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Größtmögliche Zeitersparnis durch elektronische Vergabe

e-Vergabe mit RIB beim Studentenwerk München
Jährlich rund 100 Verfahren, bei denen es sich größtenteils um die aktuelle Wohnsituation für Studierende in der Landeshauptstadt dreht, wickelt das Studentenwerk München über die Plattform iTWO e-Vergabe public ab.

"Die Unternehmen haben trotzdem sehr schnell gelernt, die einheitlichen Informationen, die die Plattform ihnen offeriert, zu schätzen. So werden sie beispielsweise anschaulich durch die Angebotserstellung geführt und das Programm hilft ihnen nicht zuletzt, weniger bis keine Fehler mehr zu machen, sodass wir deutlich weniger Bieter aus einem Verfahren ausschließen müssen. Ein Vorteil übrigens für beide Seiten."

Franziska Seise, Zentrale Vergabestelle

Das Studentenwerk München ist überzeugt von der e-Vergabe mit iTWO von RIB

 

Als Franziska Seise 2014 die Leitung der Zentralen Vergabestelle im Stabsbereich Finanzen des Studentenwerks München übernahm, wurde aufgrund des Countdowns zum 16. April 2016 unmittelbar nach einer passenden Lösung gesucht. Seit diesem Stichtag gilt die elektronische Vergabe für europaweite Verfahren im Oberschwellenbereich als verpflichtend. Sie und ihre  Mitarbeiter waren auf der Suche nach einer Lösung, mit der sie die klassischen Verfahren abwickeln konnten. Zusätzlich sollte die Software dabei unterstützen, auch interne Prozesse möglichst optimal und transparent abzubilden. Die Entscheidung fiel auf iTWO e-Vergabe public von RIB. Die Technologie, die auch das Bayerische Staatsministerium für Wohnen, Bau und Verkehr für ihre Plattform vergabe.bayern.de nutzt.

Schaffung von Wohnraum für Studierende in München

„Bevor es die Zentrale Vergabestelle beim Studentenwerk München gab, wurden die Vergaben von Bau-, sowie Liefer- und Dienstleistungen dezentral gesteuert“, erklärt Franziska Seise. „Seit 2014 ist es unsere Aufgabe, die jährlich rund 100 Verfahren, bei denen es sich größtenteils um die aktuelle Wohnsituation für Studierende in unserer Landeshauptstadt dreht, einheitlich abzuwickeln“, führt sie weiter aus. Obwohl die Anzahl der Liefer- und Dienstleistungen zwischenzeitlich stetig ansteigt, sind es nach wie vor die Bauleistungen, die beim Studentenwerk München überwiegen. Dabei handelt es sich um Sanierungen sowie Neubauprojekte mit dem Ziel, Wohnraum für Studierende zu schaffen, der vor allem bezahlbar sein sollte.
 

Studentenwerk München mit e-Vergabe von RIB
Das Studentenwerk München fokussiert sich auf Sanierungen sowie Neubauprojekte mit dem Ziel, Wohnraum für Studierende zu schaffen, der vor allem bezahlbar sein sollte.
Studentenwerk München mit e-Vergabe von RIB
Die Vorteile der e-Vergabe mit RIB: Neben den leeren Schränken und deutlich kleineren Archiven vermelden die Mitarbeiter der Zentralen Vergabestelle des Studentenwerks München eine immense Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bei den Bekanntmachungen.

Einheitliche Informationen für Bieter

"Ziel ist es, die IT-Lösung in vollem Umfang zu nutzen und damit von einer größtmöglichen Zeitersparnis zu profitieren."

Franziska Seise

Vorteile für beide Seiten

Während die Bieterfirmen zunächst mit gemischten Gefühlen auf die neue, allesamt verpflichtende elektronische Angebotserstellung reagierten, erkannten sie doch größtenteils sehr schnell ihre eigenen Vorteile durch die Nutzung der Plattform. „Auch bei Verfahren im Unterschwellenbereich haben wir Papier von Anfang an nicht mehr zugelassen“, berichtet Seise. „Die Unternehmen haben trotzdem sehr schnell gelernt, die einheitlichen Informationen, die die Plattform ihnen offeriert, zu schätzen. So werden sie beispielsweise anschaulich durch die Angebotserstellung geführt und das Programm hilft ihnen nicht zuletzt, weniger bis keine Fehler mehr zu machen, sodass wir deutlich weniger Bieter aus einem Verfahren ausschließen müssen. Ein Vorteil übrigens für beide Seiten“, ergänzt sie.
 

Bekanntmachungen schnell und fehlerfrei abwickeln

Neben den leeren Schränken und deutlich kleineren Archiven vermelden die Mitarbeiter der Zentralen Vergabestelle des Studentenwerks München eine immense Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bei den Bekanntmachungen. Zu vielen  Plattformen, etwa zu Bund.de, zum Amtsblatt der EU oder auch zum Staatsanzeiger oder anderen Bekanntmachungsmedien bietet die RIB-Lösung die entsprechenden Schnittstellen. Neue Verfahren sind somit nur noch einmalig auf der RIB-Plattform einzutragen und zu versenden. Das geht schnell und minimiert auch hier eindeutig das Fehlerrisiko.


Gleichzeitig schafft das Studentenwerk aktuell einen vollkommen durchgängigen, internen Workflow auf iTWO e-Vergabe public. „Auch hier können wir noch einiges an Papierkram einsparen“, ist Franziska Seise überzeugt. „Ziel ist es, die IT-Lösung in vollem Umfang zu nutzen und damit von einer größtmöglichen Zeitersparnis zu profitieren“, fasst die Leiterin der Zentralen Vergabestelle zusammen.

 

Vorteile für das Studentenwerk München

> Einheitliche Informationen auf der Plattform

> Weniger Bieterausschluss

> Arbeitserleichterung und Zeitersparnis

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