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iTWO site bei THOST: "Es ist ein enormer Mehrwert"

THOST Projektmanagement GmbH zählt mit rund 500 Mitarbeitenden an 21 Standorten im In- und Ausland zu den führenden Unternehmen im Projektmanagement. Seit über 30 Jahren koordiniert und steuert das Unternehmen die Entwicklung, Planung und Realisierung komplexer Projekte und nutzt hierbei immer häufiger die mobile Baustellenlösung iTWO site. Wir sprechen mit Marcus Kolk, er ist Projektmanager bei THOST und hat die Lösung täglich im Einsatz. Wie genau, das erzählt uns Marcus Kolk im Interview.

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THOST Projektmanagement hat über 500 Mitarbeiter*innen und agiert international Foto: Thost
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Marcus Kolk ist Projektleiter bei THOST und betreut Bauprojekte mit Hilfe von iTWO site
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Die Projektsteuerung bei THOST profitiert unter anderem vom iTWO site Mängelmanagement. Foto: THOST Projektmanagement

 Die Fotodokumentation ist super

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Bericht in iTWO site Foto: THOST Projektmanagement

iTWO site ist ein täglicher Bestandteil meiner Arbeit

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Pläne von THOST-Projekt mit Pins in iTWO site

Es ist immer schwer, Leute von etwas von Neuem zu überzeugen

RIB: Hallo Herr Kolk, Sie nutzen iTWO site nicht in der Bauausführung, sondern in der Projektsteuerung. Das ist auch für uns etwas Besonderes. Erzählen Sie kurz, was ist denn das Kerngeschäft von THOST?

Marcus Kolk: THOST gibt es seit 30 Jahren und wir arbeiten sehr übergreifend. Wenn man es ganz herunterbricht, ist THOST wirklich „Projektmanagement pur“ für alles, was der Kunde so braucht. Wir bieten sowohl ganzheitliche Projektsteuerung in den Bereichen Termin- und Kostensteuerung an als auch Spezial- und Teilleistungen wie Claims- und Construction Management. Ein wichtiger Bereich ist für uns der Bau- und Immobiliensektor, in welchem wir viele große Projekte betreuen, und zwar sowohl in der Planungs-, als auch in der Ausführungsphase. Dabei arbeiten wir in verschiedenen Bereichen mit iTWO site, sehr häufig eben im Construction Management, für welches die Software hauptsächlich konzipiert wurde.

Sie wollen weitere Referenzen lesen? Hier kommen Sie zu unserem Interview mit Tino Greschner von der Bodensee-Wasserversorgung. 

RIB: Sie betreuen als Projektmanager mehrere Bauprojekte. Wie wichtig ist iTWO site für Sie bei der täglichen Arbeit?

Marcus Kolk: iTWO site ist täglicher Bestandteil meiner Arbeit, weil hier das Protokollwesen mit dem Dokumentenmanagement und dem Planwesen zusammenläuft. iTWO site ist deshalb eigentlich den ganzen Tag offen. Täglich Brot ist auf jeden Fall das Plan- und Dokumentenmanagement, direkt verknüpft mit Protokollwesen und daraus leitet sich dann das Aufgabenmanagement ab. In einer Besprechung können wir dann sagen: „Schau mal hier, darüber möchte ich gerne reden.“ Ich habe meine Punkte, meine Zuständigkeiten und auch gleich meine Dokumente hinterlegt. Das ist ein riesiger Mehrwert. Daran angebunden ist auch die Fotodokumentation super, Baufortschritte können so dargestellt und Aufgaben dank Ereignismanagement anhand von Plänen genau definiert abgeleitet und kommuniziert werden.

RIB: Wie nutzen Sie iTWO site in Ihrer konkreten Rolle als Projektmanager?

Marcus Kolk: Wenn ich beispielsweise eine einstündige Besprechung habe, erfasse ich sie dort und muss dann für das Protokoll nichts mehr formatieren. Bei der Nachbereitung spare ich mir so sehr viel Zeit. Nochmal Mails zu verschicken und auf bestimmte Themen bezogen eine Kommunikation zu erstellen, ist dann ganz einfach. Ich hänge Dokumente an, die relevant geworden sind und sehe zu, dass die Aufgaben wie auch die Kontrollen bei den richtigen Leuten landen.

RIB: Welche Entscheidungen treffen Sie denn auf Basis von iTWO site?

Marcus Kolk: Einerseits mache ich so eine Art Tracking, also die allgemeinen Steuerungsthemen: Wo sind die Beteiligten hintendran? Wo gibt es Engpässe? Welche Themen haben hohe Priorität und welche niedrige? Das sind die alltäglichen Themen und die zu strukturieren ist auf jeden Fall eine wichtige Aufgabe. Wirkliche Entscheidungen treffe ich anhand von Plänen, dann mit Hilfe der Fachplaner*innen. Da setzen wir uns mit den Kund*innen zusammen, schauen auf die Pläne und können durch das Ereignismanagement sehr einfach Anpassungen an Plänen durchführen – und diese Änderungen im System tracken.

RIB: Haben Sie da mal ein Beispiel für uns?

Marcus Kolk: Ja, ein konkretes Beispiel sind Tischlereinbauten, die wir letztes Jahr betreut haben. Da haben wir diesen Prozess intensiv betrieben. Wir sind über fünf Geschosse hinweg einzelne Bauteile durchgegangen und haben jeweils entschieden: Hier muss der Ausschnitt anders sein, hier muss die Farbe geändert und hier die Länge angepasst werden. Wir hatten dann zwanzig Pläne von verschiedenen Teilen übereinander liegen und konnten diese sehr gut abarbeiten.

 

RIB: Sie arbeiten mit ausführenden Unternehmen zusammen und stellen ihren Kund*innen  iTWO site-Lizenzen zur Verfügung. Wie funktioniert das? Müssen Sie viel schulen, erklären und überzeugen?

Marcus Kolk: Ja, ja und ja (lacht). Es ist immer schwierig, Leute von etwas Neuem zu überzeugen. Es gibt so viel Software, und die Affinität zu digitalen Lösungen in dem Bereich ist manchmal nicht da. Leute arbeiten oft seit Jahrzehnten im Bauwesen. Viele sind der Meinung, sie bekommen das alles schon so hin, wie sie es immer gemacht haben. Das stimmt natürlich auch, aber Fortschritt ist trotzdem nichts Schlechtes. Deshalb müssen wir die Leute teilweise aktiv reinholen. Auf der anderen Seite haben wir zum Glück auch Kund*innen, die aktiv eine Austauschplattform wünschen. Denen können wir sagen: Wir haben, was ihr wollt und noch mehr. Wir haben den großen Vorteil, dass Protokollwesen und Ereignismanagement miteinander verknüpft sind, so dass auch ihr immer Zugriff darauf habt. Einer unserer aktuellen Kunden sieht außerdem einen großen Vorteil in der revisionssicheren Ablage. Alle Versionen bleiben immer erhalten, nichts kann gelöscht werden. Selbst wir als Admin können nur verwerfen, also inaktiv setzen.  So sind alle abgesichert, wenn Rückfragen kommen. Das ist ein gutes Argument.

 

RIB: Wie helfen Sie ihren Kund*innen dabei, iTWO site kennenzulernen?

Marcus Kolk: Wir geben erst einmal eine Struktur vor und setzen zwei bis drei wöchentliche Termine für eine Einführung an. Natürlich stehen wir auch für Rückfragen zur Verfügung und meistens reicht das dann schon. Wir haben unsere eigenen Nutzungshandbücher erstellt - abgeleitet von den Schulungen, die wir mit euch von RIB gemacht haben. Und wir produzieren Schulungsvideos, erstellt für die einfachsten Funktionen. Die Videos beschäftigen sich in ein bis drei Minuten mit den grundlegenden Fragen: Wie lade ich ein Dokument hoch? Wie lade ich ein Dokument herunter? Wo finde ich meine Pläne? Wie nutze ich die Protokollfunktion? Das wird sehr gut angenommen.

RIB: Zum Abschluss noch einmal ein paar Zahlen, wie viele Leute sind bei Ihnen intern und extern in iTWO site aktiv?

Marcus Kolk: Bei uns intern sind es aktuell dreizehn, mit unseren Kund*innen werden es demnächst 46 Nutzer*innen sein. Das sind all jene, die im Portal wirklich aktiv mitarbeiten. Mit den Geschäftspartner*innen, die „lediglich“ in die Kommunikation eingebunden sind, also beispielsweise Berichte oder Protokolle enthalten, sind es glaube ich aktuell 150 insgesamt.

Vielen Dank Herr Kolk! 

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