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Konsequenter Ausbau der elektronischen Vergabe

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Seit 2008 ist bei der Hamburg Port Authority AöR die Vergabeplattform RIB iTWO e-Vergabe public im Einsatz. Die größten Projekte und damit auch das größte Volumen sind im Bereich der Bauleistungen vorzufinden. Das Foto zeigt die Baustelle Lokservicestelle. Foto: Andreas Schmidt-Wiethoff

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Die Hamburg Port Authority (HPA) will die Digitalisierung weiter fördern

Seit 2008 ist bei der Hamburg Port Authority AöR die Vergabeplattform RIB iTWO e-Vergabe public im Einsatz. Heute wird die Lösung nicht mehr nur für Bauleistungen, sondern auch für Dienstleistungen, freiberufliche Dienstleistungen sowie für den Materialeinkauf genutzt. „Die größten Projekte und damit auch das größte Volumen sind nach wie vor im Bereich der Bauleistungen vorzufinden“, erklärt Stefan Rechter, Leiter Zentraler Einkauf der Anstalt öffentlichen Rechts. Jährlich wickelt die öffentliche Einrichtung in der Hansestadt Bauvorhaben zwischen rund 300 und 350 Millionen Euro ab. Dazu zählt der Bau von Brücken, Schleusen, Straßen oder auch Tunneln. Zum Vergleich: Der Bereich Materialbeschaffung liegt bei rund zehn bis zwölf Millionen jährlich. „RIB fiel damals schon in die engere Wahl, da wir uns ein Programm gewünscht haben, das ideal auf die Anforderungen von VOB-Ausschreibungen (Vergabe- und Vertragsordnung von Bauleistungen) zugeschnitten ist, da diese bei uns nach wie vor den Löwenanteil ausmachen“, ergänzt Stefan Rechter. 

Das Team e-Vergabe der HPA

Dies ist nicht bei allen Behörden in Hamburg der Fall. Aus diesem Grund sind neben der iTWO-Lösung, die außer bei der HPA noch bei drei weiteren Einrichtungen Standardlösung für den Bereich Vergabe ist, noch weitere Plattformen für die elektronische Vergabe im Einsatz. Bieterunternehmen stehen daher vor der Herausforderung, sich mit verschiedenen Systemen vertraut zu machen. „Größtenteils ist das unproblematisch“, berichtet Vanessa Möller, Leiterin der Zentralen Vergabestelle bei der HPA. Gemeinsam mit ihren beiden Kolleginnen Filiz Tekin und Simone Genzmer steuert sie die Zentrale Vergabestelle der HPA. Ihre Aufgabe besteht nicht nur darin, Ausschreibungen auf der RIB-Plattform zu veröffentlichen. Gleichzeitig unterstützt dieses Team die internen Fachbereiche beim Einstellen von Dokumenten, Prüfungen oder Freigabeprozessen und stehen auch den Bieterunternehmen Rede und Antwort, sollten Fragen zur Nutzung des Systems aufkommen. „Für die meisten größeren und mittelständischen Bauunternehmen und Arbeitsgemeinschaften, die mit unserer Behörde bei Bauprojekten zusammenarbeiten, sind diese digitalen Vergabeprozesse heute gang und gäbe“, fügt Möller hinzu. „Dann und wann haben wir Unternehmen beim Erlernen der digitalen Angebotsabgabe unterstützt. Bei kleineren Firmen im Bereich des Garten- und Landschaftsbaus etwa war dies beispielweise erforderlich“, fügt die Leiterin der Zentralen Vergabestelle hinzu. 

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Jährlich wickelt die öffentliche Einrichtung in der Hansestadt über die e-Vergabe Bauvorhaben zwischen rund 300 und 350 Millionen Euro ab. Dazu zählt der Bau von Brücken, Schleusen, Straßen oder auch Tunneln. Das Foto zeigt die Baustelle Waltershofer Brücken.

Foto: Thomas Witt.

Alle Fotos: © Hamburg Port Authority

Digitale Prozesse im Fokus

Aktuell befindet sich die Hamburg Port Authority am Ausbau der elektronischen Vergabe. Dieser Prozess soll parallel zum aktuellen Umstieg von SAP/R3 auf die neue Variante des ERP-Systems SAP S/4HANA erfolgen. „Projektseitig müssen die Prozessschritte, Schnittstellen zu anderen Systemen, Formulare und einen neues Rollen- und Berechtigungskonzept erarbeitet werden“ erklärt Stefan Rechter. „Diese werden derzeit in enger Zusammenarbeit mit der RIB Software SE realisiert, sodass wir in der Lage sind, zahlreiche weitere Prozesse zukünftig durchgängig digital abzuwickeln. Wir blicken sehr positiv in die Zukunft“, fasst der Einkaufsleiter zusammen.

„Für die meisten größeren und mittelständischen Bauunternehmen und Arbeitsgemeinschaften, die mit unserer Behörde bei Bauprojekten zusammenarbeiten, sind diese digitalen Vergabeprozesse heute gang und gäbe“

Vanessa Möller, Leiterin Zentrale Vergabestelle HPA

Vorteile durch die e-Vergabe

> Standardlösung in Hamburg

> gute Bieterakzeptanz

> einfaches Erlernen der digitalen Angebotsabgabe

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