5 gode råd til effektiv styring af offentlige udbud

Offentlige udbud er en uundgåelig del af hverdagen for mange bygherrer og rådgivere – særligt i bygge- og anlægsprojekter, hvor kravene til dokumentation og processtyring ofte er ekstra høje. Det er en proces, der kan være både kompleks og tidskrævende med komplicerede regler og krav til både struktur og overblik.

Samtidig skal du, som offentlig ordregiver, kunne dokumentere, at hele forløbet er foregået transparent og efter reglerne. Enhver fejl kan føre til klager, forsinkelser eller i værste fald, at udbuddet må gå om. Derfor kræver det både viden og de rigtige værktøjer til at styre et udbud effektivt og sikkert fra start til slut.

Hvad skal du have styr på?

For at kunne navigere trygt gennem udbudsprocessen, er der især fem forhold, som vi anbefaler, at du skal kunne håndtere:

1. Publicering og frister

Udbud skal offentliggøres korrekt og frister skal overholdes. Det kræver præcis styring, så både interne og eksterne deadlines bliver overholdt, og så ingen trin bliver glemt undervejs.

2. Kravspecifikation og dokumentstruktur

Dit udbudsmateriale skal være klart og gennemskueligt. Uklarheder fører let til misforståelser, upræcise tilbud og ekstra spørgsmål. Samtidig skal materialet være struktureret, så det er let for tilbudsgiverne at finde rundt i – det gælder især i byggeprojekter, hvor materialet typisk rummer mange tekniske beskrivelser, tegninger og faglige bilag, som kræver klar struktur og tydelig versionering.

3. Spørgsmål og svar

I alle udbud opstår der spørgsmål. Det er vigtigt, at du har en klar proces for, hvordan du håndterer og besvarer dem. Alle spørgsmål fra tilbudsgivere skal besvares skriftligt og gøres tilgængelige for alle, i så god tid at de kan nå at blive taget i betragtning i tilbuddet. Det kræver en proces, der sikrer dokumentation og ensartet kommunikation.

4. ESPD og øvrige bilag

ESPD er et centralt dokument i de fleste offentlige udbud, men det kan være bøvlet at håndtere – både for udbyder og tilbudsgiver. Det er derfor vigtigt at have en løsning, der kan håndtere ESPD, hvor det er relevant.  

5. Brugervenlighed og samarbejde

Et udbud involverer ofte mange aktører: jurister, fagfolk, rådgivere, indkøbere. Når flere personer er inde over, skal processer og systemer være intuitive og lette at samarbejde i – ellers stiger risikoen for fejl.

Hvordan kan RIB hjælpe?

Én samlet digital løsning kan understøtte dine arbejdsgange og hjælpe dig med at skabe overblik, håndtere alle trin i processen og få en mere smidig udbudsproces. RIB Udbud rummer alt det, du har brug for til en effektiv udbudsproces.

Publicér udbudsbekendtgørelser til TED

I RIB Udbud kan du oprette og indsende TED e-formularer direkte – uden at skulle skifte til et andet system. Formularerne er fuldt integreret og valideres automatisk, så du er sikker på at alle felter er korrekt udfyldt. Det gør det nemt at håndtere hele processen ét sted og sparer dig både tid og besvær.

Offentlig udbudsportal

Når du opretter et offentligt tilgængeligt udbud eller prækvalifikation i RIB Udbud, bliver det automatisk vist i RIB’s Udbudsportal. Det sikrer, at markedet let kan finde og tilgå dit udbud – uden ekstra arbejde fra din side. Du øger synligheden og gør det nemmere for tilbudsgivere at byde ind.

Skab struktur og overblik i dit udbudsmateriale

Med RIB Udbud kan du selv opbygge en klar og logisk mappe- og dokumentstruktur, og med automatisk versionering, har du altid styr på, hvad der er gældende. Det gør det mere overskueligt for både dig og tilbudsgiverne at navigere i materialet og minimerer risikoen for fejl.

Få styr på spørgsmål og svar

Alle henvendelser fra tilbudsgiverne er samlet ét sted, så du nemt kan besvare dem og automatisk gøre svarene tilgængelige for alle. Det sikrer en ensartet og transparent kommunikation – og sparer dig for manuel håndtering via fx e-mail og rettelsesblade.

ESPD gjort enkelt

Udfyld og administrer ESPD direkte i RIB Udbud – uden brug af eksterne portaler. Det gør processen lettere og mere overskuelig for både dig som ordregiver og for tilbudsgivere og deres samarbejdspartnere.

Afleveringskrav skaber rammerne for tilbudsgiverne

Du kan stille særlige afleveringskrav, som du kan bruge til at få mere sammenlignelige tilbud. På denne måde sikrer du, at tilbudsgiver kun udfylder, uploader og afleverer det du beder dem om. Du kan også bruge afleveringskrav til at bedømme hvert tilbud til brug for en grovsortering.

Brugervenlighed i fokus

RIB Udbud er nemt at bruge – både for dig, der administrerer udbuddet, og for tilbudsgiverne. Det intuitive design gør det let for alle parter at arbejde effektivt, uanset om det handler om opsætning af udbud, administration undervejs eller aflevering af tilbud.

Ét digitalt værktøj til alle dine udbud

Når du arbejder struktureret og digitalt, bliver udbudsarbejdet mere overskueligt – både for dig og dem, der skal byde. Uanset om du udbyder byggeprojekter, tekniske anlæg eller andre typer offentlige opgaver, kan en digital platform som RIB Udbud hjælpe dig med at samle trådene og skabe en mere effektiv proces. Du får overblik, ensartede arbejdsgange og bedre samarbejde gennem hele forløbet – fra offentliggørelse til indhentning af tilbud og udmelding af resultat.

Vil du se hvordan det fungerer i praksis? Book et møde og oplev hvordan RIB Udbud kan forenkle dine offentlige udbud.

Book et møde