Bauabläufe dank neuer Prozesse transparent machen - Stadtwerke Verkehrsgesellschaft Frankfurt am Main mbH

Projektgruppe definiert neue Prozesse und Strukturen mit einer modernen Software für Prozess- und Kostenmanagement

14.06.2010

Der Bedarf: Bauabläufe müssen nachvollziehbar sein, mit dem Ziel, revisionssicher zu arbeiten und Korruption auszuschließen.
Die Aufgabe: Eine fachlich spezialisierte Projektgruppe definiert neue Prozesse und Strukturen innerhalb des gesamten Unternehmens mit einer modernen Software für Prozess- und Kostenmanagement. Denn: „Ein Nachtragsmanagement kann man ohne eine gute Basis nicht einfach so einführen“, wie die Projektleiter sehr schnell richtig erkannt haben. Das Resultat: Ein durchgängig strukturierter Unternehmensprozess, der technische und kaufmännische Aufgabenbereiche eines Bauprojekts vereint.

„Alle fahren mit“, so der Leitspruch der Stadtwerke Verkehrsgesellschaft Frankfurt am Main mbH (VGF). Um diesem Motto auch in der Praxis gerecht zu werden, betreibt das Unternehmen sieben U-Bahn- und neun Straßenbahnlinien sowie 24 Buslinien. Insgesamt 458 Haltestellen fahren die öffentlichen Verkehrsmittel der VGF Frankfurt am Main und Umgebung an; eine der verkehrsreichsten Regionen in ganz Europa. Die Betriebsstreckenlänge beträgt 281 Kilometer. Das Unternehmen setzt dabei konsequent auf Kundenorientierung. Für einen optimalen Service für den Kunden, seien es Frankfurterinnen und Frankfurter sowie Gäste der Stadt und Region, die den öffentlichen Nahverkehr nutzen, bilden durchdachte und fortwährend optimierte Prozesse innerhalb des Unternehmens eine solide Basis.

Die Notwendigkeit eines Nachtragsmanagements bei der VGF, um Revisionssicherheit zu gewährleisten und Korruption zu vermeiden, führte zu einem solchen Prozess, der technische Bauaufgaben mit kaufmännischen Prozessen innerhalb des gesamten Unternehmens durchgängig verzahnt. Nach Durchführung einer Machbarkeitsstudie durch die Konzernrevision und den Fachbereich Einkauf und Materialwirtschaft startete das Projekt im Juli des Jahres 2008 unter der Projektleitung von Claudia Schunck und Carsten Jung. Aus diesem Bedarf heraus – Implementierung eines Nachtragsmanagements – bildete sich innerhalb des Unternehmens eine geschäftsbereichsübergreifend agierende Projektgruppe für Prozess- und Kostenmanagement. Die ständigen Mitglieder waren Peter Altlay, Peter Forler, Volker Schelle, Friedrich Krauss sowie Christian Winkler und Sylvia Meier, die in der Zwischenzeit die Projektleitung übernommen haben. Nach drei Monaten intensiver Workshops mit der Projektgruppe stand das erste Grobkonzept. Durch die umfassende Arbeit dieses Teams und nach intensiven Mitarbeiterschulungen, war das Unternehmen in der Lage, den erarbeiteten AVA-Prozess und die rechtlich bindenden AVA-Richtlinien der VGF ab 1. August 2009, produktiv umzusetzen. Die Realisierung kleinerer Prozesse step by step während der gesamten Projektlaufzeit erleichterten den Start in die Produktivphase.

AVA-Richtlinien als Basis
Die Einführung der AVA-Richtlinien als Basis war sowohl für die eigenen Kollegen en und Kolleginnen als auch für die Auftragnehmer der VGF keine leichte Aufgabe, wie sich Christian Winkler und Sylvia Meier erinnern. Abgeschlossen ist dieser Prozess bis heute nicht. Ganz im Gegenteil: Die VGF bemüht sich kontinuierlich um weitere Verbesserungen des Gesamtprozesses, sodass am Ende möglichst viele Abteilungen und Bereiche davon weiter profitieren können. So wie die Lebens- und Arbeitsphilosophie Kaizen, übersetzt „die permanente Veränderung zum Besseren“ im fernen Osten von vielen Unternehmen gelebt wird, so kommt das Prinzip der ständigen Verbesserung auch bei der Stadtwerke Verkehrsgesellschaft Frankfurt am Main zum tragen. Um dieses neue Verfahren realisieren zu können, mussten die Frankfurter zuerst ein Fundament schaffen. Betrachten und anpassen der IST-Abläufe, Erstellen des SOLL-Prozesses, die Erarbeitung der AVA-Richtlinien, und last but not least die Implementierung einer Software, um diese Richtlinien umzusetzen, bildeten diese Grundlage.

Sylvia Meier, Zentrale Vergabestelle: „Diese Richtlinie führt unsere Auftragnehmer und eigene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch sämtliche Phasen des Prozesses. Auf zehn DIN-A4-Seiten erhalten alle Projektbeteiligte kurz und bündig alle relevanten Informationen über benötigte Datenformate innerhalb aller HOAI-Leistungsphasen“, erklärt sie. „Dass diese Prozesse gut durchdacht sind, zeigt sich in den ersten Monaten der Umsetzung durch positive Rückmeldungen. Da dennoch ein enormer Aufklärungsbedarf, besonders bei langjährigen Auftragnehmern, besteht, bietet die VGF regelmäßige Workshop- und Schulungstage an.

Als Team zum Erfolg
Für einen öffentlichen Auftraggeber, der aus vergaberechtlichen Gründen stets komplexeren Prozessen folgt, als die Privatwirtschaft, sind solche grundlegenden Richtlinien für die Ausschreibung, Vergabe und Beauftragung von Bauleistungen unverzichtbar. Um diese Anforderungen erfüllen zu können und niemanden vom Wettbewerb auszuschließen, erwarb die VGF ein Lizenzpaket der technischen ERP-Lösung von RIB. Dieses kann den Auftragnehmern, modifiziert als „VGF-Mengen“, zur Verfügung gestellt werden.

Damit die Richtlinien zeitnah und optimal angepasst an die individuellen Unternehmensprozesse innerhalb der RIB-Software umgesetzt werden konnten, benötigte die VGF ein engagiertes und vor allem auch konstruktives Team – auch über die Projektgruppe-Nachtragsmanagement hinaus. „Aus den einzelnen Abteilungen, beispielsweise im Finanzwesen oder im Controlling, haben uns temporär rund 20 Kollegen und Kolleginnen umfassend unterstützt“, berichtet Christian Winkler. „Darüber hinaus begleitete uns der Stuttgarter Softwarehersteller während der Einführungsphase permanent“, fügt er hinzu.

Dass sich der Aufwand gelohnt hat, beweisen verschiedene Vorteile, die sich bereits zum jetzigen Zeitpunkt innerhalb des Unternehmens herauskristallisiert haben. So konnte der Rechnungsprüflauf deutlich beschleunigt werden. Das Ergebnis: Die Auftragnehmer erhalten ihr Geld deutlich schneller, was sich selbstverständlich auch positiv auf eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber VGF auswirkt, und Skontovereinbarungen können seitens VGF effektiv genutzt werden. Durch die verbesserte Projektdokumentation sind alle vergebenen Leistungen im Rahmen eines Projekts leichter nachvollziehbar. Eine Vereinheitlichung der Ausschreibungen bestätigt, dass beispielsweise der fortdauernde Einsatz auch zum gewünschten Erfolg führt.

Doch alle diese Prozessschritte erforderten, wie Sylvia Meier erklärt, auch die Optimierung der unterschiedlichsten Prozesse innerhalb der VGF. „Alle müssen hier mitarbeiten“, betont sie. „So benötigen wir quasi in jedem Bereich einen definierten Ansprechpartner, der unsere Projektgruppe unterstützt. „Wir haben innerhalb der Projektgruppe sehr schnell realisieren müssen, dass sich ein transparentes, nachvollziehbares Management von Nachträgen nicht einfach auf eine beliebige Prozessstruktur aufsetzen lässt“, so Christian Winkler. Damit das Fundament, dass die Projektgruppe-Nachtragsmanagement geschaffen hat, auch grundsolide bleibt, müssen die rund 130 Mitarbeiter, die an die Software angebunden sind, wiederkehrend geschult werden.

Flexible Lösung für Rahmen- und Zeitverträge
Genauso ist die Qualität der Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller ein wichtiges Kriterium für den Unternehmenserfolg. „Hier hören auch wir verstärkt auf Wünsche und Ideen unserer Kunden“, wie Axel Müller, Vertriebsbeauftragter bei RIB berichtet. So wünschte sich die VGF eine flexiblere Komponente zur Abwicklung von Zeit- und Rahmenverträgen, als es die verfügbaren Pakete der RIB-Lösung ermöglichten. In einem gemeinsamen Workshoptag wurde fortan ein Lösungsweg erarbeitet, der auf einer Menüführung und Bedienung basiert, mit der die Mitarbeiter des Unternehmens bereits vertraut sind.

RIB-SAP-Integration
Und damit nicht genug. Derzeit denkt die Projektgruppe der VGF über eine Integration zwischen der RIB-Lösung und dem hauseigenen SAP-System nach. Die VGF verspricht sich aus dieser Integration weitere zeitliche Vorteile innerhalb des Gesamtprozesses sowie eine noch höhere Durchgängigkeit. 

Beteiligte Unternehmen:

VGF VerkehrsGesellschaft Frankfurt am Main

Verwendete Softwarelösung:

RIB-Prozess- und Kostenmanagement für Planer