23 minutter
Nøglen til succes: Samarbejde i byggeprojekter
18 minutter
Samarbejde drejer sig om at arbejde effektivt sammen. Selv om det kan lyde som en kliché at opbygge tillid og forbedre samarbejdet, er det stadig den mest afgørende måde at forbedre ethvert byggeprojekt på.
Et stærkt samarbejde fører ganske enkelt til øget produktivitet i byggeriet, mindre risiko og større overskud. Det er noget, som alle byggeprojekter bør stræbe efter.
For at hjælpe med at styrke samarbejdet i din virksomhed har vi sammensat denne guide, der tydeliggør vigtigheden af samarbejdet i byggebranchen og giver konkrete metoder til, hvordan du kan forbedre det.
Vigtigheden og fordelene ved et godt samarbejde i byggeriet
Ethvert byggeprojekt, uanset størrelse, involverer mange forskellige aktører og beslutningstagere der skal samarbejde om projektet på tværs af roller og ansvarsområder. Hvis disse aktører ikke kan arbejde sammen mod ét fælles mål, vil det gå ud over projektet. Og netop derfor er samarbejde afgørende for at få succes med et byggeprojekt.
Her er de afgørende fordele ved at have et effektivt samarbejde i byggeprojekter:
Hold projektet på rette spor
Én af de største udfordringer i byggeriet er at aflevere projekter til tiden. Hvis samarbejdet på tværs af byggeprojektet ikke er effektivt, vil projektet med stor sandsynlighed overskride tidsplanen. Det skyldes, at samarbejde og koordinering, eller nærmere manglen på samme, skaber forvirring og forsinkelser, hvilket sænker produktiviteten.
Et effektivt samarbejde holder alle aktøer opdateret med information og fremskridt, og sikrer, at alle parter hele tiden ved, hvad de skal gøre. Som følge heraf er der større sandsynlighed for, at projektet overholder vigtige deadlines, holder sig inden for budgettet og bliver færdigt til tiden.
Undgå dyrt ekstraarbejde
Dårligt samarbejde og dårlig kommunikation går hånd i hånd. Hvis et projekt lider under enten det ene eller det andet, kan det resultere i, at opgaver ikke bliver udført korrekt, hvilket medfører, at der vil være behov for at udbedre problemerne på et senere tidspunkt. Ekstraarbejde kan være tidskrævende og dyrt, og føre til forsinkelser i projektet og ekstra omkostninger.
Dårlig kommunikation, eller måske helt manglende kommunikation, kan fx resultere i at flere aktører udfører de samme opgaver, hvilket både er spild af tid og ressourcer, og kan føre til misforståelser eller gnidninger mellem projektteams.
Hold projektet inden for budgettet
Et stærkt samarbejde er afgørende for, at byggeprojekter kan holde sig inden for budgettet. Hvis de forskellige aktører ikke arbejder sammen, kan hele projektet blive ramt af forsinkelser, flaskehalse og misforståelser. Dette har ofte stor betydning for projektets budget, især fordi fejl og ekstraarbejde kræver mere tid og flere materialer, som ikke har været indtænkt i den oprindelige plan for budgettet.
Hvis samarbejdet er godt mellem alle projektaktører, er der meget større sandsynlighed for, at projektet forbliver på rette spor og inden for budgettet, at problemer bliver løst hurtigere, og at færre overraskelser påvirker budgettet både under byggeriet og ved aflevering.
Reducér spild
I projekter med et godt samarbejde har alle en klar idé om, hvad de skal gøre, og hvordan de skal gøre det. Dette starter med effektive bygge-, planlægnings- og kalkulationsprocesser, så man kan mindske spild igennem projektet, hvilket resulterer i større overskud.
Reduktion af spild omfatter alle faser og aspekter af projektet, lige fra de første priskalkulationer til indkøb af råmaterialer og til overflødige medarbejdere på jobbet. Godt samarbejde og koordinering minimerer den forvirring og det gætteri, som oftest er den underliggende årsag til spild.
Støt innovation
Samarbejde er en af de bedste måder at skabe nye idéer og innovation på i enhver branche, og især i byggebranchen. Alle projektteams bør derfor arbejde sammen for at nytænke og maksimere, hvad alle har at tilbyde.
Forbedret samarbejde inkluderer deling af information og ekspertise, som er muligt når folk med forskellige baggrunde, erfaringer og færdigheder mødes for at udveksle idéer. Disse positive udvekslinger kan føre til løsninger, der gør projektet mere effektivt helt fra idé & projektering til byggeriets til færdiggørelse.
Opbyg tillid mellem projektaktører
Tillid handler om at tro på andre menneskers pålidelighed, styrker eller evner. Byggeprojekter er afhængige af, at folk arbejder effektivt sammen, men det bliver umuligt, hvis de ikke stoler på hinanden. Tillid opbygges over tid og gennem erfaring, men kan udvikles hurtigere med hyppigere samarbejde. Når tilliden opbygges, bliver samarbejdet mellem projektteams og enkeltpersoner derfor også bedre. Denne positive cyklus opbygger tillid, produktivitet, kommunikation af højere kvalitet og giver i sidste ende bedre projektresultater.
Øg chancen for gentagne samarbejder
Et godt samarbejde muliggør at projekter færdiggøres til tiden og inden for budgettet, hvilket resulterer i et projekt af høj kvalitet ved afslutning – og et godt omdømme i branchen. Gentagne samarbejder er en af de åbenlyse fordele ved at have et positivt omdømme, men derudover vil tilfredse kunder også sprede budskabet gennem direkte anbefalinger. På denne måde kan man skille sig ud fra mængden og blive anerkendt for konsekvente resultater af høj kvalitet og innovative løsninger.
Muliggør teamwork
Når man ser et sportshold præstere, og som præsterer godt, er det første man lægger mærke til, at alle ved præcis, hvad de skal gøre. Med de bedste hold kan man sige, at ”helheden er større end summen af delene”. Det samme gør sig gældende i byggeriet; teamwork er nemlig den ingrediens, der muliggør et godt samarbejde og stærk kommunikation på tværs af hele værdikæden for projektet.
Opnå bedre sikkerhed
Et godt samarbejde forbedrer også sikkerheden. Et eksempel herpå kan være, at en underentreprenør pludselig bemærker et farligt problem med elektricitet eller indramning, som kræver et samarbejde med andre fag for at bliver løst. Når der samarbejdes på tværs af fokusområder og roller, kan problemer løses hurtigere, og ulykker og skader undgås nemmere. Projektteams kan også arbejde sammen om at identificere problemer, der skal rettes, før de bliver farlige.
Udfordringer ved samarbejde i byggeriet
Byggeriet er en kompleks størrelse, der skaber mange forhindringer og adspredelser, og som nogle gange forhindrer samarbejdet i at være så optimalt, som det måske kunne og burde være.
Misforståelser tidligt i processen
”Hvis du ikke ved, hvor du er på vej hen, ender du måske et andet sted.” – Yogi Berra
Godt samarbejde kan lette koordineringen mellem projektdeltagere. Og hvis man fokuserer på det helt fra start af byggeprojektet kan det vare ved gennem hele livscyklussen. Men på den anden side kan en uoverensstemmelse, der begynder tidligere, blive gradvist værre. Nøglen er, at alle vigtige aktører er på samme side, før hver fase af projektet går i gang, og det kræver samarbejde.
Dårlig koordinering mellem fagene
Hvert fag har sine egne tidsplaner og mål, som ikke altid passer perfekt sammen med andre fag. Grundig planlægning og projektstyring i byggeriet kan forbedre koordineringen mellem fagene, men det kræver et effektivt samarbejde mellem alle involverede parter.
For eksempel kan det være nødvendigt at færdiggøre el-arbejdet, før væggene lukkes, men hvis VVS-arbejdet forsinkes, kan det forstyrre el-installationsprocessen. Manglende koordinering og teamwork i byggeprojekter kan forårsage forsinkelser, ekstraarbejde, frustrationer og højere omkostninger. Omvendt kan åben kommunikation og samarbejde mellem fagene overvinde disse udfordringer og forbedre effektiviteten.
Ustruktureret dokumentation
Byggeprojekter er ofte af natur komplekse, hvor alt fra materialer og forsyninger til planer og skriftlige dokumenter er placeret mange forskellige steder. Hvis diverse projektdeltagere arbejder på forskellige versioner af de samme planer eller dokumenter, kan det skabe store risici for tidsplanen, økonomien og ikke mindst sikkerheden.
Overgangen fra papirdokumentation til digitale dokumenthåndteringsløsninger har forbedret problemet med ustruktureret og utilgængelig dokumentation, men der er stadig lidt vej igen for at problemet er helt løst. Projektteams og underleverandører, som deltager på samme byggeprojekt, bruger måske forskellige fildelingssystemer eller softwareplatforme, og ofte er der også udfordringer med de forskellige parters modenhed og villighed til at bruge digitale værktøjer. Og netop her er planlægning og kommunikation nøglen til at komme disse potentielle faldgruber i forkøbet.
Forandringsledelse
Byggeprojekter, især større projekter, ændrer løbende design, tidsplaner og budgetter. Tempoet i ændringerne kræver, at alle faggrupper og aktører er på samme side og forstår, hvordan det eventuelt påvirker deres opgaver. Ændringer og forandringer kan kun håndteres effektivt, når der er klar kommunikation og godt samarbejde.
Desuden kan modstand mod forandring fra projektdeltagere, der er vant til traditionel praksis eller som tøver med at tage nye idéer til sig, også komplicere forandringsledelse i byggeriet. At håndtere forandringer gennem samarbejde kræver stærkt lederskab og en forpligtelse til at bruge samarbejdsværktøjer, der er til gavn for alle projektdeltagere.
Tips til at forbedre samarbejde i byggeriet
Nu hvor vi har fastslået, at projektledere bør prioritere et stærkt samarbejde, giver vi her vores bedre råd til hvordan dette bedst implementeres.
1. Brug software der er specielt udviklet til byggebranchen
Cloudbaseret software udviklet specielt til byggeprojekter inkluderer blandt andet 2D- og 3D-teknologi, versions- og revisionsstyring, differentierede brugerrettigheder og adgang til data via mobile apps, som sikrer, at alle kan få adgang til opdaterede projektoplysninger – hvor som helst og når som helst. På denne måde kan man træffe hurtigere beslutninger og få indsigt i projekter i realtid på tværs af de forskellige projektteams. Desuden får du nem adgang til projektdata og vil altid være opdateret med projektets status. Adgang til omfattende data i realtid er afgørende for et stærkt samarbejde. Forbedret teknologi til samarbejde i byggeriet gør det muligt for alle at følge projektets fremskridt i alle faser og samarbejde om at gennemføre det effektivt.
2. Hold styr på al projektdokumentation ét sted
Når al projektdokumentation samles ét sted, er det langt nemmere for alle projektdeltagere at få adgang og samarbejde om projektet. Hvis man er afhængig af forskellige regneark, IKT-værktøjer og e-mails, kan samarbejdet hurtigt blive rodet, fordi alle ikke har adgang til de samme oplysninger – og det resulterer i forvirring, dobbeltarbejde og projektforsinkelser. Én samlet platform er derfor afgørende for at holde alle på samme spor.
3. Start samarbejdet tidligt
Introducér alle vigtige samarbejdskoncepter helt fra projektets start. Ved at samle alle de vigtigste projektaktører tidligt i forløbet har projektet større chance for at levere et solidt design, en stærkere byggeplan og en bedre beslutningstagning igennem alle faser. Dette vil også få projektet til at forløbe mere gnidningsfrit og ende med at blive en større succes. Et tidligt fokus på samarbejde vil også fremme teamwork, kommunikation og tillid, som fortsætter med at blive forbedret, efterhånden som projektet skrider frem.
4. Skab klare kommunikationslinjer
Ekstraarbejde i byggeriet skyldes ofte fejlkommunikation og dårlig datakvalitet. Fejlkommunikation skyldes ofte travlhed eller mangel på regelmæssige møder, så fordelene ved at sætte tid af til struktureret kommunikation er yderst vigtigt.
At have klare kommunikationslinjer omfatter alt fra cloudbaseret software og e-mails til mundtlig kommunikation og håndskrevne noter. Nøglen ligger i at opstille nogle klare grundregler og regelmæssige intervaller for kommunikationen – og holde sig til dem!
5. Styrk gennemsigtighed i projektet
For at alle projektdeltagere kan samarbejde effektivt, skal de kunne forstå, hvad andre gør godt. Ordet ’gennemsigtighed’ bliver nogle gange brugt for meget, men i forhold til samarbejde i byggeriet kan det ikke blive sagt højt nok. Gennemsigtighed på en byggeplads handler om at dele information åbent uden at bekymre sig om hvad andre tænker eller at få kritik.
Gennemsigtig i byggeprojekter hjælper med at undgå misforståelser, konflikter og forsinkelser ved at fremme åben kommunikation og synlighed af projektaktiviteter. Det handler også om ansvarlighed og om at fremme en kultur med teamwork, hvor alle føler sig tilpas til frit at dele deres meninger og bekymringer.
6. Facilitér åbenhed
Én af de bedste måder til at opmuntre til positiv adfærd og åbenhed er ved at belønne den! Medarbejdere reagerer normalt godt på kontante incitamenter, men belønning og anerkendelse behøver ikke altid at være i form af penge.
Man kan komme langt ved blot at komplimentere nogen, når de deler deres meninger på et møde eller samarbejder med andre om at finde en løsning. At vise taknemmelighed for samarbejdet kan derfor forbedre moralen, og fremhæve vigtigheden og de positive resultater heraf.
7. Opsæt KPI’er
Key Performance Indicators (KPI’er) tildeler værdier til de ting, der er vigtigst for en person eller virksomhed. KPI’er kan være et værdifuldt værktøj til at forbedre samarbejdet i byggeprojekter.
Målbare resultater, så som overholdelse af tidsplanen, mængden af ekstraarbejde, antallet af opgaver, der er udført til tiden og den tid, det tager at udføre vigtige opgaver er alle eksempler på KPI-målinger, der kan bruges til at opmuntre til godt samarbejde. Den virkelige værdi af KPI’er ligger i at følge dem over tid og se udviklingen – som forhåbentligt er til det bedre.
8. Ledere skal gå forrest
Hvorfor er lederskab så vigtigt for at opnå et godt samarbejde i byggeriet? Som man siger: ”Det hele begynder med ledelsen.” De enkelte medarbejdere og teams kan godt selv fokusere på at forbedre samarbejdet, men alle reelle ændringer skal understøttes af en samarbejdsorienteret ledelse.
Projektledere, økonomichefer og totalentreprenører sætter tonen for samarbejde ved at praktisere åben kommunikation og opfordre andre til at gøre det samme. De stiller også IKT-værktøjer til rådighed, fx cloudbaseret software, som fjerner barrierer for samarbejde og målrettet nedbryder siloer for at give alle adgang til de samme oplysninger.
9. Opbyg en stærk samarbejdskultur
Ledelse spiller en vigtig rolle i opbygningen af en samarbejdskultur. Kultur omfatter adfærdsændringer og normer, der bliver til vaner i stedet for engangshændelser eller idéer, der aldrig slår rod. En måde at opbygge en bedre samarbejdskultur på er fx ved at tilbyde medarbejderne træning i emner som konfliktløsning, problemløsning og teambuilding, som de kan anvende i deres daglige arbejde. En anden måde at forbedre kulturen på er ved at dele en vision på højt niveau. Korte, klare notater kan fremhæve samarbejdets betydning for alle projektdeltagere.
Opnå et stærkere samarbejde mellem projektteams!
Som du har lært i dette blogindlæg, er samarbejde til gavn for alle i byggeriet. Forskellige teams skal arbejde effektivt sammen, hvis de ønsker, at projekterne skal forløbe mere effektivt og opnå bedre resultater.
Den bedste måde at gøre det på er at bruge innovative software løsninger til byggebranchen, såsom RIB Connex eller RIB Projekt, som er specielt designet til at forbedre samarbejde og kommunikation. Med software, som er udviklet specielt til byggebranchen, kan projektet udføres mere effektivt og med bedre resultater.
Vil du vide hvordan du kan forbedre samarbejdet i dine byggeprojekter ved hjælp af IKT-værktøjer? Så book en demo!
Seneste
23 minutter
14 minutter
3 minutter
6 minutter
Blog Categories
Ebook