De 3 største konsekvenser, hvis du ikke har styr på data!

I byggeprojekter er data og dokumentation afgørende, og hvis du ikke har styr på din datahåndtering, kan det få store konsekvenser. Her er de tre største risici, som du bør være opmærksom på:

1. Uden backup mister du kontrol over dine filer og dokumentation

Når du ikke har ordentlig backup af dine data på plads, risikerer du at miste kontrol over den dokumentation, som du har overdraget til bygherre. Uden en pålidelig backup kan du ende med at stå uden dokumentation på de filer, der er blevet godkendt og afleveret. Dette kan gøre det svært at dokumentere fremskridt i projektet og bekræfte, at du har opfyldt dine forpligtelser. Hvis du ikke længere har adgang til projektet eller står over for en revision, er det essentielt at kunne fremvise dokumentation for at undgå forsinkelser, misforståelser eller ekstraarbejde. En ordentlig backup sikrer, at du altid har adgang til de korrekte versioner af dine filer, så du undgår unødvendige fejl og kan holde projektet på sporet. Uden dette kan det hurtigt blive en udfordring at genopbygge den nødvendige historik, og du risikerer at skulle bruge unødvendig tid på at rekonstruere information, som du burde have haft tilgængelig fra starten.

2. Øgede omkostninger og tidsforbrug

Når du ikke har styr på din datahåndtering, kan det føre til, at du bruger en stor del af din tid på at downloade filer manuelt fra projektwebben. Denne proces er tidskrævende og kan hurtigt blive ineffektiv. Ofte skal du gennemgå mange filer for at sikre dig, at du har de nyeste versioner, hvilket kræver betydelige ressourcer. Det er også svært at holde styr på, om du har alle nødvendige filer eller om noget mangler, da det ikke altid er klart, hvilke revisioner der er de seneste, når det hele bliver hentet ned fra en digital løsning manuelt. Denne mangel på en centraliseret tilgang betyder, at du risikerer at bruge flere timer på dobbeltarbejde og ikke har et klart billede af, hvilke versioner og ændringer der er blevet foretaget. Hvert fejltrin i denne proces koster tid og penge, hvilket kun forstærker ineffektiviteten og øger risikoen for fejl i dokumentationen.

3. Manglende dokumentation gør dig sårbar i eventuelle tvister

I byggeprojekter er det ofte vigtigt at kunne bevise, hvad der er blevet aftalt og gennemført på bestemte tidspunkter, især hvis der opstår tvivl eller konflikter om beslutninger. Uden backup af din data og ordentlig dokumentation risikerer du at stå uden bevis, hvis en tvist opstår. Manglende dokumentation betyder, at du ikke kan dokumentere ændringer, beslutninger eller godkendelser, hvilket kan få store konsekvenser. Hvis du ikke kan vise, hvad der er blevet gjort og hvem der har godkendt det, kan du ende med at skulle betale for ekstraarbejde eller omkostninger, der ikke burde være dit ansvar. Med en backup får du fuld dokumentation, så du kan sikre dig, at du altid har bevis på, hvad der er blevet gjort – og hvornår. Dette gør det muligt at håndtere tvister hurtigt og effektivt, og kan spare dig for både tid og penge.

Hvordan kan RIB hjælpe med datastyring og backup?

Disse tre konsekvenser viser, hvor vigtigt det er at have styr på data og sikre, at backup er en naturlig del af arbejdsrutinen. Det handler ikke kun om at undgå problemer – det handler om at sikre effektivitet, undgå unødvendige omkostninger og beskytte dig selv mod potentielle tvister.

RIB Projekt er en cloud-baseret løsning, der gør det muligt at centralisere projektdata, filer og dokumentation gennem alle byggeriets faser. Ved at samle alle data ét sted får alle brugere nem adgang til organiserede og sikre filer, uanset om de er på kontoret eller byggepladsen. Løsningen sikrer også, at alle ændringer og beslutninger er dokumenterede og lette at følge, hvilket gør det lettere at undgå fejl og forsinkelser. Hvis der opstår tvivl eller konflikter, giver revisionssporet mulighed for hurtigt at se, hvem der har tilgået eller ændret dokumenter og hvornår, hvilket sikrer, at situationer håndteres effektivt.

Når det kommer til backup af data, giver RIB Projekt flere muligheder for at sikre, at din data er beskyttet:

• Backup: Få en backup af alt den data, som du har adgang til i et projekt – alle filer, alle versioner og i samme mappestruktur, som du kender fra projektet. Du får tilsendt backup’en på et link, hvorfra du kan downloade og gemme den til fremtidig dokumentation.
• Vault-projekt: Opret et Vault-projekt, som er en komplet kopi af hvordan et projekt ser ud på et givent tidspunkt. Denne løsning giver dig en online kopi, der gør det muligt at bevare adgangen til dine data på RIB’s platform, selv efter projektet er afsluttet.

Med RIB Projekt får du ikke kun styr på din data – du sikrer også, at din backupstrategi er integreret i den daglige drift – så du aldrig behøver at bekymre dig om tabte filer eller fejl i dokumentationen.

Vil du vide mere? Så udfyld kontaktformularen, så vi kan rådgive dig til den bedste løsning for dig.

Bliv kontaktet