Nyttige tips og best practices til effektiv estimering i byggeprojekter

Som opfinderen og statsmanden Benjamin Franklin fra det 18. århundrede engang sagde: ”Hvis du ikke planlægger, så planlægger du at fejle”. Denne enkle, men betydningsfulde sætning gælder i høj grad for kalkulation og estimering i byggeriet, hvor ekstra tid og indsats kan føre til bedre overholdelse af budget og tidsplan, mens utilstrækkelig planlægning kan give uønskede udfordringer.

I denne blog gennemgår vi først et par definitioner og elementer i estimering og forklarer nogle af de vigtigste fordele. Og så slutter vi af med nogle nyttige tips og best practices til effektiv estimering.

Hvad er estimering i byggebranchen?

Estimering og kalkulation i et byggeri er de processer, der bruges til at opdele alle projektelementer og udarbejde detaljerede prisdata for hver bygningsdel. Estimater og budgetter er de dokumenter, der bruges til at indsamle, dele og spore disse data i hele projektets levetid.

Der er udviklet forskellige metoder og formater til estimering i byggebranchen, som passer til de specifikke behov og faser i et projekt. For eksempel kan en indledende estimering, der er udviklet i de tidlige stadier af planlægningen, blive afløst af en estimeret mængde- og prisberegning med mere detaljerede oplysninger, når designfasen er afsluttet, og udbudsprocessen begynder.

Hvad indeholder et estimat for et byggeri?

Generelt bør et estimat omfatte alle de elementer, der er forbundet med udgifter i hele byggeprojektet. Direkte omkostninger som materialer, arbejdskraft og udstyr er knyttet til den fysiske byggeproces og kan normalt opgøres ud fra fastlagte enhedsomkostninger og mængder. Indirekte omkostninger involverer udgifter, der er nødvendige for at gennemføre projektet, men som ikke er direkte relateret til byggeriet, f.eks.:

• Udgifter til kontorpersonale, husleje og forsyningsselskaber
• Administrative udgifter til tilladelser, licenser og advokatsalærer
• Uforudsete udgifter tilføjet projektbudgettet for at dække uventede udgifter

Når alle direkte og indirekte omkostninger er medregnet, kan man lave et realistisk budget og beregne den forventede profitmargin.

Hvem har ansvaret for at estimere byggeriet?

Da projektlederen fører tilsyn med alle elementer og faser i projektet, er det i sidste ende også projektlederen, der er ansvarlig for estimeringen. Desuden kan de søge vejledning og erfaring hos rådgivere for at sikre, at planlægning er nøjagtig.

Fordele ved estimering af et byggeri

Værdien af et estimat kan ikke overvurderes, da et projekts økonomiske resultater kun kan vurderes korrekt, når nøjagtige og detaljerede oplysninger løbende opdateres og evalueres i hver fase. Derudover er der følgende fordele ved processen:

Begrænsning af risici

En detaljeret plan for byggeriets omkostninger hjælper med at minimere de finansielle risici ved tidligt at identificere områder med for høje udgifter, så planerne kan ændres, eller ressourcerne kan omfordeles for at undgå overskridelser. Estimater giver også en mekanisme til at spore og overvåge økonomiske resultater, så negative tendenser ikke bringer projektets budgetoverholdelse i fare.

Budgetstyring

Estimering understøtter styringen af byggebudgettet ved at give detaljerede opdelinger af de forventede udgifter, der er nødvendige for at styre pengestrømmen og sikre, at der er midler til rådighed, når der er brug for dem. Estimater gør det også lettere at spore udgifter i forhold til budgettet og identificere afvigelser.

Beslutningstagning

Estimater forbedrer beslutningstagningen ved at give de forskellige parter de oplysninger, de har brug for til at vurdere konsekvenserne af ændringer. For eksempel kan en arkitekt, der overvejer at skifte gulvmateriale, bruge estimering og kalkulation til at se, hvordan denne mulighed kan påvirke projektets samlede omkostninger og rentabilitet.

Udbud

Teknikker til estimering i byggeriet forbedrer udbudsprocessen ved at definere basisværdier, så man kan vurdere, om tilbuddene er, under- eller overprisfastsatte, eller om de er i overensstemmelse med de oplysninger, der er indsamlet og analyseret tidligere. Entreprenører drager også fordel af nøjagtige oplysninger om estimater, når de justerer deres bud og forslag, så de stemmer overens med bygherrens forventninger.

Tips til effektiv estimering i byggeprojekter

Estimering er en nyttig proces, men den skal udføres korrekt for at give fuldt udbytte. Med nogle få grundlæggende værktøjer og fremgangsmåder kommer man langt med at sikre, at estimaterne er nøjagtige, rettidige og brugbare.

Forstå projektets omfang

Det kan være svært at vurdere et projekts fulde omfang – især når 75% af alle byggeprojekter bliver ændret i større eller mindre grad. Ikke desto mindre kan der kun laves en brugbar plan for byggeriets omkostninger, når omfanget er fuldt ud forstået, og alle hovedkomponenter og arbejdspakker er defineret. En omfattende definition af omfanget hjælper også med at:

• Bestemme hvilke materialer der skal indkøbes og hvornår
• Forudsige behovet for indkøb og leje af udstyr
• Forstå projektets varighed og beregne faste omkostninger
• Vurdere arbejdskraftens tilgængelighed og omkostninger på kort og lang sigt

Evaluér alternative materialer og strategier

Det er vigtigt at fastlægge et projekts omfang, men en detaljeret plan for byggeomkostningerne giver også mulighed for at vurdere effekten af materiale- og strategiændringer. For eksempel kan præfabrikation eller outsourcing af dele af en struktur øge materialeudgifterne på forhånd, men reducere arbejdsudgifterne i byggefasen. Ved at evaluere disse scenarier ved hjælp af detaljerede skabeloner til estimering kan man finde ud af, om alternative strategier vil forbedre budgettet og tidsplanen. Materialekvaliteter og leverandører kan også sammenlignes for at se, hvor der er andre muligheder for besparelser. Og ved at inkludere både pris- og CO2-kalkulation i beslutningsprocessen kan projektteams træffe valg, der ikke kun optimerer budgettet, men også bidrager til en mere bæredygtig byggeproces.

Definér uforudsete udgifter og tillæg

Uforudsete udgifter er en procentdel af budgettet (typisk 5-10%), der sættes til side til at dække udgifter, der ikke er planlagt. Samtidig kan et tillæg bruges til at dække ting som inventar og apparater, der er betinget af prisjusteringer. Estimering af uforudsete udgifter og tillæg er også en af de vigtige faser i omkostningsplanlægningen i byggeriet, da det giver en buffer til det uforudsete eller ukendte, som er en vigtig del af projektets budget. En forståelse af projektets omfang, kompleksitet og risici hjælper med at gøre budgetterne for uforudsete udgifter mere realistiske.

Kommunikation med aktører

En robust plan for byggeomkostninger kan ikke skabes i et vakuum, så det er vigtigt at engagere og samarbejde på tværs af processen med interessenter, herunder entreprenører, underentreprenører, leverandører og projekterende. Disse interessenter kan give værdifuld indsigt i omkostningsdrivere, risici og muligheder, som man måske går glip af uden et effektivt samarbejde. Samtidig hjælper gennemsigtig kommunikation alle parter med bedre at forstå projektets økonomiske mål og forventninger, og hvordan deres rolle bidrager til succes, hvilket sikrer effektiv kontrol med byggeomkostningerne.

Regelmæssige gennemgange og opdateringer

For at undgå at blive en del af de 90% af projekter, der oplever overskridelser af budgettet, er det vigtigt at huske, at estimering aldrig er en engangsøvelse. De faktiske direkte og indirekte omkostninger skal løbende følges og sammenlignes med budgettet for at identificere uoverensstemmelser. Eventuelle afvigelser skal analyseres hurtigt for at finde den grundlæggende årsag og afgøre, om der er behov for ændringer. Planen bør opdateres, så den afspejler de faktiske omkostninger, når der er nye observationer.

Brug professionel software til estimering

Regneark og grundlæggende skabeloner var de oprindelige softwareværktøjer til estimering, men nye softwareplatforme har udviklet sig til at forenkle og strømline processen. Moderne estimeringsværktøjer kan automatisere mange processer og også samle oplysninger fra tidligere projekter, branche-benchmarks og markedspriser for at give mere præcise input. Værktøjer til budgetsporing og projektstyring gør det også lettere at overvåge udgifter, opdage afvigelser og give interessenter besked, når der er behov for yderligere tiltag. Samarbejde er en anden nøgle til effektiv estimering, og cloudbaserede softwareløsninger hjælper med at holde alle entreprenører, bygherrer, arkitekter og projektledere opdaterede, så de hurtigt kan løse uoverensstemmelser.

Konklusion

Estimering i byggeriet er en proces, der kun kan give tilfredsstillende resultater, når oplysningerne er både komplette og nøjagtige. Avancerede softwareværktøjer gør planlægningsprocessen hurtigere og nemmere end nogensinde før. RIB CostX er en alsidig mængdeberegning- og kalkulationsløsning til estimering, der understøtter projektteams med detaljeret omkostningsinformation i realtid, sammenligninger med underleverandører og tilbyder avancerede rapporteringsfunktioner.

Tusindvis af entreprenører og rådgivere har tillid til RIB CostX, fordi løsningen forbedrer deres kvalitet, samarbejde og levering til tiden. Få en demo i dag og find ud af, hvordan RIB CostX kan forandre din virksomhed!