Hinterfragen und optimieren

249 neue Wohnungen will die GWG 2009 realisieren.

Die GWG wickelte seit Februar mehr als 50 Verfahren über das E-Business-System ARRIBA® net ab.

Neben anspruchsvoller Architektur und gepflegtem Wohnumfeld steht eine energieeffiziente Bauweise im Vordergrund.

Die GWG Gemeinnützige Wohnstätten- und Siedlungsbaugesellschaft mbH - seit 1918 untrennbar mit dem kommunalen Wohnungsbau in München verbunden - fokussiert sich in allen Bereichen des Unternehmens auf eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse. Aus diesem Grund hinterfragt das Münchner Unternehmen Prozessabläufe in regelmäßigen Abständen. Sofern notwendig, werden diese neu gestaltet, umfassend dokumentiert und kommuniziert. Ziel des Unternehmens ist, stets optimal auf zukünftige Anforderungen und Aufgaben in der Wohnungswirtschaft vorbereitet zu sein. Und Wirtschaftlichkeit lässt sich nach Erfahrungen der GWG dann bestens erzielen, wenn Geschäftsprozesse – ob auf Unternehmens- oder Projektebene – wieder und wieder analysiert und gegebenenfalls revidiert werden.

Die Pläne für die nächsten Jahre sind ehrgeizig: 249 Wohnungen sollen allein in diesem Jahr von der GWG realisiert werden. Für die Folgejahre sind rund 400 Wohnungen auf dem Plan des Unternehmens. Neben anspruchsvoller Architektur und gepflegtem Wohnumfeld steht bei der Münchner Wohnungsbaugesellschaft eine energieeffiziente Bauweise im Vordergrund.

Zur Verbesserung der Prozesse innerhalb des Unternehmens nahm man bei der GWG auch das Vergabeverfahren unter die Lupe. Denn hier können Zeit und Kosten eingespart werden. Die GWG setzte in diesem Bereich bereits seit 2001 auf ein computergestütztes System und die Unterstützung durch externe Dienstleister. Das Ergebnis: reduzierter Aufwand bei Versand und Vervielfältigung der Papierunterlagen, denn diese Aufgaben mussten fortan nicht mehr händisch von Mitarbeitern der Wohnungsbaugesellschaft vorgenommen werden. Allerdings war der Aufwand beim Einstellen der Vergabeformulare nach wie vor sehr groß, denn das bis dato eingesetzte System arbeitete nicht mit standardisierten vertraglichen Bedingungen. So war es Aufgabe der zentralen Vergabestelle, alle Formulare für jedes Verfahren einzeln zusammenzusuchen – vom Anschreiben an die Bieter bis hin zu Bürgschaftsformularen.

Reduzierte Verfahrenskosten

Dazu kamen erhebliche Kosten bei beschränkten Ausschreibungen. Denn für jedes Leistungsverzeichnis investierte die GWG circa 300 Euro – und rund 130 beschränkte Ausschreibungen sind bei der GWG München jährlich die Regel.
„Wir freuen uns, mit dem E-Business-System von RIB nun eine Lösung gefunden zu haben, die uns nicht nur den Gesamtprozess des Vergabeverfahrens an vielen Stellen vereinfacht, sondern außerdem hohe Kosteneinsparungen ermöglicht", berichtet Klaus Görgmeier, Leiter Zentrale Vergabestelle. „Bei ARRIBA® net kostet uns eine beschränkte Ausschreibung nur 30 Euro. Somit können wir pro Jahr rund 35.000 Euro im Bereich der beschränkten Ausschreibungen einsparen", fügt Görgmeier hinzu.

Schneller und bequemer ausschreiben

Seit Februar dieses Jahres ist das RIB e-Vergabe-System bei der GWG im Einsatz. Zwischenzeitlich wickelte das Unternehmen mehr als 50 Verfahren über die elektronische Plattform ab. „ARRIBA® net bietet uns die Möglichkeit, unsere hauseigenen, rechtlich geprüften Vertragsbedingungen im System zu hinterlegen", erklärt der Leiter Zentrale Vergabestelle. „Bis auf den jeweiligen Abgabetermin und die Ausführungsfristen sind somit alle Formulare standardisiert, weshalb wir nun viel bequemer arbeiten können. Und deutlich schneller geht es natürlich auch", führt er weiter aus. Auch Missverständnisse auf Seite der Bieter lassen sich auf diese Weise vermeiden, denn im RIB-System sind die Ausführungsfristen nur noch einmalig auf der Plattform gelistet.

Gesucht und gefunden

Im Weiteren nutzen Architektur- und Ingenieurbüros, die gemeinsam mit der GWG Projekte abwickeln, die elektronische Plattform. Sie stellen ihre Leistungsverzeichnisse online ein und werden stets benachrichtigt, sollte ein Leistungsverzeichnis fehlerhaft sein. Auch ein Aspekt, der in der Vergangenheit oft umständliche und zeitraubende Prüfungen seitens der GWG zur Folge hatte. „Da wir stets eine produktneutrale Ausschreibung gewährleisten müssen, haben die Bieter auf der Plattform die Möglichkeit, Bietertextergänzungen bezüglich der Fabrikate vorzunehmen. Aus diesem Grund müssen bestimmte Felder für diese Angaben immer frei bleiben", erklärt Görgmeier. Eine flächendeckende Prüfung aller Leistungsverzeichnisse ist innerhalb des Unternehmens jedoch nur schwer zu realisieren. Aus diesem Grund schätzt die GWG, dass das System solche Fehler innerhalb der LVs erkennt und meldet, sodass die Wohnungsbaugesellschaft im Falle des Falles entsprechend gegensteuern kann.

Und was sagen die Bieter? Trotz anfänglicher Berührungsängste, mit einem neuen, vollkommen elektronischen System zu arbeiten, schätzen auch die Büros auf Bieterseite die praktischen Funktionalitäten der Plattform. Falls Hilfe erforderlich ist, stellt die Zentrale Vergabestelle direkt den Kontakt zur Hotline bei der RIB Software AG her. Für die Zukunft soll bei der GWG München außerdem die digitale Signaturkarte eingeführt werden. Hier ist bereits eine Veranstaltung gemeinsam mit der Stadtsparkasse geplant, um die Bieter in diese Thematik einzuführen. Ein weiterer Prozess wird also unter die Lupe genommen und entsprechend optimiert – für stetige Wirtschaftlichkeit, heute und morgen.