Stop med at bruge beskeder og e-mails til aftaler i byggeprojekter – Sådan gør du i stedet

I mange byggeprojekter bliver vigtige byggeaftaler i hverdagen dokumenteret de forkerte steder: i e-mails, i WhatsApp-beskeder, i Messenger-tråde og andre private chatkanaler. Det virker nemt og hurtigt i øjeblikket. Men når du senere skal finde ud af, hvem der har aftalt hvad, hvilke fejl der er meldt ind, eller hvordan en opgave skulle løses – så starter problemerne.

I denne blog ser vi på, hvorfor det er en risiko at gemme byggeaftaler i chats og e-mails – og hvordan du i stedet kan skabe en struktureret og sporbar kommunikation, der styrker samarbejdet, reducerer fejl og misforståelser i byggeriet og giver dig fuld dokumentation.

Kommunikationsproblemer vi ser i mange byggeprojekter

”Jeg sender lige et billede” – hvorfor skaber det rod i projektet?

På mange byggepladser er det blevet almindelig praksis at tage billeder eller optage videoer på mobilen og sende dem i en chat for at huske opgaver, vise fejl eller forklare løsninger.

Det virker umiddelbart smart, men billeder og videoer ender ofte i private beskeder, uden kobling til en konkret opgave, ansvarlig eller frist. Når der senere opstår spørgsmål, er det uklart: Hvad gælder egentlig? Hvad er blevet opdateret eller slettet? Hvem har set beskeden, og hvad er der blevet gjort ved den?

Uden versionsstyring og sporbarhed skaber denne form for ad hoc-kommunikation risiko for fejl, misforståelser og tabt viden i projektet.

E-mail kaos

Selvom mange byggeprojekter i dag bruger digitale værktøjer, foregår en stor del af den tekniske dialog stadig via e-mail. Faktisk angiver hele 95% i RIB’s Markedsundersøgelse at de anvender e-mail som den mest benyttede kommunikationskanal. Det giver hurtigt udfordringer, da beslutninger bliver begravet i en lang tråd af e-mails, og kun dem der er med på cc, kender beslutningerne der er blevet taget. E-mails uploades sjældent til projektets fælles dataplatform og overblikket går let tabt.

Når medarbejdere forlader projektet eller virksomheden, lukkes deres arbejdsmail, og vigtig kommunikation kan blive utilgængelig. Hvis der opstår tvister, kan det være svært at dokumentere, hvem der har sagt hvad, hvornår og på hvilket grundlag beslutninger blev truffet.

Parallel kommunikation

Ofte kører e-mails, chats og mundtlige aftaler parallelt – uden at blive samlet ét sted. Det fører til at forskellige versioner af aftaler er i omløb, og ingen har det fulde overblik.

Når man i projektet skal finde ud af, hvad der egentlig er aftalt, eller hvem der har sagt hvad, begynder tidsforbruget hurtigt at løbe op. Samtidig øger det risikoen for misforståelser mellem parterne – og for at opgaver bliver løst forkert eller slet ikke bliver løst.

Konsekvenser for dit projekt

Kommunikationsproblemer er ikke bare et irritationsmoment. De har konkrete og ofte store konsekvenser for både projektets kvalitet, økonomi og samarbejde:

• Fejl og mangler: Opgaver glemmes eller udføres forkert, fordi ansvaret er uklart.
• Forsinkelser: Ekstraarbejde og usikkerhed om beslutninger skaber ventetid.
• Økonomisk risiko: Manglende dokumentation gør det svært at placere ansvar ved tvister.
• Dårligere samarbejde: Mangel på transparens skaber mistillid mellem parterne.

Sådan får du styr på kommunikationen

Saml al projektkommunikation ét sted

Det vigtigste er at sikre, at al dialog om aftaler, opgaver, fejl, mangler og godkendelser foregår i ét system – hvor det kan dokumenteres, spores og deles på tværs af projektet.

RIB Connex er fx bygget netop til at understøtte klar og struktureret kommunikation i byggeprojekter. Her kan du samle dialogen om opgaver, spørgsmål og afklaringer ét sted, så alle relevante parter har adgang til den samme information. Du kan oprette og tildele opgaver direkte fra pc, mobil eller tablet, vedhæfte billeder og kommentarer, og nemt følge op på, hvem der har behandlet dialogen. På den måde undgår du, at vigtig kommunikation ligger spredt i e-mails og chats – og sikrer fuld sporbarhed i projektets kommunikation.

Læs mere om RIB Connex her

Få styr på rammer og forventninger til kommunikationen

For at undgå at beskeder og e-mail fortsætter med at være det foretrukne, er det vigtigt at få skabt klare og enkle spilleregler i projektet. Det handler om at sætte tydelige rammer for, hvordan de digitale værktøjer bruges: Hvor foregår kommunikationen om tekniske emner? Hvordan registreres opgaver og fejl korrekt? Hvordan dokumenteres beslutninger? Når disse ting er aftalt og forankret fra starten, bliver det nemt og naturligt for alle at bruge systemet som fælles platform.

Her spiller projektledelsen en vigtig rolle – ikke kun ved selv at gå forrest, men også ved at hjælpe og støtte teamet i at arbejde efter de fælles rammer.

Træn brugerne – og følg op

Mange vænner sig hurtigt til at bruge beskeder og chats, fordi det er nemt. Men det er faktisk lige så nemt at vænne folk til at bruge ét system til al kommunikation om projektet, hvor også alt andet projektdata er tilgængeligt. Projektets parter skal fra start introduceres til værktøjet og have løbende træning i at bruge det digitale værktøj korrekt, kombineret med aktiv opfølgning. Hvis noget ligger i en chat i stedet for i systemet, skal det tages op med det samme.

Konklusion

Når kommunikationen flyder frit mellem e-mails, chats og mundtlige aftaler, stiger risikoen for fejl, spildtid og utryghed. Ved at samle kommunikationen i ét system med fuld sporbarhed og dokumentation, kan du skabe:

• Bedre overblik og samarbejde
• Færre fejl og misforståelser
• Hurtigere proces og beslutninger
• Et solidt dokumenteret grundlag ved aflevering

Hvordan kan RIB hjælpe?

Med RIB Connex får du et værktøj, der gør det nemt at samle hele projektets kommunikation, opgavestyring og kvalitetsdokumentation ét sted. Vi hjælper gerne med at komme godt i gang – både med opsætning, struktur og gode vaner i brugen, så systemet skaber reel værdi i hverdagen.

Vil du se hvordan du kan skabe bedre kommunikation i dit projekt?

Book en demo af RIB Connex