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Integration der Prozesse - GWH Gemeinnützige Wohnungsgesellschaft mbH Hessen

Die GWH Gemeinnützige Wohnungsgesellschaft mbH Hessen, eines der größten Wohnungsunternehmen in Deutschland, arbeitet am Standort Frankfurt am Main seit Januar 2008 mit einer e-Vergabe-Plattform. Ziel des Unternehmens ist, den Vergabeprozess durch Einsatz dieser Lösung zu beschleunigen und zu vereinfachen. Langfristig soll das Vergabeverfahren auf elektronischem Wege unternehmensweit betrieben werden, sodass auch der Standort Kassel in Nordhessen an die Plattform und alle Prozesse angebunden werden kann.

Eingespieltes Team

Geplant ist ein durchgängiges Prozessmanagement im gesamten Unternehmen. Somit gehören IT-Lösungen zum Standard, die sich vollständig miteinander integrieren lassen. So achtete man im Bereich e-Vergabe auf ein System, das mit bestehenden Softwarelösungen verbunden werden kann. Die GWH nahm eine Reihe von E-Business-Plattformen unter die Lupe. Vorgabe war neben der Integration ein System, das einfach in der Bedienung ist. „Im Bereich der Ausschreibung und Vergabe setzen wir seit 15 Jahren Software von RIB ein", erklärt Bernd Beck, Leiter Ausschreibung, Vergabe und Baudurchführung bei der GWH. Bereits zu Zeiten von MS-DOS gehörte im gesamten Unternehmen eine RIB-Software zum Standard: IDEALOG®, Vorgänger von ARRIBA® planen für AVA und Projektsteuerung. Somit wurde in den Neunzigern ARRIBA® eingeführt und auch im Bereich E-Business nahm die Wohnungsgesellschaft eine Lösung des Stuttgarter Softwarefabrikanten unter die Lupe. „ARRIBA® net, die Vergabeplattform von RIB, erfüllte alle unsere Anforderungen", berichtet Manfred Martin aus dem Team von Bernd Beck.

Manfred Martin nimmt im Hause GWH die Erstellung von Leistungsverzeichnissen (LVs) für Neubauprojekte vor. Im Anschluss stellt seine Kollegin, Frau Erika Eichler, diese zusammen mit den Vergabeinformationen auf der Plattform ein. Danach informiert Sie die Lieferanten und Unternehmer per E-Mail direkt über die Plattform, sodass die Unterlagen abgeholt bzw. heruntergeladen werden können. Zusätzlich ist sie für die Dokumentation von Änderungen in den Vergabeunterlagen, die Pflege von Formularen sowie für die Angebotseröffnung innerhalb des Vergabeprozesses verantwortlich. „Da die beiden Systeme optimal aufeinander abgestimmt sind, können wir die LVs direkt aus ARRIBA® planen auf die Plattform übertragen. Auch in der Struktur sind sich die Softwarelösungen sehr ähnlich, weshalb wir uns schnell in ARRIBA® net und dessen Funktionalitäten einarbeiten konnten", erklärt sie.

Zwischenzeitlich schätzen rund 50 % der Bieter die Angebotabgabe auf der E-Business-Plattform. Beck geht jedoch davon aus, dass elektronische Systeme sich in diesem Umfeld immer stärker durchsetzen werden. „Durch den Einsatz moderner Technologie spielen wir jetzt bereits Zukunftsmusik", berichtet er. „Unser Ziel ist, früher oder später ganz auf das klassische Verfahren – in Papierform – verzichten zu können." Kein Wunder, denn der Aufwand ist enorm. Sowohl im Versand als auch bei der Aufbereitung der Unterlagen ist die GWH durch den Einsatz der Plattform zwischenzeitlich deutlich schneller und effizienter geworden. Wenn spezifische Unterlagen nachgereicht werden müssen, geht das auf elektronischem Wege deutlich schneller und kostengünstiger als per Post. Per Mausklick können die Bieter direkt informiert werden. Nicht zu vergessen die Portokosten, die jetzt nicht mehr kontinuierlich anfallen.

Auf IT bauen

Der elektronische Weg war stets der von der GWH favorisierte. So erhielten die Lieferanten und Unternehmer die Vergabeunterlagen bis Ende 2007 mit Hilfe der ARRIBA®-Bieterkomponente OFFERTE-L bereits auf einer CD-ROM, statt klassisch auf Papier. In den meisten Fällen waren die Angebote, die später in den Postfächern des Unternehmens eingingen, jedoch wiederum auf Papier. „Hier konnten wir keinen klaren Vorteil erkennen", weiß Bernd Beck. Aus diesem Grund ging man einen Schritt weiter und setzt nun auf die E-Business-Plattform. Und wie sieht es in diesem Umfeld nun aus? Manfred Martin erzählt, dass eine Reihe von Gewerken, vor allem diejenigen, die selbst größtenteils mit eigenen Kalkulationsprogrammen arbeiten, diese moderne Variante sehr schätzen. „Dies trifft beispielsweise auf Dachdecker, Fensterbauer oder den Landschaftsbau zu", berichtet er. „Diese bevorzugen die GAEB-Dateien, die wir auf der Plattform zur Verfügung stellen, denn auch ihnen werden dadurch aufwändige Arbeitsschritte erspart." Das Unternehmen ist also für die Zukunft bestens gerüstet.

Über die GWH:

Die GWH bewirtschaftet rund 50.000 Wohnungen an 90 Standorten zumeist in Hessen und gehört damit zu den großen Wohnungsgesellschaften in Deutschland. Die GWH hat sich vom Wohnimmobilien-Bestandshalter zum Portfolio- und Assetmanager entwickelt und ist wohnungswirtschaftliches Kompetenzzentrum der Landesbank Hessen-Thüringen. Mit ihren vier klar gegliederten und sich ergänzenden Geschäftssegmenten gehört die GWH zu den besten „pure plays" der Wohnungswirtschaft in Deutschland. Jedes Segment generiert für sich positive Erträge und schafft durch die Kombination mit den anderen Segmenten zusätzliche Ertragswertpotenziale durch das aktive Portfoliomanagement.

Das Segment Real Estate Management ist mit deutlich über über 200 Mio. € Umsatz größtes Segment. Zweitgrößtes Geschäftssegment ist der Handel mit Gebrauchtimmobilien in unserem Segment Real Estate Trade. Die Wachstumsstrategie der GWH sieht eine Bestandserweiterung durch Zukauf von rund 2.000 Wohneinheiten pro Jahr vor, bei Verkäufen von rund 500 bis 1.000 WE. Die Wachstumsstrategie des Unternehmens zielt auch in die attraktiven benachbarten Wirtschaftsräume Rheinland und Rhein-Neckar.

Das Geschäftssegment Real Estate Development errichtet als Bauträger durchschnittlich rund 150 Eigentumswohnungen und Reihenhäuser für den Verkauf und verfügt zusätzlich über Expertise im Neubau für den eigenen Mietwohnungsbestand.

Das Wachstumssegment der GWH ist das Segment Real Estate Trust. Die GWH bewirtschaftet derzeit rund 5.000 Wohnungen im Auftrag zumeist institutioneller Dritter.