Effektiv styring af dokumenter – derfor er det vigtigt!

Vidste du, at ca. 52% af ekstraarbejde i byggeprojekter skyldes dårlige projektdata og fejlkommunikation? Selv om denne statistik tegner et dårligt billede for byggebranchen, er den næppe overraskende. Byggebranchen gennemgår en digital transformation, men meget dokumentation er fortsat opdelt i både digitale formater og papir. Det gør det utroligt svært ikke kun at finde information hurtigt, men også at holde alt opdateret og organiseret, hvilket fører til fejlkommunikation mellem projektteams og en masse ekstraarbejde.

Selv virksomheder, der har lagt papiret bag sig og er blevet fuldt digitale, kan stadig være afhængige af decentraliserede systemer og forskellig software, hvilket også skaber et miljø med uorganiseret projektinformation. Så hvordan løser vi dette? Svaret er effektiv styring af dokumenter.

Et effektivt system til styring af dokumenter kan hjælpe dig med at centralisere al projektdokumentation, herunder tegninger, specifikationer, aftaler med entreprenører, mængdefortegnelser og meget mere, i et digitalt miljø, der er tilgængeligt for alle. Men der er en række udfordringer, som denne guide vil hjælpe dig med at løse!

Hvad er udfordringen med dokumenthåndtering byggeprojekter?

Styring af dokumenter indebærer en række processer og værktøjer til at skabe, distribuere og styre projektdokumentation med succes – og sikre, at dokumenterne altid er tilgængelige og opdaterede for at lette samarbejdet og kommunikationen mellem projektets interessenter.

Ofte er der en betydelig mængde dokumentation og en masse aktører som skal samarbejde, og det er derfor vigtigt at sikre, at den rette dokumentation er tilgængelig ét sted og opdateret med de nyeste versioner, da det øger produktiviteten og kvaliteten af byggeriet. Med et organiseret dokumentsystem kan projektteams eliminere gætterier og udføre deres opgaver med tillid til, at de har alle de nødvendige oplysninger til at udføre hver opgave korrekt. Denne tillid overføres til alle de følgende opgaver, hvilket sikrer et vellykket workflow baseret på samarbejde og kommunikation.

Typer af dokumenter i byggeriet

Problemet med dokumentation er opstået på grund af den omfattende liste af dokumenter, der kræves for at gennemføre et projekt. Hver projektfase har sit eget sæt af dokumenter, som hele tiden skal opdateres, hvis der sker ændringer, hvilket gør det til en udfordrende opgave. Nogle standarddokumenter omfatter:

• Tegninger
• Specifikationer for byggeriet
• Tidsplaner
• Overslag over omkostninger
• Mængdefortegnelse
• Nedrivningsplaner
• Udbudsdokumenter
• Kontrakter
• Design ændringer
• Sikkerhedsplaner
• Tekniske forespørgsler
• Tilladelser
• Rapporter
• Fakturaer

Konsekvenser af dårlig dokumenthåndtering

Dårlig dokumenthåndtering have en negativ indflydelse på et projekts slutresultat. For det første skal medarbejderne bruge timer (som kunne være brugt på at tilføre værdi til mere kritiske opgaver) på at lede efter oplysninger i et hav af papir, regneark eller PDF-filer. Det fører ofte til frustrationer, som direkte påvirker produktiviteten og forårsager ekstraarbejde.

Ekstraarbejde skyldes også forvirring om flere versioner af det samme dokument, hvilket efterlader projektteams ukoordinerede. Og det påvirker direkte projektets budget og tidsplan, da der skal afsættes flere menneskelige og materielle ressourcer til at løse problemer og fejl.

En dårlig proces for styring af dokumenter kan også føre til dyre juridiske problemer og påvirke din virksomheds omdømme, da dine kunder måske ikke længere ønsker at arbejde sammen med dig. Den slags juridiske problemer er ikke ualmindelige i byggeriet, men kan forebygges med klar kommunikation og god organisering af relevant dokumentation.

Fordele ved god dokumenthåndtering

Indtil nu har vi gjort det klart, at forsømmelse af dokumenthåndtering kan have negative effekter på projekt- og virksomhedsniveau. Lad os nu diskutere nogle af de fordele, din virksomhed kan få ud af at investere i god dokumenthåndtering.

• Færre fejl: Med det rette system til dokumenthåndtering er projektteams fuldt informerede og opdaterede på eventuelle ændringer i designet eller specifikationerne og kan anvende disse ændringer i deres arbejde. Det reducerer risikoen for fejl på grund af miskommunikation eller forældet information betydeligt, hvilket gør projektet langt mere effektivt.
• Øget kommunikation: Effektiv dokumenthåndtering forbedrer kommunikationen i byggeprojekter ved at eliminere almindelige fejl som f.eks. flere versioner af det samme dokument. Alle teammedlemmer kan ikke være til stede ved alle møder og være opmærksomme på hver eneste lille ændring, især ikke de projektteams der er på byggepladsen. Derfor er adgang til opdateret dokumentation på et centralt sted afgørende for hvordan aktørerne kommunikerer og samarbejder.
• Færre budgetoverskridelser: Dårlig dokumenthåndtering mange økonomiske konsekvenser. Ved at sikre, at alle aktører har adgang til et organiseret system, hvor alle dokumenter er opdaterede og let tilgængelige, reducerer du risikoen for ekstraarbejde og forhindrer budgetoverskridelser. Og ved at organisere alle filer på en smart måde sikrer du også, at medarbejderne bruger deres tid på at udføre arbejdet i stedet for at lede efter information, hvilket også giver øget produktivitet.
• Bedre kunderelationer: Indtil videre har vi talt om fordele i forbindelse med forbedring af produktivitet og økonomiske resultater. En yderligere fordel, der bevæger sig fra det operationelle område, er forbedring af kunderelationer og -tilfredshed. Kunderne ønsker ofte at være involveret i projektet og vil have konstante opdateringer. Hvis du tilbyder dem et professionelt system, hvor de kan få adgang til al projektinformation og -dokumentation, vil det styrke jeres forhold og få din virksomhed til at se professionel ud.
• Reducér den administrative byrde: En god plan for dokumenthåndtering i byggeprojektet reducerer den administrative byrde. Det vil spare jer for tid til at holde snesevis af møder for at afklare ting, der ikke er opdateret i dokumentationen, gøre det lettere at styre alle relationer i projektet, og reducere risikoen for tvister retssager, som også er dyre og komplicerede.
• Bedre risikostyring: Byggeprojekter er desværre ikke fri for sikkerhedsmæssige og økonomiske risici. Organiseret og opdateret dokumentation hjælper med at øge risikostyringen i byggeprojekter ved at give central adgang til alle projektoplysninger, hvilket gør det lettere at udvikle strategier og mindske risici.
• Forbedret kvalitetskontrol: Ufuldstændige eller forældede dokumenter fører ofte til problemer med kvalitetskontrollen, da vigtige oplysninger går tabt eller fejlfortolkes. Et godt system til dokumenthåndtering eliminerer dette problem ved at sikre, at alle projektteams har adgang til de rigtige data på det rigtige tidspunkt. Det gør processer som kvalitetskontrol og kvalitetssikring i byggeprojekter meget nemmere og mere vellykkede.

Gode råd til dokumenthåndtering

Det er en udfordrende opgave at implementere forandringer på organisatorisk niveau. Men nogle gange er forandring nødvendig for at bringe organisationen fremad og skille sig ud fra konkurrenterne. Et godt dokumenthåndteringssystem kan belønne virksomheder, der implementerer det korrekt. Men hvordan ser et vellykket system overhovedet ud? Og hvilke skridt kan man tage for at sikre, at man får de forventede resultater? Disse tips og best practices vil hjælpe dig med at få arbejdet gjort!

Vurdér den aktuelle situation, og få medarbejderne med ombord

Det første skridt i enhver plan for forandringsledelse i byggeriet er at vurdere den nuværende situation. Se, hvilke problemer dit nuværende dokumenthåndteringssystem har, og hvad der skal ændres. For at gøre det skal du først forstå, hvordan et godt dokumenthåndteringssystem ser ud. Efter vores erfaring bør et godt system:

• Organisere dokumenter på en måde, der er nemt at navigere i
• Være let tilgængelig fra alle enheder
• Kunne dele dokumenter baseret på automatiske workflows
• Have sikkerhedsfunktioner til at kontrollere hvem der har adgang til hvad
• Være skalérbar og nem at integrere med forskellige systemer

Hvis dit nuværende system ikke opfylder disse kriterier, så ved du, at det er tid til en ændring. Når det er sagt, er det vigtigt at bemærke, at hver organisation er forskellig og kan have forskellige krav. Derfor er det vigtigt at vurdere situationen ud fra din virksomhed og dens specifikke behov.

Når det er på plads, kan du begynde at tale med dine medarbejdere om ændringen. Det er altafgørende for en vellykket implementering, da du har brug for deres støtte, hvis det nye system skal fungere. Bliv ikke overrasket, hvis nogle medarbejdere, er imod ændringen. Det er almindeligt, at mange – især i byggebranchen – gerne vil holde fast i deres gamle vaner. Men hvis du tager dig tid til at forklare fordelene og høre deres forslag og ekspertise, vil du være i en meget bedre position til at sikre succes.

Skil dig af med papiret; gå digitalt!

Det lyder måske som en indlysende pointe for nogle mennesker. Men hvor chokerende det end lyder, er nogle virksomheder i vores branche stadig dybt afhængige af papirdokumentation. Papir kan betragtes som fjenden af et effektivt system til dokumenthåndtering, da det er næsten umuligt at opdatere og organisere dokumenter i papirformat. Det samme gælder for e-mails og Excel-regneark, som ofte skal opdateres eller har det problem, at der sendes flere versioner fra e-mail til e-mail.

Optimér dine arbejdsgange

Ud over at investere i software er det også vigtigt at fastlægge klare arbejdsgange for at sikre, at organisationens processer for dokumenthåndtering er standardiserede. Til det formål bør du blandt andet definere en enkel metode til at generere dokumenter, uploade dem til systemet, dele dem med andre og godkende ændringer. At bruge skabeloner til at generere standarddokumenter er en god praksis for at sikre, at der ikke er uoverensstemmelser mellem forskellige teams, og at alle bruger de samme formater og sprog.

Hvad kan software til dokumenthåndtering gøre for dig?

Investering i den rigtige teknologi er afgørende for, at din dokumenthåndteringsrejse bliver en succes. RIB Projekt er en stærk cloud-baseret løsning til dokumenthåndtering, der giver dig adgang til og mulighed for at dele al projektdokumentation igennem hele byggeprojektet. Lad os se på, hvad RIB Projekt kan gøre for dig.

• Centraliseret placering af al dokumentation: Vores arbejdsområde giver dig mulighed for at administrere alle dokumenter, tegninger, modeller og rapporter på ét sted, hvilket gør det lettere at få adgang til vigtige oplysninger, når du har brug for dem, uden at skulle bruge timer på at lede efter dem. Det er med til at spare tid og minimere risikoen for fejl på grund af manglende data eller dokumentation.
• Revisionsspor: Ansvarlighed og gennemsigtighed er grundlæggende elementer i vellykket dokumenthåndtering. Vores komplette revisionsspor giver dig en fuldstændig oversigt over, hvem der har fået adgang til, set eller ændret et dokument og på hvilket tidspunkt, hvilket hjælper med at undgå tvister senere.
• Sammenligning af filer: Brugere af RIB Projekt kan sammenligne forskellige filversioner for at se de ændringer, der er foretaget over tid. Derudover sikrer øjeblikkelige meddelelser, at problemer eller kritiske ændringer automatisk kommunikeres til de relevante interessenter.
• Udgivelsesområde: Udgivelsesområdet er det sted, hvor teams kan dele og uploade godkendte dokumenter for at sikre, at de får større synlighed. Det hjælper også med at undgå misforståelser med ældre versioner, hvilket mindsker risikoen for problemer på grund af forældede data.
• Mobil adgang: På grund af at platformen ligger i skyen, kan dokumenterne tilgås fra mobile enheder eller enhver anden enhed med internetforbindelse. Dette niveau af tilgængelighed sikrer, at byggepladsens aktører uden problemer kan få adgang til specifikationer eller andre relevante filer fra byggepladsen.

Vil du vide mere om hvordan RIB kan hjælpe dit byggeprojekt?

God dokumenthåndtering spiller en afgørende rolle for et byggeprojekt. Det sikrer, at alle aktører kommunikerer effektivt, samarbejder godt og i sidste ende at projektet gennemføres i rette tid og kvalitet.

At investere i professionel software til dokumenthåndtering, som RIB Projekt, er den bedste måde at opnå et organiseret og samarbejdende dokumenthåndteringssystem på. Vores platform tilbyder en række funktioner til at styre alle dine filer og dokumentation på en smart, automatiseret måde, så du sikrer, at opdaterede oplysninger altid er tilgængelige for de rette personer. Hvis du vil høre mere om fordelene ved digital dokumenthåndtering, så bestil en gratis demo af RIB Projekt i dag!