Planungsprozesse intelligent managen - Vattenfall Europe AG

Neue Kraftwerke in Boxberg, in Hamburg-Moorburg und in Schwarze Pumpe sorgen für Wärme und Strom. Damit Generalplaner Vattenfall Europe Energie und Ressourcen innerhalb des Unternehmens möglichst effizient einsetzen kann, wurde mit modernen IT-Systemen ein durchgängiger Projektprozess geschaffen, der technische und kaufmännische Aufgaben vollständig miteinander verzahnt.

Die Vattenfall Europe AG, Tochtergesellschaft der schwedischen Vattenfall AB, gilt als größter Wärmeerzeuger Europas und fünftgrößter Stromerzeuger. Das Unternehmen ist drittgrößter Stromproduzent in Deutschland und sichert für rund 18 Millionen Menschen in Nordostdeutschland die Elektrizitätsübertragung. Vattenfall ist überdies führendes Energieunternehmen in Europa und produziert, verteilt, handelt und vertreibt Energie an viele Millionen Kunden überall in Europa. In Dänemark, Finnland, Polen, Schweden, Deutschland und Großbritannien ist das Unternehmen tätig und beteiligt sich dabei an der gesamten Elektrizitäts-Wertschöpfungskette. Die Metropolen Berlin und Hamburg werden von Vattenfall Europe rund um die Uhr mit Wärme und Strom versorgt. Hauptsitz der Vattenfall Europe AG ist Berlin.

Projekte im Kraftwerksbau

In Boxberg und in Hamburg-Moorburg baut das Unternehmen derzeit zwei Kraftwerke. Während das seit Herbst 2007 in der Rohbauphase befindliche Kraftwerk Boxberg um einen Block erweitert wird, entstehen in Moorburg insgesamt zwei Kraftwerksblöcke im Rahmen eines Neubauprojekts. In Hamburg haben die zahlreichen ausführenden Bauunternehmen erst kürzlich mit dem Rohbau begonnen. Dazu kommt, dass die Vattenfall Europe AG im September dieses Jahres die Forschungsanlage Schwarze Pumpe für ein CO2-emmisionsarmes Kraftwerk in Betrieb genommen hat.
„Für Neubauprojekte und Bestandserweiterungen in diesem Rahmen benötigen wir als Generalplaner ein durchgängiges Prozessmanagement auf technischer und kaufmännischer Seite", weiß Bodo Fritze, Central Application Offices SAP-PM bei Vattenfall Europe. Seit den Neunziger Jahren setzt der Konzern für Aufgaben in der Projektplanung Software aus dem Hause RIB ein. „Vor Beginn dieser Großprojekte haben wir einen neuen, umfassenden Projektprozess mit RIB und unserem SAP-System definiert, der den Aufwand für alle am Projekt Beteiligten, beispielsweise das Rechnungswesen und die Anlagenbuchhaltung, erheblich reduzieren und dabei übersichtlicher gestalten sollte", fügt Bodo Fritze hinzu.

Durchgängiger Prozess

Dieser neue Prozess sollte so aussehen, dass die Grundsteine für das Projektmanagement bereits in der Planung gelegt werden. Nachvollziehbarkeit in allen Phasen ist hierbei die Devise. So nehmen in einem ersten Schritt Projektplaner bei Vattenfall die Ausschreibung und Vergabe im RIB-System vor. Anschließend wird ein Auftragsleistungsverzeichnis (LV) im GAEB-Format nach SAP transferiert. Ein spezielles DV-Tool von der Softwarefirma badenIT GmbH ermöglicht, dass mit dem Import automatisch eine Bestellanforderung (BANF) innerhalb des SAP ERP Systems generiert wird. Auf Basis des Auftragsleistungsverzeichnisses ist der Einkauf des Unternehmens in der Lage, auf einfache Weise für jeden einzelnen Lieferanten eine Bestellung zu generieren. „Mit Hilfe dieses Prozesses bleiben die Budgets einzelner Projekte durchgängig transparent", erklärt Bodo Fritze, da auch unsere Controlling-Mannschaft den Projektprozess in SAP in allen Phasen überblicken kann."

So konstruierten die IT-Experten der Central Application Offices SAP-PM von Vattenfall auch für die Bauabrechnung bis hin zum Anlagenbau einen transparenten Prozess. Denn insbesondere in diesem Bereich waren zahlreiche technische und kaufmännische Projektdaten in der Vergangenheit doppelt erfasst worden. Um dies künftig zu unterbinden und folglich Zeit und Kosten einzusparen, galt es, eine Lösung zu finden, die in der RIB-Lösung geprüfte Messurkunden der Projektbeteiligten in das kaufmännische Unternehmenssystem überträgt. Auf jeder Baustelle wurde für die Mengen- und Aufmaßprüfung eine Bauabrechnung für Bau und Ausrüstung installiert. Als kompetenter Partner mit umfangreicher Erfahrung bei Bauprojekten und als RIB –Anwender übernimmt die Firma Holzmann + Partner Büro für Bauwesen aus Wallenfels diese Aufgabe. Nur dann, wenn innerhalb der in SAP hinterlegten Messurkunde sowie dem Exemplar, das die jeweilige Baufirma erhält, die gleichen Mengeninformationen gezählt werden, liegt in der anschließenden Rechnungsprüfung auch ein fixer Wert vor. „Und nur diejenigen Messurkunden können uns die ausführenden Unternehmen anschließend auch in Rechnung stellen", berichtet Bodo Fritze. Eine Methode, mit der das Unternehmen Prozesssicherheit gewährleistet.

Beispielsweise auch im Nachtragsmanagement: Hier muss jede Baufirma neu entstandene Vergütungsansprüche nachweisen, wenn beispielsweise diverse Leistungspositionen hinzukommen. Die Vattenfall Europe Generation erlaubt eine Rechnungslegung nämlich nur mit fortgeschriebenen Auftragsleistungsverzeichnissen.RIB und SAP: Einheitliche Kommunikation gefordertUm die Dateninhalte korrekt zu prüfen und zu bewerten, müssen zwei identische Leistungsverzeichnisse in beiden Systemen – RIB und SAP – vorliegen. Mit dem kostenfreien Datenexport im xml-Format aus der RIB-Software war eine entsprechende Lösung gefunden worden. So hat das Unternehmen gemeinsam mit ihrem Auftragnehmer, der Firma Holzmann + Partner, mit Hilfe der von RIB zur Verfügung gestellten, kostenfreien xml-Ausgabe ein eigenes Drucklayout mit den relevanten Informationen, wie Mengen, Positionen und Kosten, entwickelt, das die Bauabrechnung sowohl als xml-Datei als auch im pdf-Format ausgibt. So kann Vattenfall die xml-Dateien direkt in SAP übertragen, wodurch ein Leistungserfassungsblatt in SAP generiert wird. Das pdf-file als Anlage zum Leistungserfassungsblatt macht die Leistungen für das Unternehmen prüfbar: Diese können anhand der jeweiligen Bestellnummern in SAP auf einfache Weise gegengecheckt werden. „Die Daten sind somit nicht nur zu 100 Prozent geprüft, sondern wir haben auch eine schlüssige Dokumentation der Prozesse", fasst Bodo Fritze zusammen. Einer reibungslosen Projektabwicklung im Kraftwerksbau steht also nichts mehr im Wege, denn alle Daten bleiben durchweg transparent.

Beteiligte Unternehmen

Vattenfall Europe AG

Verwendete Softwarelösung

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