RIB-Gruppe

Datenschutzhinweis für die Personalbeschaffung

1. Der Zweck dieses Dokuments

1.1 Dieser Datenschutzhinweis erläutert, wie und warum die Unternehmen der RIB-Gruppe (in diesem Hinweis als „RIB“, „wir“, „unser“ und „uns“ bezeichnet) personenbezogene Daten von Bewerbern (als „Sie“ bezeichnet) verwenden. Die Unternehmen der RIB-Gruppe sind wie nachstehend aufgeführt jeweils Tochtergesellschaften der RIB Software GmbH, die sich zu 100 % im Besitz der Schneider Electric-Gruppe befindet. RIB ist der „Verantwortliche“ für Ihre persönlichen Daten. Das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, darüber zu entscheiden, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten über Sie verarbeiten.

RIB Denmark A/S

RIB Australia Pty Ltd

RIB Construction Computer Software (Gulf) (LLC)

RIB Cosinus AG

RIB Cosinus GmbH

RIB Deutschland GmbH

RIB Guangzhou Two Information Technology Co., Ltd.

RIB International Holding PTE. LTD.

RIB ITWO Software Pvt Ltd

RIB iTWO Software, Inc.

RIB Limited

RIB Malaysia SDN BHD

RIB New Zealand Limited

RIB SAA Engineering GmbH

RIB Schneider Electric Industries SAS

RIB Singapore Pte Ltd

RIB Software (Thailand) Co., Ltd

RIB Software DMCC

RIB Software Indonesia

RIB Software North America, Ltd.

RIB South Africa (Pty) Ltd

RIB Spain SA

RIB stavební software s.r.o.

RIB U.S. Cost Incorporated

RIB UK&I Limited

RIB Vietnam Company Limited

1.2 Diese Datenschutzerklärung gilt für den Fall, dass Sie sich direkt oder indirekt über einen Dritten (z. B. über eine Personalvermittlungsagentur oder -plattform) bei uns um eine Stelle bewerben. Sie sollten diesen Hinweis lesen, damit Sie wissen, was wir mit Ihren personenbezogenen Daten tun. Dieser Hinweis ist nicht Teil Ihres Arbeitsvertrags (falls zutreffend) oder eines anderen Vertrags zur Erbringung von Dienstleistungen.

2. Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten

2.1 Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um eine Stelle bei uns werden wir personenbezogene Daten, die Sie uns in Ihrer Bewerbung, Ihrem Lebenslauf und Ihrem Anschreiben zur Verfügung gestellt haben, sowie sonstige personenbezogene Daten, die Sie uns während Ihres Vorstellungsgesprächs oder des Einstellungsverfahrens zur Verfügung stellen, erheben, speichern und nutzen. Die von uns erfassten personenbezogenen Daten sind in Anhang 1 aufgeführt. Diese personenbezogenen Daten können von Ihnen, von Personalvermittlungsagenturen, von Ihren derzeitigen und/oder früheren Arbeitgebern, von öffentlich zugänglichen Informationen und gegebenenfalls von Hintergrundprüfungsdiensten erhoben werden.

2.2 Es liegt in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten vollständig und richtig sind. Sollten sich die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten ändern, informieren Sie uns bitte unverzüglich, indem Sie sich mit unserer Personalabteilung in Verbindung setzen.

3. Wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

3.1 In Anhang 1 sind die verschiedenen Zwecke aufgeführt, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sowie die jeweilige Rechtsgrundlage, auf die wir uns bei dieser Verarbeitung stützen.

3.2 Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für uns erforderlich sein, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen oder einen Arbeits- oder Beschäftigungsvertrag mit Ihnen abzuschließen. Dementsprechend können wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht bearbeiten, wenn Sie sich dafür entscheiden, uns diese personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung zu stellen.

3.3 Wir können personenbezogene Daten über die Vielfalt am Arbeitsplatz erheben, wenn dies gesetzlich zulässig ist (z. B. Geschlecht, Alter, Behindertenstatus, sexuelle Orientierung, Veteranenstatus und Rasse/ethnische Herkunft), um die Vielfalt am Arbeitsplatz zu verstehen, zu überwachen und zu verbessern. Die Angabe dieser personenbezogenen Daten ist völlig freiwillig und wird von Ihrer Bewerbung getrennt, so dass sie für unser Einstellungsteam nicht sichtbar sind. Wir fassen die Diversitätsdaten für übergeordnete Analysen zusammen, wobei keine Einzelperson identifiziert wird oder in einer Analyse identifizierbar ist. Die ursprünglichen personenbezogenen Daten werden getrennt und später gemäß den in Abschnitt 9.2 genannten Aufbewahrungsfristen anonymisiert. Sie können jederzeit von Ihren Rechten gemäß Abschnitt 10.1 Gebrauch machen, wenn Sie möchten, dass wir die uns von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellten Diversitätsdaten löschen oder ändern.

3.4 Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht verkaufen. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht, um automatisierte Entscheidungen zu treffen oder ein Profiling zu erstellen, das Sie betrifft.

4. Sensible personenbezogene Daten

4.1 Während des Einstellungsverfahrens können wir sensible personenbezogene Daten (auch bekannt als „besondere Kategorien“ personenbezogener Daten) verarbeiten, die in den Datenschutzgesetzen zusätzlichen Schutz genießen, z. B. Gesundheitsdaten, nationale Identifizierung, strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen. Wir verarbeiten solche personenbezogenen Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu befugt sind. Die verschiedenen Zwecke, für die wir Ihre sensiblen personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, und die jeweilige Rechtsgrundlage, auf die wir uns bei dieser Verarbeitung stützen, sind in Anhang 1 aufgeführt.

5. Verwendung von Cookies

5.1 Die folgenden Cookies werden auf unserer Website für Personalbeschaffung verwendet, die alle am Ende der Sitzung verfallen:

• Sitzungsmanagement-Cookies – Zweck: Benutzer-, Geräte- und Sitzungs-ID-Cookies zusammen mit einem Zeitstempel für die Beendigung von Sitzungen nach Inaktivität.
• Routing-Cookies – Zweck: Weiterleitung von Anfragen für eine einzelne Sitzung an denselben Server, um einen einheitlichen Service zu gewährleisten.
• Anwendungssicherheitsmanagement-Cookies – Zweck: zum Schutz vor Sicherheitsangriffen.

6. Weitergabe Ihrer persönlichen Daten

6.1 Manchmal müssen wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, etwa an die Unternehmen der Schneider Electric-Gruppe. Falls erforderlich, können wir personenbezogene Daten über Sie weitergeben:

• an andere Unternehmen innerhalb des Schneider Electric-Konzerns für allgemeine Geschäfts- und Personalverwaltungszwecke (einschließlich des Benchmarking und der Zulassung von Bewerbern) und für gemeinsam genutzte Konzerndienste, einschließlich Personalbeschaffungsdienste, die von den Softwareunternehmen von Schneider Electric gemeinsam genutzt werden;
• an unsere Zulieferer und Beauftragten (z. B. Dritte, die uns bei der Personalbeschaffung, bei Online-Rekrutierungsplattformen, bei der Überprüfung von Bewerbern, bei der Überprüfung der Einwanderung und des Rechts auf Arbeit unterstützen).
• wenn wir einen Teil unseres Geschäfts übertragen, umstrukturieren, fusionieren oder verkaufen; und
• wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet oder befugt sind, um ein Gesetz einzuhalten oder einer behördlichen Anweisung Folge zu leisten.

6.2 Die Zugriffsrechte zwischen den Mitgliedern des Schneider Electric-Konzerns sind begrenzt und werden je nach Funktion und Rolle nur auf der Grundlage des Wissensbedarfs gewährt. Wenn wir der Meinung sind, dass Sie für eine andere Stelle innerhalb des Schneider Electric-Konzerns geeignet sein könnten, werden wir Sie über die freie Stelle informieren und Sie bitten, sich auf diese Stelle zu bewerben.

6.3 Wenn wir einen Lieferanten oder einen anderen Dritten mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beauftragen, werden wir mit der gebotenen Sorgfalt sicherstellen, dass Ihre personenbezogenen Daten angemessen geschützt sind, und gegebenenfalls schriftliche Vereinbarungen treffen, die ihnen angemessene Sicherheitsstandards auferlegen. Werden personenbezogene Daten aus dem Vereinigten Königreich oder dem Europäischen Wirtschaftsraum übermittelt, so gilt Absatz 7.2.

7. Internationale Überweisungen

7.1 Aufgrund unserer globalen Aktivitäten und gemeinsamen IT-Systeme können Ihre personenbezogenen Daten in ein anderes Land übertragen und dort verarbeitet werden.

7.2 Wir stellen sicher, dass bei der internationalen Übermittlung personenbezogener Daten angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten zu gewährleisten und die lokalen Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Für Übermittlungen außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums verwenden wir die von den europäischen und britischen Datenschutzbehörden genehmigten Standardmodellklauseln.

8. Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten

8.1 Wir haben angemessene Sicherheitsvorkehrungen (gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen) getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unrechtmäßiger oder unbefugter Verarbeitung zu schützen und um versehentlichen Verlust, Zerstörung oder Beschädigung zu verhindern. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die diese Daten aus geschäftlichen Gründen benötigen. Wenn sie in unserem Auftrag handeln, werden sie Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und unterliegen einer Vertraulichkeitspflicht. Einzelheiten zu diesen Maßnahmen können Sie beim Datenschutzteam erfragen.

9. Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren

9.1 Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist und Sie bei uns angestellt oder unter Vertrag genommen werden, bewahren wir Ihre persönlichen Daten in Übereinstimmung mit dem RIB Group Privacy notice for Employees, Workers and Contractors auf. Sie erhalten eine Kopie davon.

9.2 Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nur für einen begrenzten Zeitraum aufbewahren, abhängig von den Gesetzen oder Vorschriften, die wir befolgen müssen, und der Notwendigkeit, Ihre personenbezogenen Daten aus einem triftigen Grund aufzubewahren. Im Allgemeinen bewahren wir die personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben haben, 12 Monate nach Abschluss des Einstellungsverfahrens auf, es sei denn, Sie erteilen uns Ihre Zustimmung zu einer längeren Aufbewahrung. Bei Bewerbern mit Wohnsitz in Deutschland, der Schweiz und Bulgarien werden die personenbezogenen Daten für 6 Monate aufbewahrt.

10. Ihre Rechte

10.1 Unter bestimmten Umständen haben Sie laut Gesetz folgende Rechte:

• Sie können Zugang zu Ihren persönlichen Daten beantragen (allgemein bekannt als „Antrag auf Zugang zu den Daten“). Auf diese Weise können Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten.
• Berichtigung der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, beantragen.
• Antrag auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund gibt, sie weiter zu verarbeiten. Sie haben auch das Recht, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie Ihr Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ausgeübt haben (siehe unten).
• Einspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse berufen, es jedoch einen besonderen Grund gibt, der Sie dazu veranlasst, der Verarbeitung aus diesem Grund zu widersprechen.
• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• die Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an eine andere Partei zu verlangen.

10.2 Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, und wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diesen Zweck einstellen, es sei denn, es gibt eine andere Rechtsgrundlage, auf die wir uns berufen können – in diesem Fall werden wir Sie darüber informieren.

10.3 Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an das Datenschutzteam. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Gesetz verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei unserem Datenschutzteam oder der Aufsichtsbehörde in Ihrem Land einzureichen (das Datenschutzteam informiert Sie über die zuständige Aufsichtsbehörde).

11. Aktualisierungen dieses Hinweises

11.1 Wir können diesen Hinweis von Zeit zu Zeit aktualisieren, um sicherzustellen, dass er aktuell und korrekt ist.

12. Weitere Informationen

12.1 Wir haben dort, wo wir dazu verpflichtet sind, Datenschutzbeauftragte ernannt (siehe unsere Datenschutzhinweise auf der Website). Außerdem haben wir ein zentrales Datenschutzteam, dessen Aufgabe es ist, uns über die Datenschutzgesetze zu informieren und zu beraten und dafür zu sorgen, dass wir sie einhalten. Das Datenschutzteam sollte Ihre erste Anlaufstelle sein, wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich Ihrer persönlichen Daten haben. Unser Datenschutzteam kann unter Datenschutz@rib-software.com kontaktiert werden.

Anhang 1: Die Daten, die wir sammeln und verwenden

Die von uns gesammelten Daten	Warum wir die Daten sammeln (Zweck)	Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (wir stützen uns auf die Zustimmung und die unten aufgeführten Rechtsgrundlagen)
Teil A: Bis zur und einschließlich der Phase der Vorauswahl
Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten (d. h. Adresse, Festnetz- und Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse)	Damit wir uns gegebenenfalls mit Ihnen in Verbindung setzen können, um Ihre Bewerbung voranzubringen, Vorstellungsgespräche zu vereinbaren und Sie über das Ergebnis zu informieren sowie die zuständige Führungskraft oder Abteilung über Ihre Bewerbung zu informieren	-Berechtigtes Interesse: Durchführung eines fairen Einstellungsverfahrens, um Ihre Bewerbung weiterzuverfolgen, Vorstellungsgespräche zu führen und Sie über das Ergebnis zu informieren
Angaben zu Ihren Qualifikationen, Ihrer Erfahrung, Ihrem beruflichen Werdegang (einschließlich Berufsbezeichnung und Arbeitszeiten) und Ihren Interessen	Damit wir eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, welche Bewerber für ein Vorstellungsgespräch in die engere Wahl kommen und schließlich eingestellt werden	-Berechtigtes Interesse: Durchführung eines fairen Einstellungsverfahrens und Treffen einer fundierten Entscheidung, um eine Vorauswahl für ein Vorstellungsgespräch zu treffen und (gegebenenfalls) eine Einstellung vorzunehmen
Nationalität, Staatsangehörigkeit, Geburtsort, Geburtsdatum, Geschlecht	Damit wir eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, welche Bewerber für ein Vorstellungsgespräch in die engere Wahl kommen und schließlich eingestellt werden	-Berechtigtes Interesse: Durchführung eines fairen Einstellungsverfahrens und Treffen einer fundierten Entscheidung, um eine Vorauswahl für ein Vorstellungsgespräch zu treffen und (gegebenenfalls) eine Einstellung vorzunehmen -Ausdrückliche Zustimmung für sensible personenbezogene Daten erforderlich
Ihre rassische oder ethnische Herkunft*, Ihr Geschlecht und Ihre sexuelle Ausrichtung*, Ihre religiösen oder ähnlichen Überzeugungen*	Zur Einhaltung unserer Verpflichtungen zur Überwachung der Chancengleichheit und zur Befolgung unserer Richtlinien	-Berechtigtes Interesse: Um unsere Belegschaft auszugleichen und die gesetzten Ziele zu erreichen und um sicherzustellen, dass wir eine integrative Politik verfolgen -Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen und aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses (Chancengleichheit oder Behandlung) -Ausdrückliche Zustimmung für sensible personenbezogene Daten erforderlich
Angaben zu Ihren Referenzgebern	um eine Referenz über Sie einzuholen, damit wir eine fundierte Entscheidung über Ihre Einstellung treffen können	-Legitimes Interesse: Durchführung eines fairen Einstellungsverfahrens
Alle anderen Daten, die Sie angeben möchten	–	–
Teil B: Vor der endgültigen Entscheidung für eine Einstellung
Informationen über Ihren bisherigen akademischen und beruflichen Werdegang (einschließlich Einzelheiten zu Qualifikationen, Verhaltens- oder Leistungsproblemen, Beurteilungen, Arbeitszeit und Anwesenheit, Referenzen)	Damit wir eine fundierte Entscheidung über Ihre Einstellung treffen und alle rechtlichen/regulatorischen Verpflichtungen erfüllen können	-Berechtigte Interessen: um eine fundierte Einstellungsentscheidung treffen zu können, um Einstellungsunterlagen zu führen, um die von Ihnen gemachten Angaben zu Ihren Qualifikationen zu überprüfen -Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, die uns in Bezug auf die jeweilige Funktion auferlegt werden
Nur wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn eine besondere Funktion dies rechtfertigt (siehe Anmerkung 2): Hintergrundüberprüfungen*, Überprüfungen der Staatsangehörigkeit und des Einwanderungsstatus*, Daten zu Ihrem Strafregister* oder Informationen zur Arbeitseignung*	Um eine fundierte Einstellungsentscheidung treffen zu können, um den Arbeitsvertrag abzuschließen/zu erfüllen und um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen	-zur Erfüllung einer gesetzlichen Anforderung -Berechtigtes Interesse: Überprüfung des Hintergrunds, der Arbeitsberechtigung und der Strafregisterdaten, die von Ihnen zur Verfügung gestellt werden, oder um sicherzustellen, dass Sie für die Ausübung der Tätigkeit geeignet sind -Für die Zwecke der Pflichten und Rechte im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht

Anmerkungen:

1. Die oben mit * gekennzeichneten Kategorien personenbezogener Daten enthalten sensible personenbezogene Daten und können zusätzliche rechtliche Anforderungen an uns gemäß den Datenschutzgesetzen stellen.  Wir werden alle gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf diese Kategorien sensibler personenbezogener Daten einhalten und sie nicht in Ländern verarbeiten, in denen dies verboten ist.
2. Die Notwendigkeit und der Umfang der Datenerhebung hängen von der zu besetzenden Stelle ab. Ist die Stelle mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer erhöhten personellen und/oder finanziellen Verantwortung oder mit bestimmten körperlichen und gesundheitlichen Anforderungen verbunden, kann eine weitergehende Datenerhebung erforderlich sein. Zum Schutz des Datenschutzes erfolgt eine solche Datenverarbeitung erst nach Abschluss der Bewerberauswahl und unmittelbar vor Ihrer Einstellung.