iTWO-Lösungen können elektronische Rechnungen im Format XRechnung sowohl importieren als auch exportieren. Damit werden alle Prozesse des elektronischen Rechnungseingang und Rechnungsausgang abgedeckt. Experten gehen im Übrigen davon aus, dass sich das Format XRechnung im Bauwesen auch für den privatwirtschaftlichen Bereich durchsetzen wird.

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