Digitale Vergabe in Siegen

Seit 2015 ist die Lösung iTWO e-Vergabe public von RIB in der Universitätsstadt Siegen im Einsatz. Die Entscheidung für die Plattform des Stuttgarter Softwarehauses fiel damals in Abstimmung mit dem Landkreis Siegen-Wittgenstein und der Stadt Olpe, die ebenfalls die RIB-Lösung für die elektronische Vergabe gewählt hatten. Der Grund: Den Bieterunternehmen sollte die Möglichkeit geschaffen werden, überregional mit einer zentralen technischen Plattform zu arbeiten. Mit Erfolg, wie auch Karin Böcking, die Leiterin der Zentralen Vergabestelle Siegen, betont. Denn nicht nur für sie und ihr Team mit insgesamt fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bietet die IT-Lösung eine erhebliche Erleichterung. Auch die Bieter wissen es zu schätzen, wie einfach die Angebotsabgabe per Knopfdruck zwischenzeitlich ist.

„Die Arbeitsweise hat sich dank der e-Vergabe stark gewandelt“, erklärt die Leiterin der Zentralen Vergabestelle Siegen. „In der Vergangenheit war das doch ein immenser Papierkrieg, den wir glücklicherweise mit der elektronischen Vergabe größtenteils überwunden haben“, freut sich Böcking. In Zusammenarbeit mit ihren Kolleginnen und Kollegen der Zentralen Vergabestelle und den einzelnen Fachabteilungen der Universitätsstadt strebt sie für Siegen einen durchgängig medienbruchfreien Workflow an. „Der Prozess in unserer Kommune ist schon sehr gut. Er ist rechtssicher und hat an vielen Stellen so manches erleichtert“, erklärt sie. Für die Zukunft sollen noch weitere Aufgabenbereiche, wie etwa die fachtechnische Prüfung und Wertung, an die einzelnen Fachbereiche übergeben werden. Mittel- bis langfristig soll die Bearbeitung komplett durchgängig vonstattengehen und somit noch mehr Erleichterung für die Beteiligten schaffen.
 

Die zahlreichen Ausschreibungen der Kommune umfassen diverse Planungsleistungen, Bauleistungen für Neubau- und Bestandsmaßnahmen sowie die unterschiedlichsten Beschaffungsleistungen – von Baumaterialien über Feuerwehrfahrzeuge bis hin zu Schulbüchern oder Mittagessen. Karin Böcking und ihr Team schätzen es, dass Bieterfirmen sich auf der RIB-Plattform auch ohne den spezifischen Bieterclient ava-sign an Vergaben beteiligen können. „Vor allem bei Planungsleistungen sei das stets ein gutes Argument in der Bieterkommunikation“, sagt Böcking.  
 

Bewährt haben sich in Siegen außerdem die Zusatzmodule ‚Excel-LV‘ sowie ‚Export der Vergaben‘. „Bei Dienstleistungen aller Art schätzen wir das Excel-LV, denn die Unternehmen können in der Regel mit den bauspezifischen GAEB-Dateien nichts anfangen“, so Böcking. Dank ‚Export der Vergaben‘ sind die Mitarbeitenden der Zentralen Vergabestelle stets in der Lage, die Vergabevorgänge sauber und strukturiert zu archivieren. Auf diese Weise ist allen Teammitgliedern stets ein schneller und leichter Zugang zu sämtlichen Informationen gewährleistet. Sehr zufrieden ist das gesamte Team der Zentralen Vergabestelle Siegen außerdem mit der Support-Hotline der RIB SE und lobt nicht zuletzt die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform, die auch für die Bieterunternehmen komfortabel ist.

„Die digitale Vergabe macht die Verfahren für beide Seiten durchweg einfacher. Bieterunternehmen und Zentrale Vergabestelle profitieren gleichermaßen von einer Vielzahl von Vorteilen im Tagesgeschäft“, so Karin Böcking abschließend.